Charte éthique : construire la vôtre et collecter celle de vos fournisseurs

Charte éthique : comment construire la vôtre et collecter celle de vos fournisseurs ?

Depuis une quinzaine d’années, les exigences de conformité extra-financière ont progressivement intégré des attentes éthiques formalisées dans la relation avec les tiers.

Sans imposer directement l’existence d’une charte éthique, des cadres réglementaires comme la loi Sapin II, le devoir de vigilance ou la directive CSRD ont introduit des obligations de prévention des risques liés à la corruption, aux atteintes aux droits humains et, plus largement, à la gouvernance des chaînes d’approvisionnement.

Dans ce contexte, de nombreux donneurs d’ordre demandent désormais à leurs fournisseurs, sous-traitants et prestataires de produire une charte éthique ou, à défaut, de remplir un questionnaire permettant d’évaluer leur niveau d’engagement sur les sujets sensibles. Cette pratique s’est largement diffusée, notamment dans les entreprises soumises à des référentiels RSE ou ESG, ou évaluées dans le cadre d’appels d’offres publics ou privés.

Mais cette exigence soulève plusieurs difficultés à l’étape d’exécution :

• Absence de mécanisme standardisé pour collecter et tracer les documents ou les réponses ;
• Documents incomplets, trop génériques ou obsolètes, difficilement exploitables en audit ;
• Risque de décalage entre les déclarations obtenues et les engagements réellement opposables.

Dans cet article, la rédaction de Provigis analyse la place de la charte éthique dans les relations contractuelles et les processus internes, l’intérêt et les étapes pour élaborer et mettre en œuvre une charte éthique, et les solutions pour collecter, tracer et produire les preuves d’engagement des tiers en cas d’audit.

Pour faciliter cette gestion documentaire, Provigis met à disposition un catalogue de documents collectés dans le cadre de la conformité fournisseurs.

L’état des lieux de l’éthique professionnelle en France

L’étude Ethics at Work 2024 de l’Institute of Business Ethics (IBE), conduite auprès de plus de 12 000 salariés dans 16 pays, dresse un constat contrasté pour la France. Plusieurs signaux positifs témoignent d’une meilleure sensibilisation à l’éthique en entreprise, mais des limites structurelles persistent, en particulier au niveau managérial.

Une nette progression des dispositifs éthiques

Entre 2018 et 2024, la présence et la connaissance des outils éthiques dans les entreprises françaises ont nettement progressé :

• 58 % des salariés déclarent que leur entreprise dispose d’un code d’éthique écrit (contre 47 % en 2018) ;
• 48 % déclarent avoir accès à un mécanisme de signalement interne (contre 33 % en 2018) ;
• 43 % ont reçu une formation à l’éthique (contre 26 % en 2018).

Cette progression s’accompagne d’un recul significatif des comportements déviants perçus comme « normalisés » : seuls 10 % des salariés déclarent s’être sentis poussés à enfreindre les valeurs et les normes éthiques de leur organisation, contre 20 % six ans plus tôt.

Un déficit d’exemplarité et de cohérence managériale

Malgré une infrastructure et des ressources plus développées en matière technique, l’efficacité des dispositifs déployés reste limitée :

• 36 % des salariés estiment que leur organisation récompense avant tout les résultats, même lorsqu’ils reposent sur des pratiques éthiquement discutables ou condamnables. Ce taux est en hausse de 8 points (28 % en 2018) ;
• La confiance envers les supérieurs hiérarchiques en matière d’éthique s’est dégradée depuis 2021.
• La France fait partie des pays où les salariés sont les plus susceptibles de subir des représailles pour avoir exprimé une alerte éthique.

Une vision encore « instrumentale » de l’éthique

Ces résultats traduisent un décalage entre les outils mis en place et la posture éthique incarnée par le management. Trop souvent, les dispositifs ont été pensés avant tout pour se prémunir juridiquement plutôt qu’à orienter les décisions du quotidien et contribuer positivement à la performance de l’entreprise.

L’étude souligne que tant que l’éthique sera perçue comme un enjeu différent de la performance (voire contradictoire avec elle), son intégration restera partielle.

Qu’est-ce qu’une charte éthique, concrètement ?

La charte éthique est un document interne par lequel l’entreprise formalise les principes de comportement attendus de la part de ses collaborateurs, partenaires et parties prenantes.

Elle sert de cadre de référence pour guider les décisions, prévenir les dérives et exprimer les valeurs auxquelles l’organisation entend se conformer, même (et surtout) en l’absence d’obligation légale.

Elle ne se limite pas à rappeler les interdits (fraude, corruption, discrimination…). Elle va plutôt détailler les lignes de conduite attendues dans les situations sensibles :

• Gestion des conflits d’intérêts ;
• Protection des données ;
• Relations avec les fournisseurs ;
• Traitement des alertes, etc.

La charte éthique n’a pas de force juridique en soi. Son poids vient de l’impulsion de la direction et de son intégration dans les processus internes, la formation, les relations contractuelles et/ou le règlement intérieur. Elle devient alors un repère opérationnel et un instrument de cohérence, à la fois pour la direction et pour les collaborateurs.

Partant de cette définition, il faut distinguer la charte éthique de cinq documents « voisins ».

La charte éthique, un document évolutif par définition

La charte éthique est par définition volontaire. Mais ce qui relève aujourd’hui d’un engagement volontaire peut devenir, demain, une obligation légale.

Depuis les années 2000, plusieurs textes majeurs ont progressivement absorbé des exigences autrefois considérées comme purement éthiques. C’est le cas de la loi Sapin II (prévention de la corruption), du devoir de vigilance (respect des droits humains et de l’environnement dans les chaînes d’approvisionnement), du RGPD (protection des données) ou encore de la CSRD (reporting extra-financier).

En clair, une charte éthique élaborée dans les années 2000 aura probablement perdu aujourd’hui tout intérêt, dans la mesure où la majorité des engagements qui y figurent sont devenus obligatoires.

Cela ne signifie pas qu’une charte éthique ne peut pas rappeler les obligations légales et les interdits. Au contraire : nombre d’entreprises y reprennent des éléments déjà couverts par la loi, pour les rendre plus visibles ou les articuler à leur culture interne.

Toutefois, ces éléments ne doivent pas représenter le cœur de la charte éthique, car lorsque le droit impose une obligation, il n’y a pas de place à la volonté vertueuse. Autrement dit, la charte éthique ne peut revendiquer une portée morale que là où la loi ne s’applique pas encore ou ne suffit pas.

C’est cette capacité à se situer en amont du droit, ou en renforcement de celui-ci, qui constitue sa raison d’être.

À quoi ressemble une charte éthique, dans la pratique ?

La charte éthique est généralement un document relativement court, de 6 à 12 pages, présenté sous format PDF ou intégré dans un portail interne (intranet RH, espace compliance ou dans un outil de gestion). Certaines entreprises le diffusent aussi en version imprimée à l’arrivée des nouveaux collaborateurs ou l’intègrent à leur kit d’onboarding.

Elle est rédigée dans un langage clair et idiomatique et évite le jargon juridique et philosophique, car l’éthique est un sujet phare de la philosophie. On y trouve en général :

• Une introduction rédigée par la direction ou la présidence, qui en précise la portée et l’engagement managérial ;
• Une liste de principes ou valeurs (intégrité, loyauté, impartialité, respect d’autrui…) ;
• Des sections thématiques courtes, chacune dédiée à un sujet de vigilance : cadeaux et invitations, protection des données, relations avec les fournisseurs, gestion des conflits d’intérêts, usage des ressources de l’entreprise, etc. ;
• Parfois une foire aux questions ou des cas pratiques.

Elle peut être adossée à des documents plus détaillés (code de conduite anticorruption, politique RGPD, plan de vigilance, etc.), ou servir de socle commun.

Sur le plan formel, la charte éthique :

• Est mise à jour périodiquement (généralement tous les 2 à 3 ans), notamment pour intégrer les évolutions législatives ou les retours d’expérience internes ;
• Est diffusée à l’ensemble des collaborateurs (avec accusé de réception ou signature électronique dans certaines entreprises).

📌 Charte éthique et opposabilité contractuelle

La charte éthique peut devenir opposable si est intégrée dans un contrat ou une convention.

C’est souvent le cas dans les appels d’offres, les contrats fournisseurs ou les partenariats à long terme : une clause peut alors imposer au cocontractant de respecter la charte éthique sous peine de sanctions contractuelles (mise en demeure, exclusion, voire résiliation).

Qui est responsable de l’élaboration et de la mise en œuvre de la charte éthique ?

Même si la rédaction opérationnelle est généralement pilotée par la direction juridique, la direction de la conformité, ou la direction RSE, l’impulsion doit venir du plus haut niveau de l’organisation. La charte éthique est un document qui engage la parole de l’entreprise. Il ne peut donc être crédible que s’il est explicitement porté par la direction générale.

Dans la pratique, plusieurs fonctions peuvent être impliquées dans son élaboration et mise en œuvre :

• Direction juridique : validation des formulations sensibles, articulation avec les obligations légales et cohérence avec les documents contractuels ou disciplinaires ;
• Direction conformité (ou éthique et intégrité) : cadrage des comportements attendus, coordination avec les codes de conduite sectoriels et pilotage des formations associées ;
• RSE ou développement durable : alignement avec les engagements ESG, cohérence avec les objectifs déclarés dans les rapports extra-financiers ;
• DRH : intégration dans les parcours d’onboarding, dans la formation continue et, le cas échéant, dans le règlement intérieur ;
• Direction achats : déclinaison dans les processus fournisseurs, contractualisation de l’engagement des tiers.

Pourquoi élaborer et mettre en œuvre une charte éthique ?

Élaborer une charte éthique revient à formaliser un référentiel interne de comportement applicable à l’ensemble des collaborateurs et, dans certains cas, aux tiers partenaires. Cette démarche permet de combler un vide structurel : entre les exigences légales (minimales) et les attentes sociétales (souvent mieux-disantes), il faut définir ce que l’entreprise considère comme acceptable ou inacceptable dans ses pratiques quotidiennes.

La charte éthique devient alors un outil de clarification, d’alignement et de maîtrise des risques non juridiques : risques de réputation, de turnover des collaborateurs, d’incohérence managériale ou encore de défaillance dans les relations fournisseurs. Elle permet également de documenter les mesures de prévention mises en place dans un contexte où la capacité à prouver la « culture de conformité » de l’entreprise devient un enjeu en soi lors des contrôles, audits ou litiges.

Dans ce sens, la charte éthique remplit cinq fonctions :

1. Renforcer le positionnement de l’entreprise dans les appels d’offres ;
2. Attirer et fidéliser les talents ;
3. Mieux encadrer les relations avec les tiers ;
4. Harmoniser les pratiques managériales dans les multinationales et entreprises multi-sites ;
5. Consolider la culture de conformité et servir de protection supplémentaire en cas de contrôle ou de contentieux.

#1 Accéder à certains marchés et améliorer son positionnement dans les appels d’offres

Dans de nombreux secteurs sensibles comme la défense, l’énergie, les infrastructures ou la santé, la charte éthique est un document de plus en plus attendu dans les appels d’offres et les marchés publics.

Certains donneurs d’ordre la réclament explicitement dans les pièces de candidature, d’autres l’évaluent comme un critère qualitatif de sélection, notamment dans les grilles RSE ou ESG.

Les entreprises qui disposent d’une charte éthique rigoureuse et réellement mise en œuvre partent donc avec une longueur d’avance sur leurs concurrents.

C’est aussi un outil de preuve pour les plateformes d’évaluation comme Ecovadis, les référentiels sectoriels (ISO 20400 pour les achats responsables par exemple) et les systèmes de notation extra-financière utilisés par certains grands comptes.

#2 Attirer et fidéliser les talents, de plus en plus sensibles aux valeurs et à l’éthique

L’écrasante majorité des employés français (87 %) considèrent l’éthique comme « un facteur déterminant » dans leur engagement et leur fidélité envers leur employeur (source). Aussi, 75 % des jeunes talents estiment que l’éthique et la RSE sont « des critères importants dans le choix de leur poste » (source.

Sur le volet recrutement, la charte éthique vient concrétiser les engagements de l’entreprise. Elle renforce la crédibilité du discours employeur en apportant un support formel aux valeurs affichées dans les offres d’emploi ou sur la page « carrière ». Transmise lors des entretiens ou à l’onboarding, elle sert aussi de point d’appui pour contractualiser certains principes de fonctionnement (éthique des affaires, diversité, non-discrimination, devoir de respect dans les relations managériales…).

Sur le plan de la rétention, elle agit comme un garde-fou contre les effets de dissonance cognitive qui surviennent lorsqu’un salarié perçoit un écart entre les valeurs revendiquées et les comportements. Ce décalage est l’un des premiers déclencheurs d’attrition, notamment chez les profils qualifiés. La charte permet de structurer un cadre de cohérence : elle rend les règles lisibles, explicites et opposables, et facilite la gestion des désaccords ou des situations sensibles.

Elle renforce également la confiance dans les mécanismes d’alerte et de traitement des signalements, à condition qu’elle soit accompagnée d’un processus actionnable et connu de tous.

#3 Encadrer les relations fournisseurs et formaliser les exigences extra-légales

Dans les secteurs où les chaînes de sous-traitance sont complexes ou à risque (comme le BTP, la grande distribution, l’agroalimentaire, le textile, l’énergie ou l’industrie électronique), la charte éthique contribue à l’encadrement et au pilotage de la relation fournisseur, sous-traitant et prestataire.

Elle permet de formaliser un socle d’attentes éthiques que la réglementation ne couvre pas toujours entièrement, mais qui impactent la réputation et la conformité élargie de l’entreprise donneuse d’ordre.

Concrètement, la charte éthique élargie aux tiers remplit quatre fonctions.

#4 Aligner les pratiques managériales et la gouvernance sur un référentiel commun

Dans les entreprises multi-sites, en forte croissance ou qui opèrent à l’international, il n’est pas rare de constater des écarts importants dans les pratiques managériales : tolérance variable aux cadeaux fournisseurs, traitement inégal des alertes internes, consignes différentes sur les conflits d’intérêts, etc.

En tant que document fédérateur, la charte éthique agit ici comme un socle commun qui :

• Harmonise les lignes rouges et les comportements attendus ;
• Réduit l’espace d’interprétation laissé au management intermédiaire ou de proximité.

La charte éthique est donc un outil intéressant dans la gouvernance interne qui encadre la pratique managériale et apporte des repères communs dans les situations à risque.

#5 Se protéger sur le plan juridique et renforcer la conformité légale en interne

En cas de contrôle ou de contentieux, la charte éthique permet à l’entreprise de démontrer qu’elle a formalisé des règles de conduite et les a communiquées à ses équipes et à ses partenaires.

Lorsqu’un manquement survient (cas de corruption, harcèlement, travail dissimulé chez un sous-traitant…), la charte éthique ne protège pas sur le plan juridique, mais elle constitue un élément de contexte favorable qui atténue la responsabilité de l’entreprise, pour peu qu’elle soit en mesure de prouver que les règles étaient claires, accessibles, et que le manquement constitue une déviation individuelle.

La charte éthique vient également en renforcement de la conformité légale. Elle pousse les collaborateurs à adopter un comportement exemplaire au-delà du périmètre de la loi. Par exemple, elle peut interdire des avantages commerciaux tolérés par la réglementation mais jugés contraires à l’éthique. Elle agit donc comme un prolongement opérationnel de la conformité en poussant les équipes à s’aligner avec l’esprit de la loi, et pas seulement avec sa lettre.

Les 6 prérequis pour construire votre charte éthique

#1 Diagnostic de maturité éthique de l’entreprise

Principe : il s’agit d’une évaluation systématique qui mesure le niveau de sensibilisation, d'intégration et d'application des principes éthiques au sein de l’entreprise. Il évalue l'écart entre l'état initial et l'ambition.

Qui réalise ce diagnostic ? Il ****est généralement conduit par le responsable conformité ou éthique, avec l'appui d'un consultant spécialisé si nécessaire. Il implique des entretiens avec des membres représentatifs de la direction, du management intermédiaire et des opérationnels.

Méthodologie :

1. Administration d'un questionnaire anonyme à un échantillon représentatif (15 – 20 % des effectifs) pour évaluer la perception de l'éthique ;
2. Analyse des incidents et signalements éthiques des 24-48 derniers mois ;
3. Revue documentaire des politiques existantes touchant à l'éthique ;
4. Entretiens semi-directifs avec 10 - 15 managers dans différentes fonctions ;
5. Audit rapide des pratiques dans 2 - 3 situations à risque identifiées (cadeaux fournisseurs, conflits d'intérêts, etc.)

Le livrable final est un rapport de diagnostic structuré en 3 parties : cartographie des risques éthiques prioritaires par fonction et processus, évaluation du niveau de maturité sur une échelle de 1 à 5 pour chaque dimension (gouvernance, documentation, formation, contrôle...), identification des zones de fragilité qui nécessitent un traitement prioritaire dans la charte.

Durée typique : 3 à 6 semaines selon la taille de l'organisation.

#2 Engagement formel de la direction générale

Principe : cet engagement est le fondement de légitimité de toute démarche éthique. Sans mandat clair et soutien visible du top management, la charte restera une initiative bureaucratique sans portée sur le terrain.

Qui doit porter cet engagement ? Le PDG ou Directeur Général doit être personnellement impliqué, accompagné du Comité Exécutif/Comité de Direction au complet.

Comment formaliser cet engagement ?

1. Rédaction d'une lettre de mission signée par le DG ;
2. Inscription du projet « charte éthique » à l'ordre du jour d'un COMEX totalement ou partiellement dédié à ce sujet ;
3. Nomination d'un sponsor au niveau du COMEX (idéalement le DG lui-même ou le Secrétaire Général) ;
4. Allocation d'un budget qui couvre l'élaboration et, surtout, la mise en œuvre.

Livrable : un document formel (mandat de projet) signé par le DG.

#3 Cartographie des risques éthiques propres à l’activité

Principe : cette cartographie identifie et hiérarchise les situations éthiquement sensibles propres au secteur d'activité et au modèle opérationnel de l'entreprise.

Qui réalise cette cartographie ? Le responsable risques ou conformité, en collaboration avec les responsables opérationnels des métiers exposés. Dans les structures plus importantes, un comité de pilotage transverse juridique – RH - Achats et opérations peut superviser l'exercice.

Méthodologie :

1. Analyse des incidents éthiques survenus dans l'entreprise et dans le secteur d'activité (veille sectorielle) ;
2. Ateliers d'identification des risques avec les responsables des fonctions sensibles (5 à 8 ateliers) ;
3. Élaboration d'une matrice de criticité (probabilité x impact) pour prioriser les risques ;
4. Évaluation du niveau actuel de maîtrise pour chaque risque identifié ;
5. Identification des écarts entre le dispositif existant et le niveau de protection souhaité.

Durée typique : 4 à 8 semaines, en parallèle du diagnostic de maturité.

Voici un exemple de cartographie des risques éthiques pour une entreprise qui évolue dans le secteur des services aux entreprises (B2B)

Légende :

• Niveau de criticité = Probabilité × Impact (1 - 25) ;
• Probabilité : 1 (très improbable) à 5 (quasi-certain) ;
• Impact : 1 (négligeable) à 5 (majeur/critique) ;
• Niveau de maîtrise : 1 (inexistant) à 5 (optimal) ;
• Priorité : CRITIQUE (16 - 25 avec maîtrise ≤ 2), HAUTE (12 - 25), MOYENNE (8 - 12), FAIBLE (< 8).

#4 Recensement et alignement des référentiels existants

Principe : l’idée ici est d’avoir une vision complète des documents existants qui contiennent des règles de comportement, des obligations ou des engagements relatifs à l’éthique. Objectif : éviter les redondances, les contradictions ou les injonctions incohérentes entre ces documents et la charte éthique.

Qui est concerné ? Le travail est piloté par la direction conformité ou juridique, en coordination avec les directions RH, RSE, Qualité, Achats, IT et Communication. Ces services peuvent chacun détenir des fragments de référentiels éthiques déjà en usage (code de conduite anticorruption, charte informatique, charte RSE, politique diversité, RGPD, clauses contractuelles types, etc.).

Livrable : une matrice de correspondance entre les référentiels existants et les thématiques visées dans la charte éthique, avec un plan d’harmonisation ou de mise à jour documentaire associé.

Durée typique : 2 à 4 semaines selon la taille et la maturité documentaire de l’organisation.

#5 Analyse des obligations réglementaires applicables par secteur et zone d’activité

Principe : avant de formuler des engagements éthiques, l’entreprise doit établir avec rigueur le socle juridique minimal qui s’impose à elle en fonction de son secteur d’activité, de sa structure juridique, de sa taille et de ses zones d’intervention.

Cette étape permet d’éviter les chartes éthiques qui ne sont que des reformulations plus « humanistes » des obligations légales. Par définition, l’engagement éthique ne peut être crédible que s’il est mieux-disant que la loi, qui constitue d’ailleurs le point de départ.

Qui réalise cette analyse ? Le binôme Direction juridique - Direction conformité, parfois complété par le département RSE ou le Secrétariat général (dans les groupes). Dans les ETI qui opèrent à l’international, cette mission peut être confiée à un cabinet de veille réglementaire.

Livrable : une grille de synthèse des obligations applicables classées par thème (corruption, droit du travail, données, environnement, etc.), avec une colonne « niveau d’exigence légal » et une colonne « marge éthique possible ». Ce document oriente la rédaction de la charte et évite les doublons.

Durée typique : 2 à 4 semaines selon le périmètre géographique et le nombre de métiers couverts.

#6 Validation des zones de tolérance et des marges de manœuvre acceptables

Principe : pour être réaliste et viable, la charte éthique doit clarifier ce qui est toléré, ce qui ne l’est pas, et dans quels cas les managers disposent d’une marge de manœuvre.

Certains dilemmes éthiques se situent dans des zones grises de la vie de l’entreprise. L’absence de position claire de l’entreprise ouvre la porte aux interprétations individuelles, aux décisions incohérentes entre services et expose à des accusations d’arbitraire.

Quelques exemples typiques de cas éthiques à trancher en amont :

• Acceptation d’un cadeau de faible valeur (< 50 €) dans un pays où cela est culturellement attendu (Japon, Corée du Sud, Inde, etc.) ;
• Recours à des fournisseurs à bas coût dans des zones à risques sociaux avérés (mais sans condamnation formelle par le passé) ;
• Réponse à un appel d’offres important, qui justifierait des recrutements locaux, mais dont certaines clauses sont en conflit (ou borderline) **avec les engagements RSE (clause environnementale allégée par exemple).

Qui valide ces tolérances ? Le binôme Direction juridique / Direction conformité, avec l’arbitrage final du Comité Éthique ou du COMEX pour les cas les plus sensibles.

Livrable : un tableau validé par la direction, intégré en annexe de travail de la charte (ou dans un document interne associé), qui liste les pratiques sensibles, la position de l’entreprise (autorisée / interdite / tolérée sous condition) et les références associées (code interne, texte légal, etc.).

Les 5 étapes pour construire et mettre en œuvre une charte éthique

La rédaction de la charte éthique est généralement pilotée par la Direction Conformité ou Éthique & Intégrité, si cette fonction existe. Dans les ETI, ce projet peut être porté par la Direction Juridique, le Secrétariat Général ou les RH.

Le « responsable » coordonne les contributions des différentes parties prenantes internes (achats, opérations, direction commerciale, informatique, etc.).

Il n’est pas rare de construire un comité de pilotage pluridisciplinaire dès le démarrage du projet. Il garantit la représentativité des enjeux métiers, facilite l’arbitrage entre fonctions et valide les contenus à chaque étape. Dans les groupes ou structures multisites, la participation de relais terrain est fortement recommandée pour garantir l’ancrage opérationnel de la charte.

La validation finale revient à la Direction Générale ou au Comité Exécutif qui engage formellement l’entreprise à travers ce document.

#1 Définir les objectifs et le positionnement de la charte éthique

Avant la rédaction à proprement parler, il faudra fixer le rôle que la charte est censée jouer dans l’organisation. Elle peut servir à formaliser un socle de valeurs, à harmoniser les pratiques managériales, à répondre à des exigences clients (dans les appels d’offres ou les audits fournisseurs) ou encore à anticiper des obligations réglementaires émergentes.

Cette clarification doit s’appuyer sur les livrables produits dans les prérequis, notamment :

• Le diagnostic de maturité ;
• La cartographie des risques,
• L’analyse réglementaire,
• L’articulation avec les référentiels existants.

En somme, ce cadrage fonctionnel va conditionner le périmètre du document, sa tonalité (préventive, prescriptive, pédagogique…) et son degré d’opposabilité (indicative, contraignante…).

Trois décisions devront être prises à ce stade :

• salariés, ou aussi les tiers (fournisseurs, sous-traitants, franchisés…) ?
• Doit-elle être intégrée à des processus de contractualisation ou de contrôle ?
• Sera-t-elle un outil de gouvernance interne ou également un levier externe de communication et de notation ?

Ce positionnement détermine le format, le niveau de précision des contenus et le niveau d’implication attendu des différents départements.

⚠️ Le point de vigilance

Ne pas partir d’une formulation vague de « valeurs » ou de « principes » : la charte ne doit pas être un recueil de principes universels. Elle doit avant tout répondre à des cas réellement rencontrés par les équipes : conflits d’intérêts dans les appels d’offres, pression commerciale incompatible avec la transparence, disparités de pratiques entre filiales, etc. Pour éviter un document creux, chaque bloc de contenu doit être challengé et relié au terrain.

#2 Structurer l’ossature de la charte éthique

Une fois les objectifs clarifiés, l’étape suivante consiste à organiser le contenu de la charte selon une architecture cohérente qui facilitera à la fois la lecture, la compréhension et la mise en œuvre par les équipes concernées.

On retrouve généralement un plan en quatre blocs :

1. Une introduction managériale ou institutionnelle signée du PDG ou du COMEX. Elle affirme l’engagement de la direction et précise la portée du document ;
2. Une section de principes généraux qui annonce les valeurs de l’entreprise (intégrité, impartialité, loyauté…) accompagnées d’une brève explicitation contextualisée. L’objectif n’est pas de lister des mots-valises, mais de cadrer les lignes rouges ou les points de vigilance associés à chaque valeur ;
3. Des chapitres thématiques, qui constituent le cœur de la charte éthique. Chacun porte sur un domaine de risque ou de vigilance identifié lors des prérequis (relations avec les fournisseurs, conflits d’intérêts, etc.). Chaque thème doit intégrer des exemples, une règle de conduite claire, et si possible une clause de renvoi (vers un code de conduite, une procédure RH ou un règlement intérieur) ;
4. Une section sur les modalités d’application qui précise ****les canaux de signalement, le rôle des référents éthiques, les modalités de suivi, les règles de mise à jour et les conditions d’opposabilité le cas échéant.

💡 Le point de vigilance

Évitez les structures mimétiques copiées sur d’autres organisations. L’ossature doit refléter la réalité fonctionnelle de votre entreprise. Si vous avez un enjeu fort sur les achats, commencez par là. Si l’alignement managérial est un point faible, mettez-le en avant.

#3 Rédiger les chapitres thématiques à partir des situations à risque

À ce stade, l’entreprise dispose de l’ensemble des éléments pour produire le contenu principal de la charte, à savoir les règles de comportement attendues et formalisées par thématique. La rédaction repose sur les enseignements tirés des prérequis, notamment :

• Les risques éthiques identifiés dans la cartographie ;
• Les pratiques observées lors des audits internes ou des signalements ;
• Les écarts constatés entre les entités, les fonctions ou les filiales ;
• Les exigences des clients, investisseurs ou régulateurs.

Nous recommandons de fixer une structure homogène aux différents chapitres, par exemple avec un titre explicite et factuel, un exposé de l'enjeu éthique, les règles de conduite attendues, les zones grises (avec la position officielle de l'entreprise) et un envoi éventuel.

📌 Voici un exemple de tableau synthétique qui illustre la structure recommandée. Attention : il s’agit d’un résumé simplifié qui n’a pas vocation à refléter le niveau de détail requis dans la version finale de la charte éthique.

Le nombre de chapitres dépend de la taille de l’organisation, mais la sélection doit rester très rigoureuse : inutile de multiplier les sujets théoriques si aucune situation concrète ne le justifie. En moyenne, une charte couvre entre 6 et 12 thèmes qui correspondent chacun à un risque prioritaire ou à une situation à forte exposition.

⚠️ Le point de vigilance

Évitez les formulations typiques comme « chacun doit veiller à adopter un comportement responsable ». Ce type de langage creux dilue les responsabilités. Chaque règle doit pouvoir répondre à la question : dans telle situation précise, qu’attend-on exactement du salarié, du manager, ou du tiers ? Si une ligne ne peut pas être illustrée par un exemple terrain ou une pratique courante, elle n’a probablement pas sa place dans la charte éthique.

#4 Mettre en validation interne les contenus rédigés

Une fois les chapitres rédigés, un circuit de validation interne doit être organisé pour garantir à la fois la conformité, la cohérence interservices et l’adhésion managériale. Ce processus ne doit pas se limiter à une simple relecture juridique. Il s'agit de vérifier que chaque règle est compréhensible, applicable, réaliste et correctement articulée avec les documents et processus déjà en place.

La responsabilité de la validation incombe généralement aux services suivants :

• La direction juridique pour sécuriser les formulations et aligner les termes avec les clauses contractuelles et les obligations légales ;
• La Direction conformité et éthique qui veille à la cohérence globale avec les autres documents internes (codes, politiques, procédures) ;
• Les RH et le management opérationnel valident la faisabilité de mise en œuvre sur le terrain et l’alignement avec les pratiques managériales ;
• La RSE, les Achats, la DSI, etc. valident les parties qui les concernent directement.

En règle générale, la relecture se déroule soit en silos si le volume est important ou le calendrier serré (chaque direction annote ses passages), ou en relecture croisée en comité (réunion de 2h avec les principales directions) si le document est court ou déjà bien balisé par les prérequis.

Une ****fois les ajustements réalisés, une version validée de la charte éthique est soumise à la Direction Générale ou au COMEX qui l’approuve formellement. Cette étape engage la responsabilité de l’entreprise et permet l’intégration de la charte dans les processus internes (onboarding, contractualisation, contrôle, etc.).

📌 Notre conseil

Ne pas « sanctuariser » le texte trop tôt. Avant la validation finale, il peut être utile de confronter la charte éthique à quelques situations réelles issues des audits passés ou de faire une relecture critique par des relais terrain (managers ou référents locaux) pour s’assurer que les règles proposées tiennent dans la pratique. Ce filtre opérationnel évite les injonctions déconnectées ou inapplicables.

#5 Diffuser la charte éthique et l’intégrer dans les processus internes

Il faut définir précisément qui doit recevoir la charte éthique, par quels moyens, comment tracer la diffusion et où elle doit être référencée. Il ne s’agit pas de « diffuser » un document comme une note de service, mais bien de l’ancrer dans les pratiques dans les différents services.

Modalités de diffusion

Support : PDF interactif sur l’intranet, module dans un outil de gestion documentaire, impression papier dans les kits d’onboarding, insertion dans les conventions fournisseurs.

Canaux : email personnalisé avec accusé de lecture, publication sur les canaux internes, communication managériale (réunions d’équipes, webinaires, etc.).

Cible : tous les collaborateurs + partenaires externes concernés (selon périmètre fixé à l’étape 1).

Traçabilité

Signature électronique ou accusé de réception obligatoire dans les organisations réglementées ou les secteurs à risque (santé, industrie, services publics).

Archivage automatique de la version signée dans le dossier RH ou le logiciel de gestion des tiers.

Intégration dans les processus

Onboarding : inclusion systématique de la charte dans les parcours d’intégration (avec briefing oral ou module e-learning selon le poste).

Formation continue : mise à jour des modules existants ou création de sessions dédiées, avec quiz ou cas pratiques sur des dilemmes courants et couverts dans la charte éthique.

Procédures RH et achats : alignement des pratiques de gestion avec les règles éthiques définies (par exemple dans les procédures disciplinaires, la sélection des fournisseurs, les évaluations annuelles, etc.).

Dispositifs de contrôle : insertion d’extraits de la charte dans les grilles d’audit interne ou dans les critères de conformité utilisés par les contrôleurs qualité, auditeurs ou superviseurs.

Mise à jour

La version validée de la charte éthique fait l’objet d’une revue programmée (tous les 2 ou 3 ans), ou déclenchée à la suite d’un incident éthique significatif, d’un changement réglementaire ou d’une évolution de périmètre.

Collecter les chartes éthiques des tiers ou administrer un questionnaire d’évaluation en l’absence de document formel

La majorité des politiques d’achats responsables intègrent aujourd’hui une clause d’engagement éthique à destination des fournisseurs, sous-traitants et prestataires. Mais cet engagement reste souvent un vœu pieux si aucune vérification formelle n’est prévue dans les processus.

🔵 Cas typique

L’entreprise intègre une clause d’engagement éthique dans ses contrats prestataires. Un fournisseur signe la clause, mais ne dispose pas d’une charte éthique formalisée, ni d’un document équivalent. Quelques mois plus tard, l’entreprise fait l’objet d’un audit RSE dans le cadre de son évaluation Ecovadis. Le commanditaire demande les preuves de l’engagement éthique de ses fournisseurs (notamment sur la politique de lutte contre la corruption). L’entreprise se retrouve dans l’impossibilité de produire des justificatifs et perd plusieurs points sur le volet « Achats responsables » = impact sur la note globale et la candidature à un appel d’offres à fort enjeu.

Pour éviter que la conformité éthique ne soit que déclarative, il est recommandé de systématiser la collecte de la charte éthique du tiers lors des phases de référencement, de contractualisation et de renouvellement.

Si le tiers en question dispose déjà d’un document éthique formalisé, vérifiez :

• la date de dernière mise à jour ;
• le périmètre couvert (collaborateurs uniquement, ou aussi partenaires, filiales, sous-traitants…) ;
• le niveau de précision sur les sujets critiques (corruption, droits humains, diversité, sécurité, etc.) ;
• la compatibilité avec vos propres exigences internes (par exemple, interdiction explicite des sous-traitants en cascade, clause environnementale, neutralité politique...).

Si le tiers ne dispose pas d’une charte éthique, vous gagneriez à lui soumettre un questionnaire éthique, à remplir avant validation du contrat. Objectif : sensibiliser le tiers à vos attentes en la matière et détecter d’éventuels écarts ou zones de fragilité (absence de procédure d’alerte, d’engagements sociaux formalisés, de formation à l’éthique, etc.).

Ce questionnaire peut être structuré autour de 6 à 8 thèmes :

Selon les réponses, il peut être utile d’attribuer un score d’exposition éthique, ou de classer les tiers selon des niveaux de maturité (non documenté / engagements généraux / formalisé et suivi / certifié par un tiers).

📌 Notre conseil

Intégrez systématiquement cette vérification dans votre processus de référencement ou d’évaluation des fournisseurs. L’absence de charte ne doit pas bloquer la relation commerciale, mais déclencher une collecte d’information alternative. Ce réflexe vous protège en cas de contrôle ou de crise et vous permet de hiérarchiser les risques réels sur des éléments plus fiables que le déclaratif.

Automatisez la collecte et la gestion des documents d’engagement éthique de vos fournisseurs avec Provigis

En tant que Tiers de Collecte Probatoire (TCP), Provigis propose aux donneurs d’ordre une plateforme 100 % digitale pour structurer la collecte, le suivi et la conservation des documents éthiques de vos tiers (fournisseurs, sous-traitants, prestataires), dans un environnement rigoureux et traçable.

Notre solution s’intègre dans vos processus Achats, conformité et RSE pour fiabiliser les engagements contractuels liés à l’éthique.

1. Déclenchement automatique des demandes à chaque cycle fournisseur

Lors de la phase de référencement, de contractualisation ou de renouvellement, Provigis envoie automatiquement une demande au fournisseur pour obtenir sa charte éthique ou lui faire compléter un questionnaire personnalisé par vos soins (par exemple sur des sujets Sapin II, RSE, conformité…). Le suivi des retours est automatisé avec relances intégrées.

2. Centralisation dans un référentiel fournisseur digitalisé

Tous les documents transmis sont indexés et intégrés dans le référentiel tiers. L’acheteur visualise instantanément si le fournisseur est à jour de ses engagements, si des réponses sont manquantes ou si une action est requise. Ce pilotage est accessible via l’interface Provigis ou via une connexion à vos outils internes (ERP, SRM…).

3. Archivage sécurisé avec historique

Les documents et réponses sont archivés dans un espace numérique sécurisé, avec horodatage et piste d’audit. Vous pouvez ainsi justifier à tout moment qu’un engagement a bien été formalisé, tracé et conservé, en cas de contrôle interne, audit RSE ou réponse à un référentiel comme Ecovadis.

4. Reporting et pilotage des taux de conformité

Depuis l’interface Provigis, les responsables Achats, RSE ou conformité peuvent accéder à des tableaux de bord en temps réel : taux de complétude, relances en cours, conformité globale par famille de fournisseurs, etc. Ces données facilitent le suivi opérationnel et la préparation des audits ou bilans extra-financiers.

Réservez votre démo pour gagner des points sur vos audits, renforcer vos positions sur vos appels d’offres et prouver vos contrôles.