Club Utilisateurs : Digitaliser vos questionnaires fournisseurs

Le jeudi 8 avril 2021 prenait place notre club utilisateurs sur la digitalisation des questionnaires fournisseurs. Catherine Resano, Directrice des grands comptes, recevait pour l’occasion Mr Marc Clément de la société GENERALI pour un retour d’expérience client.

Quelques actualités provigis …

Le webinar s’est ouvert sur quelques actualités du groupe : 

• Intégration récente dans le Groupe Freelance.com de deux nouvelles sociétés : Coworkees et Inop’s qui viennent renforcer les BU du groupe.
• Mise en place de session de formation organisée par l’équipe CSM :

“L’idée étant de vous permettre une meilleure prise en main de l’outil avec les descriptifs des différentes fonctionnalités dont vous disposez. Vous pouvez dès à présent vous inscrire sur notre site Provigis, rubrique événement. »

Explique Catherine Resano.

• Provigis partenaire du Médiateur des Entreprises : ce mois-ci, Provigis lancera la 2ème édition de son étude (résultat courant juin). 
• Les fournisseurs vont prochainement bénéficier d’une nouvelle ergonomie. L’équipe IT travaille pour vous proposer une optimisation des fonctionnalités proposées à nos fournisseurs.

«Courant avril, il va être mis en production un nouvel espace fournisseurs, qui n’aura aucun impact en termes de fonctionnalités. […] Et prochainement également, la mise en place d’un nouveau programme de médailles qui a pour objectif  de valoriser les fournisseurs vertueux qui déposent leurs documents et les maintiennent à jour sur la plateforme. On ne manquera pas de revenir vers vous rapidement ! »

Nous précise Catherine Resano.

Comment digitaliser vos questionnaires fournisseurs ?

La plateforme Provigis permet de répondre à l’obligation de vigilance. Depuis, notre plateforme a évolué pour vous permettre de collecter tous types de documents et également adresser vos propres documents en signature électronique notamment.

«On s’est rendu compte qu’il y avait un vrai besoin chez nos clients de pouvoir utiliser la plateforme pour adresser des questionnaires auprès de leurs fournisseurs. C’est pourquoi courant 2020, notre équipe technique à optimiser ce module. Il vous permet désormais de pouvoir adresser des questionnaires qui ont pour but de collecter des informations identitaires, des questionnaires adressés en phase de référencement mais aussi des questionnaires adressés dans le cadre du suivi RSE ou de la loi Sapin II.»

Ces questionnaires vous permettent de centraliser l’ensemble des informations de vos fournisseurs au même endroit. Vous pouvez :

Ces questionnaires sont, au même titre que les documents, centralisés sur la fiche du fournisseur depuis votre tableau de bord. Il y répond via un formulaire.
Côté interface clients, les réponses sont disponibles sous plusieurs formes : 

• Dans la fiche du fournisseur (formulaire complété / non complété)
• Sous format pdf, pour permettre une visibilité des scores obtenus en fonction des réponses 
• Et il est également possible, de générer un fichier excel qui concatène toutes les réponses données

«Sachez que la plateforme Provigis vous permet de suivre les fournisseurs lors de la contractualisation mais vous permet également de suivre les fournisseurs dans la phase de référencement. Vous pouvez adresser des questionnaires durant la période de contractualisation (ou avant) avec vos fournisseurs, vous permettant de pré-valider ou invalider un potentiel fournisseurs en complément de l’obligation de vigilance.»

nous explique Catherine Resano

Retour d’expériences de la société Generali Marc Clément  – Supplier Relationship Manager

En travaillant avec Provigis, Generali a pu déléguer la gestion des documents et l’aspect réglementaire vis-à-vis de leurs fournisseurs.

Generali utilise également IVALUA connecté en API avec Provigis. Marc Clément explique,

«Le premier souhait a été de raccorder Provigis avec Ivalua de manière à ce que les documents validés dans Ivalua aient déjà été contrôlés par Provigis. Dans notre référentiel fournisseurs dans le parcours du référencement fournisseur, on utilisait des questionnaires. […] Le but était que nos fournisseurs disposent d’un seul interlocuteur, un seul canal d’entrée. »

A titre d’exemple, Generali a fait le choix de mettre en place 2 questionnaires pour répondre à leur besoin : 

1/ Conformité et RSE : permet à Generali de faire valider à ses fournisseurs leur code de conduite. 

2/ Les personnes clé de l’entreprise : leur permet d’assurer le contrôle des tiers en lien avec la loi Sapin II.

«Il faut savoir que pour ce dernier questionnaire est primordial si vous avez un contrôle de l’AFA (organisme créé par la loi Sapin II, il met en avant les éléments de preuves dans le cadre de l’anti-corruption) pour prouver que la société mène des recherches au sujet de ces fournisseurs. »

« Mme Resano, l’a dit précédemment, les questionnaires sont facilement amendables. On peut enrichir ou/et modifier des questions comme on le veut. C’est pas uniquement à la main de Provigis, l’utilisateur lui-même peut le faire. C’est un vrai plus en termes de souplesse»,

précise Marc Clément

Le webinar s’est terminé avec une session de questions/réponses avec les participants afin d’approfondir certaines réflexions sur l’importance d’une telle démarche.

Nous remercions vivement nos participants et nous vous donnons très prochainement rendez-vous pour de nouveaux webinars Provigis !

A propos de GENERALI 

Fondé il y a plus de 180 ans à Trieste, Generali s’installe dès 1832 en France, sa plus ancienne implantation étrangère. La filiale française acquiert au fil du temps diverses sociétés de l’Hexagone qui sont regroupées progressivement pour aboutir en décembre 2006 à la création de l’entreprise unique Generali France. Le chiffre d’affaires de Generali France atteint 12,3 milliards d’euros en 2014. La Compagnie s’appuie sur 7000 collaborateurs pour offrir des solutions d’assurances à 7 millions de clients, particuliers ou bénéficiaires de garanties dans le cadre de leur activité, ainsi que 800 000 entreprises et professionnels. Aujourd’hui, le Groupe Generali est l’un des principaux assureurs au monde. Son chiffre d’affaires en 2014 s’élève à 70 milliards d’euros. Avec 78 000 collaborateurs à travers le monde au service de 72 millions de clients dans plus de 60 pays, le Groupe figure parmi les leaders sur les marchés d’Europe occidentale, et occupe une place d’importance croissante en Europe Centrale et Orientale ainsi qu’en Asie.