Charte éthique : construire la vôtre et collecter celle de vos fournisseurs
Charte éthique : comment construire la vôtre et collecter celle de vos fournisseurs ?
Depuis une quinzaine d’années, les exigences de conformité extra-financière ont progressivement intégré des attentes éthiques formalisées dans la relation avec les tiers.
Sans imposer directement l’existence d’une charte éthique, des cadres réglementaires comme la loi Sapin II, le devoir de vigilance ou la directive CSRD ont introduit des obligations de prévention des risques liés à la corruption, aux atteintes aux droits humains et, plus largement, à la gouvernance des chaînes d’approvisionnement.
Dans ce contexte, de nombreux donneurs d’ordre demandent désormais à leurs fournisseurs, sous-traitants et prestataires de produire une charte éthique ou, à défaut, de remplir un questionnaire permettant d’évaluer leur niveau d’engagement sur les sujets sensibles. Cette pratique s’est largement diffusée, notamment dans les entreprises soumises à des référentiels RSE ou ESG, ou évaluées dans le cadre d’appels d’offres publics ou privés.
Mais cette exigence soulève plusieurs difficultés à l’étape d’exécution :
- Absence de mécanisme standardisé pour collecter et tracer les documents ou les réponses ;
- Documents incomplets, trop génériques ou obsolètes, difficilement exploitables en audit ;
- Risque de décalage entre les déclarations obtenues et les engagements réellement opposables.
Dans cet article, la rédaction de Provigis analyse la place de la charte éthique dans les relations contractuelles et les processus internes, l’intérêt et les étapes pour élaborer et mettre en œuvre une charte éthique, et les solutions pour collecter, tracer et produire les preuves d’engagement des tiers en cas d’audit.
L’état des lieux de l’éthique professionnelle en France
L’étude Ethics at Work 2024 de l’Institute of Business Ethics (IBE), conduite auprès de plus de 12 000 salariés dans 16 pays, dresse un constat contrasté pour la France. Plusieurs signaux positifs témoignent d’une meilleure sensibilisation à l’éthique en entreprise, mais des limites structurelles persistent, en particulier au niveau managérial.
Une nette progression des dispositifs éthiques
Entre 2018 et 2024, la présence et la connaissance des outils éthiques dans les entreprises françaises ont nettement progressé :
- 58 % des salariés déclarent que leur entreprise dispose d’un code d’éthique écrit (contre 47 % en 2018) ;
- 48 % déclarent avoir accès à un mécanisme de signalement interne (contre 33 % en 2018) ;
- 43 % ont reçu une formation à l’éthique (contre 26 % en 2018).
Cette progression s’accompagne d’un recul significatif des comportements déviants perçus comme « normalisés » : seuls 10 % des salariés déclarent s’être sentis poussés à enfreindre les valeurs et les normes éthiques de leur organisation, contre 20 % six ans plus tôt.
Un déficit d’exemplarité et de cohérence managériale
Malgré une infrastructure et des ressources plus développées en matière technique, l’efficacité des dispositifs déployés reste limitée :
- 36 % des salariés estiment que leur organisation récompense avant tout les résultats, même lorsqu’ils reposent sur des pratiques éthiquement discutables ou condamnables. Ce taux est en hausse de 8 points (28 % en 2018) ;
- La confiance envers les supérieurs hiérarchiques en matière d’éthique s’est dégradée depuis 2021.
- La France fait partie des pays où les salariés sont les plus susceptibles de subir des représailles pour avoir exprimé une alerte éthique.
Une vision encore « instrumentale » de l’éthique
Ces résultats traduisent un décalage entre les outils mis en place et la posture éthique incarnée par le management. Trop souvent, les dispositifs ont été pensés avant tout pour se prémunir juridiquement plutôt qu’à orienter les décisions du quotidien et contribuer positivement à la performance de l’entreprise.
L’étude souligne que tant que l’éthique sera perçue comme un enjeu différent de la performance (voire contradictoire avec elle), son intégration restera partielle.
Qu’est-ce qu’une charte éthique, concrètement ?
La charte éthique est un document interne par lequel l’entreprise formalise les principes de comportement attendus de la part de ses collaborateurs, partenaires et parties prenantes.
Elle sert de cadre de référence pour guider les décisions, prévenir les dérives et exprimer les valeurs auxquelles l’organisation entend se conformer, même (et surtout) en l’absence d’obligation légale.
Elle ne se limite pas à rappeler les interdits (fraude, corruption, discrimination…). Elle va plutôt détailler les lignes de conduite attendues dans les situations sensibles :
- Gestion des conflits d’intérêts ;
- Protection des données ;
- Relations avec les fournisseurs ;
- Traitement des alertes, etc.
La charte éthique n’a pas de force juridique en soi. Son poids vient de l’impulsion de la direction et de son intégration dans les processus internes, la formation, les relations contractuelles et/ou le règlement intérieur. Elle devient alors un repère opérationnel et un instrument de cohérence, à la fois pour la direction et pour les collaborateurs.
Partant de cette définition, il faut distinguer la charte éthique de cinq documents « voisins ».
Ce que la charte éthique n’est pas…
- Un règlement intérieur : Le règlement intérieur a une valeur juridique, est encadré par le Code du travail et impose des sanction
- Un code de conduite anti-corruption (Sapin II) : Ce code est exigé par la loi pour certaines entreprises et vise uniquement la prévention de la corruption. La charte éthique a un périmètre plus large et « mieux-disant » que l’obligation légale.
- Une charte RSE : La charte RSE présente des engagements environnementaux et sociaux. La charte éthique traite plutôt du comportement au quotidien, au-delà du périmètre RSE.
- Un guide de procédures internes : Le guide de procédures dit comment faire. Une charte éthique dit ce qu’on attend en matière de comportement dans certaines situations.
- Un document de conformité réglementaire : La conformité traduit une exigence légale ou normative. L’éthique commence là où la conformité s’arrête : elle exprime une volonté vertueuse.
1. Traduction contractuelle des attentes éthiques
Intégrée dans les clauses contractuelles, la charte devient un outil de formalisation des exigences comportementales vis-à-vis des tiers. Elle étend les obligations de conformité au-delà du périmètre légal minimal (mesures mieux-disantes).
Exemple : Clause interdisant la sous-traitance en cascade sans validation préalable (même si elle est juridiquement autorisée).
2. Filtrage et sélection des tiers selon des critères éthiques renforcés
La charte sert de socle à un dispositif d’évaluation ou de notation éthique dans les appels d’offres fournisseurs ou les référencements. Elle permet d’exclure des tiers non conformes aux engagements éthiques internes.
Exemple : Refus de référencer un fournisseur disposant d’une notation ESG inférieure à un seuil défini, ou ayant été impliqué dans des atteintes environnementales documentées, même si aucune condamnation n’a été prononcée.
3. Prévention des risques réputationnels liés aux tiers
Exiger des tiers des engagements explicites sur des sujets sensibles (discrimination, communication publique, pratiques commerciales…), non couverts par la loi pour limiter les risques d’association indirecte en cas de crise.
Exemple : Inclusion d’une clause de retrait immédiat en cas de prise de position publique contraire aux principes d’inclusion ou à la neutralité attendue des partenaires, notamment dans le cadre de relations B2B exposées (par exemple : communication raciste ou transphobe d’un partenaire).
4. Harmonisation des standards éthiques dans les chaînes multipartenaires
Dans les filières complexes (industrie, BTP, retail, tech…), la charte éthique agit comme référentiel commun qui aligne les comportements attendus entre entités contractuellement indépendantes, souvent de cultures ou de tailles très différentes.
Exemple : Déploiement d’une charte éthique fournisseur signée par tous les maillons de la chaîne de sous-traitance, avec formation obligatoire pour les relais locaux, dans un pays où les pratiques sociales sont divergentes.
Risque 01 - Pressions psychologiques managérialesTechniques de management par la peur ou l'humiliation
Criticité : 20
Probabilité :4
Impact : 5
Maîtrise actuelle : 1
Priorité : CRITIQUE
Risque 02 - Conflit d'intérêts dans l'attribution de contrats
Description Managers impliqués dans des décisions concernant des fournisseurs avec lesquels ils entretiennent des relations personnelles
Criticité : 20
Probabilité : 4
Impact : 5
Maîtrise actuelle : 2
Priorité : HAUTE
Risque 03 - Cadeaux et invitations disproportionnés
Acceptation d'invitations VIP ou cadeaux de valeur (+150€)
Criticité :16
Probabilité : 4
Impact : 4
Maîtrise actuelle : 3
Priorité : HAUTE
Risque 04 - Fausses déclarations financières
Manipulation des reporting pour optimiser les résultats ou la facturation
Criticité : 16
Probabilité : 4
Impact : 4
Maîtrise actuelle : 2
Priorité : HAUTE
Risque 05 - Biais discriminatoires dans le recrutement
Critères implicites d'âge/genre dans le processus de sélection pour les postes face client
Criticité : 15
Probabilité :5
Impact : 3
Maîtrise actuelle : 2
Priorité : HAUTE
Risque 06 - Rétention délibérée d'information
Description : Non-remontée d'incidents qualité pour éviter des impacts budgétaires
Criticité : 15
Probabilité : 3
Impact : 5
Maîtrise actuelle : 2
Priorité : HAUTE
Risque 07 - Abus de position dominante
Pression excessive sur les fournisseurs dépendants (délais de paiement notamment)
Criticité : 15
Probabilité : 5
Impact : 3
Maîtrise actuelle : 2
Priorité : HAUTE
Risque 08 - Non-respect de la confidentialité clients
Partage non sécurisé de données sensibles clients via outils personnels (messageries, Cloud)
Criticité : 12
Probabilité : 3
Impact : 4
Maîtrise actuelle : 3
Priorité : MOYENNE
Risque 09 - Pratiques commerciales trompeuses
Promesses de performances non vérifiables ou exagérées dans les pitchs commerciaux
Criticité : 12
Probabilité : 4
Impact : 3
Maîtrise actuelle : 2
Priorité : MOYENNE
R10 - Opacité dans la sous-traitance
Recours à des sous-traitants en cascade sans visibilité sur leurs pratiques sociales
Criticité : 10
Probabilité : 2
Impact : 5
Maîtrise actuelle : 1
Priorité : MOYENNE
Risque 11 - Représentation d'intérêts non transparente
Activités de lobbying ou relations avec des décideurs publics non documentées
Criticité : 10
Probabilité : 2
Impact : 5
Maîtrise actuelle : 1
Priorité : MOYENNE
Risque 12 - Contournement des procédures d'achats
Fractionnement intentionnel de commandes pour rester sous les seuils d'autorisation
Criticité : 9
Probabilité : 3
Impact : 3
Maîtrise actuelle : 4
Priorité : FAIBLE
Risque 13 - Utilisation abusive des ressources
Usage des outils et ressources de l'entreprise à des fins personnelles
Criticité : 8
Probabilité : 4
Impact : 2
Maîtrise actuelle : 3
Priorité : FAIBLE
Cadeaux et invitations
Éviter tout risque de conflit d’intérêts ou de corruption passive
Refus de tout cadeau ou invitation, sauf dans le cas d’une validation écrite de la direction
Acceptation d’un déjeuner de travail dans le cadre d’un salon professionnel
Code de conduite anticorruption (Article 4.2)
Conflits d’intérêts
Préserver l’objectivité des décisions prises dans l’intérêt de l’entreprise
Obligation de signalement préalable de tout lien personnel ou financier avec un prestataire, client ou concurrent
Cumul d’activité marginal déclaré, sans lien concurrentiel ni impact sur les fonctions exercées
Procédure RH « Déclaration de conflit d’intérêts »
Protection des données
Garantir la confidentialité et l’intégrité des données personnelles ou sensibles
Utilisation exclusive des outils professionnels sécurisés pour la transmission de données
Envoi exceptionnel depuis un terminal personnel en cas de panne réseau, sous réserve d’en informer l’IT
Politique de sécurité informatique (page 12)
Relations fournisseurs
Assurer une sélection équitable et transparente des fournisseurs
Interdiction de toute négociation parallèle non documentée, respect des critères objectifs de sélection
Demande de dérogation formalisée en cas de critères inadaptés (exemple : urgence sanitaire ou attaque informatique)
Règlement des achats (Article 2.3)
Communication publique
Préserver l’image et la neutralité de l’entreprise dans l’espace public
Toute prise de parole publique engageant l’entreprise doit être validée par le service communication
Publication d’un message sur un réseau social en période électorale, impliquant indirectement l’entreprise (logo visible, fonction mentionnée) : à encadrer ou interdire selon les cas.
L’entreprise interdit toute prise de position publique à caractère politique, religieux ou idéologique lorsque le salarié est identifiable comme faisant partie de l’entreprise.
Existence d'une charte éthique
- Exemple de question
Disposez-vous actuellement d’une charte éthique formalisée, signée par votre direction et applicable à l’ensemble de votre organisation ?
- Utilité de la question
Pour tracer de manière datée et documentée si le fournisseur déclare avoir une charte, pour éviter toute contestation ultérieure et déclencher les actions associées (collecte du document ou actions compensatoires).
Gouvernance
- Exemple de question
Avez-vous désigné un responsable (ou une fonction) en charge des sujets éthiques ou de conformité comportementale ?
- Utilité de la question
Pour évaluer la structuration interne autour des enjeux éthiques (responsabilisation, pilotage, référents).
Comportements à risques
- Exemple de question
Vos collaborateurs sont-ils autorisés à accepter des cadeaux, invitations ou avantages de la part de vos partenaires ?
- Utilité de la question
Pour identifier les pratiques tolérées en interne sur les zones sensibles (conflits d’intérêts, corruption passive).
Traitement des alertes
- Exemple de question
Existe-t-il un dispositif formel de signalement des comportements contraires à l’éthique dans votre organisation ?
- Utilité de la question
Vérifie l’existence d’un canal d’alerte et d’une procédure associée, indispensable dans les chaînes à obligation de vigilance.
Relation fournisseurs
- Exemple de question
Appliquez-vous des critères éthiques, sociaux et/ou environnementaux dans la sélection ou l’évaluation de vos propres fournisseurs ou sous-traitants ?
- Utilité de la question
Donne une indication sur la maturité éthique de la chaîne aval du fournisseur (cohérence amont/aval, maîtrise indirecte du risque).
Selon les réponses, il peut être utile d’attribuer un score d’exposition éthique, ou de classer les tiers selon des niveaux de maturité (non documenté / engagements généraux / formalisé et suivi / certifié par un tiers).
📌 Notre conseil
Intégrez systématiquement cette vérification dans votre processus de référencement ou d’évaluation des fournisseurs. L’absence de charte ne doit pas bloquer la relation commerciale, mais déclencher une collecte d’information alternative. Ce réflexe vous protège en cas de contrôle ou de crise et vous permet de hiérarchiser les risques réels sur des éléments plus fiables que le déclaratif.
Automatisez la collecte et la gestion des documents d’engagement éthique de vos fournisseurs avec Provigis
En tant que Tiers de Collecte Probatoire (TCP), Provigis propose aux donneurs d’ordre une plateforme 100 % digitale pour structurer la collecte, le suivi et la conservation des documents éthiques de vos tiers (fournisseurs, sous-traitants, prestataires), dans un environnement rigoureux et traçable.
Notre solution s’intègre dans vos processus Achats, conformité et RSE pour fiabiliser les engagements contractuels liés à l’éthique.
1. Déclenchement automatique des demandes à chaque cycle fournisseur
Lors de la phase de référencement, de contractualisation ou de renouvellement, Provigis envoie automatiquement une demande au fournisseur pour obtenir sa charte éthique ou lui faire compléter un questionnaire personnalisé par vos soins (par exemple sur des sujets Sapin II, RSE, conformité…). Le suivi des retours est automatisé avec relances intégrées.
2. Centralisation dans un référentiel fournisseur digitalisé
Tous les documents transmis sont indexés et intégrés dans le référentiel tiers. L’acheteur visualise instantanément si le fournisseur est à jour de ses engagements, si des réponses sont manquantes ou si une action est requise. Ce pilotage est accessible via l’interface Provigis ou via une connexion à vos outils internes (ERP, SRM…).
3. Archivage sécurisé avec historique
Les documents et réponses sont archivés dans un espace numérique sécurisé, avec horodatage et piste d’audit. Vous pouvez ainsi justifier à tout moment qu’un engagement a bien été formalisé, tracé et conservé, en cas de contrôle interne, audit RSE ou réponse à un référentiel comme Ecovadis.
4. Reporting et pilotage des taux de conformité
Depuis l’interface Provigis, les responsables Achats, RSE ou conformité peuvent accéder à des tableaux de bord en temps réel : taux de complétude, relances en cours, conformité globale par famille de fournisseurs, etc. Ces données facilitent le suivi opérationnel et la préparation des audits ou bilans extra-financiers.
Réservez votre démo pour gagner des points sur vos audits, renforcer vos positions sur vos appels d’offres et prouver vos contrôles.
