Webinar Club Utilisateurs – Comment atteindre vos objectifs de conformité fournisseurs ?
Ce mardi 24 novembre avait lieu le webinar du Club Utilisateurs de Provigis avec près d’une centaine de participants. Une heure durant laquelle nos intervenants ont notamment échangé autour de la question « Comment atteindre vos objectifs de conformité fournisseurs ? » accompagné d’une session de questions réponses
Animé par Catherine Resano, Responsable Grands Comptes et Rémi Lentheric, Directeur de Provigis, nous avons eu le plaisir d’accueillir Mme Marie-Estelle Auger, chargée d’étude risques fournisseurs au sein de la Direction des Achats Groupe de la Société Générale, qui nous a partagé son retour d’expérience sur les différentes pratiques mises en place au sein du service Achat.
Rémi Lenthéric est notamment revenu en introduction sur les derniers faits marquants de Provigis avec notamment la nouvelle identité visuelle déployée au niveau du groupe Freelance.com, à qui appartient Provigis. Freelance.com qui termine son 3ème trimestre avec un chiffre d’affaires de 217,7 M€ et qui s’est rapproché de la société INOP’S le 18 juin dernier. Le récent partenariat avec la Médiation des Entreprises et notamment la publication de la 1ère édition du Baromètre TPE/PME d’auto-évaluation au Label Relations Fournisseurs et Achats Responsables font également partie des moments forts de 2020 pour Provigis.
Comment atteindre vos objectifs de conformité fournisseurs ?
Afin d’introduire le thème de ce Club Utilisateurs, le sondage réalisé en début de webinar montre que 62% de participants ont bel et bien fixés leurs propres objectifs de conformité. Mais pour 35% de répondants, aucun objectif n’est fixé. C’est l’occasion pour Catherine Resano de nous rappeler les bonnes pratiques prioritaires à mettre en place pour atteindre les objectifs de conformité. Que ce soit auprès des fournisseurs ou des opérationnels internes, la communication est primordiale pour pouvoir atteindre vos objectifs. Cela passe aussi par des formations, de webinar, etc.
« Nous avons souvent observé que les contacts opérationnels ne sont que rarement au fait de la mise en place de Provigis. Mais dans le cas où le fournisseur revient vers lui plutôt que vers le service Achats, l’opérationnel ne saura pas lui répondre et le fournisseur peut perdre confiance quant à la légitimité de la demande. Il sera beaucoup plus difficile de le faire adhérer à la plateforme »,
nous explique Catherine Resano
Quant à la communication auprès des fournisseurs, Provigis vous propose différents modèles et outils vous permettant de communiquer en phase de lancement ainsi que durant toute la relation contractuelle.
Il est également très important d’identifier des règles de gestion en interne. L’idée étant de pouvoir communiquer sur des mesures restrictives lorsqu’un fournisseur n’est pas à jour sur la plateforme, comme par exemple la suspension d’émission de bon de commande. Le fournisseur doit comprendre que sa conformité sur la plateforme lui permettra la poursuite de la relation commerciale. Enfin, être soi-même conforme c’est aussi montrer l’exemple à ses fournisseurs !
Le retour d’expérience de la société générale
Mme Marie-Estelle Auger, chargée d’étude risques fournisseurs, au sein du pôle Performance Achats nous a ensuite présenté le plan d’action mis en place sur 2020 pour améliorer les taux de complétude. En effet, le constat fait en 2019 montre :
- Une sollicitation tardive du fournisseur, uniquement à l’activation du contrat
- Des pratiques différentes entre Domaines
- Des problèmes sur la qualité de la donnée des contacts
Sur ce constat, il a été décidé de mettre en place un plan d’action en étroite collaboration avec Provigis, sur plusieurs axes de développement :
- Anticiper le process de collecte des documents dès l’Appel d’Offre
- Un focus sur le contact référent
- Mise en place d’un Run sur le suivi des fournisseurs non à jour
- Le traitement mensuel des Siret obsolètes
Le taux de complétude de la société est passé de 51% à 70% entre avril et octobre de l’année 2020 !
« Le dispositif de pilotage doit être régulier sur la base d’un dashboard et les plans d’actions doivent être ajustés en fonction de l’évolution des indicateurs. »,
précise Marie-Estelle Auger
La Société Générale envisage d’aller plus loin en 2021 avec notamment la création d’une communauté Provigis avec des acheteurs qui viendraient partager, communiquer et diffuser les bonnes pratiques sur le risque règlementaire au sein de leurs Domaines.
« Toutes ces actions sont également accompagnées par des améliorations de la plateforme Provigis « ,
ajoute Marie-Estelle Auger
En effet, des nouvelles évolutions sont à venir avec notamment des nouveaux écrans fournisseurs qui seront plus intuitifs et qui permettront d’améliorer l’onboarding fournisseurs, ainsi que des pilotes en cours sur des niveaux de services garantissant des taux de conformité plus élevés et à l’international.
Le webinar se termine sur une prise de « parole » de nos participants avec une session de questions/réponses notamment sur le retour d’expérience de la Société Générale.
Nous remercions vivement nos participants et nous vous donnons très prochainement rendez-vous pour de nouveaux webinars Provigis !
🙋♂️ Que se soit au sein des évènements du Club des Acheteurs (réseau CNA) ou lors des échanges du Club Utilisateurs Provigis, nous identifions clairement que les Directions Achats voient constamment leurs enjeux métiers évoluer, notamment vers les Achats Responsables ! 💡 Curieuse des nouvelles technologies et des services numériques existants, j’ai à cœur de favoriser le partage et les réflexions sur les thématiques qui peuvent apporter des solutions innovantes et digitales à ces nouveaux enjeux ! 🚀 Découvrez au sein de notre blog et nos ressources disponibles, nos différents contenus qui répondent à ces problématiques !
