Gestion de la relation fournisseurs et respect des obligations légales

Mercredi 18 mars 2021 avait lieu le webinar Provigis avec près d’une centaine de participants. Une heure durant laquelle nos intervenants ont échangé autour de la relation fournisseurs. 

L’occasion notamment pour les participants de s’interroger sur la relation qu’ils entretiennent avec leurs fournisseurs et leur respect vis-à-vis des obligations légales en vigueur. 

Ce webinar était animé par Catherine Resano, Responsable Grands Comptes chez Provigis et Patrice Tiolet, Senior Advisor Achats et Supply chain & Chief Procurement Officer.

Résilience et digitalisation des achats

Replacer les achats au sein de l’entreprise, c’est replacer un processus et une compétence au sein de l’entreprise. La fonction Achat intervient comme l’interface entre l’entreprise et ses fournisseurs et son action se modélise par différents processus transactionnels ou stratégiques que Patrice Tiolet nous présente via une cartographie complète des processus métiers des Achats.

Il est à noter que tous les processus Achats sont aujourd’hui plus ou moins digitalisés mais quid de la datas ! En effet, la qualité de la donnée, et notamment la donnée fournisseurs, est un réel enjeu. Effectivement, le contexte réglementaire actuel impose aux entreprises de connaître leur base fournisseurs. L’objectif étant la pérennité des relations et l’anticipation du risque. 

Le point de départ de cette connaissance fournisseur est effectivement le risque, l’évaluation du risque et l’appétence au risque de l’entreprise.

« Suivant l’éligibilité de votre structure, en termes d’application de la réglementation, vous allez avoir des procédures à suivre. Ce qui est intéressant c’est que, que ça soit le devoir de vigilance, la loi Sapin II ou la RSE, tout démarre par une cartographie des risques. […] Si l’entreprise a déjà une appétence à évaluer ses risques, elle sera intéressée par la démarche fournisseur.»

Patrice Tiolet explique.

Aligner les exigences à votre cartographie des risques

Le sondage réalisé durant le webinar montre que 82% des répondants ont une démarche de gestion du risque en entreprise. Mais seulement 54% des répondants qui disposent d’une cartographie des risques identifiés.

Comment réaliser cette cartographie ? Pour que cette cartographie soit la plus optimale possible, elle doit recenser les principales activités de l’entreprise afin d’en préjuger tous les risques potentiels. 

Cette cartographie doit également définir la politique de référencement et de suivi des tiers fournisseurs à adopter.

« La cartographie des risques va vous permettre de positionner le RFI (Request for information) comme un moment clé dans la relation avec vos tiers fournisseurs quel que soit le domaine d’activité. A la question “avez-vous une cartographie des risques identifiés”, les résultats sont assez mitigés. Il est vrai que dans la pratique, on est souvent confronté par nos expériences à une cartographie difficile à mettre en place. C’est parfois grâce à des outils, comme Provigis, qu’il est possible d’affiner cette cartographie par exemple par le biais d’une confirmation du besoin, de pré-requis techniques mais également par la collecte documentaires (réglementaires, spécifiques, ou encore vos propres questionnaires).»

nous explique Catherine Resano

Automatiser les contrôles grâces aux api intégrées à vos systèmes

Comme l’expliquait Patrice en introduction, il existe un véritable enjeu de la donnée fournisseurs.

« L’intégration d’API vous permet de simplifier vos systèmes. On observe souvent le manque de fiabilité de la base de données des contacts, elle est incomplète car issue de plusieurs canaux. L’idée de mettre en place une API consiste à centraliser les données afin d’avoir une base beaucoup plus fiable mais également qui permet de maintenir à jour les données au quotidien. »

nous expose Catherine Resano

Les API permettent également d’avoir un canal unique d’entrée de la donnée et donc permettre aux entreprises d’uniformiser le processus d’intégration fournisseur.

Comment augmenter la conformité fournisseurs ?

« Un fournisseur mal informé sera dans 90% des cas non conforme. »

La communication, au sens large, est au cœur de cette question. Catherine Resano nous rappelle :

« Effectivement il est important de sensibiliser vos équipes (internes) sur les bonnes pratiques, les outils utilisés mais aussi de mettre en place un processus clair. La communication externe au moment du RFI mais également durant toute la relation commerciale est extrêmement importante et  permet vis à vis du tiers fournisseur de mettre en avant les règles de gestion en cas de non conformité. »

Pour s’opérer dans les meilleures conditions, il faut mettre en place quelques bonnes pratiques comme des règles de gestion et/ou un processus d’escalade en cas de non-conformité. 

« Les mesures sont un prérequis à la poursuite des relations commerciales avec vos fournisseurs. Il faut également prendre en compte les différentes catégories fournisseurs et de les solliciter sur une collecte documentaires (ou autre) appropriée et adaptée afin d’être plus efficace. »,

précise Catherine Résano

Le webinar s’est terminé avec une session de questions/réponses avec les participants afin d’approfondir certaines réflexions sur l’importance d’une telle démarche.

Nous remercions vivement nos participants et nous vous donnons très prochainement rendez-vous pour de nouveaux webinars Provigis !