Pourquoi digitaliser le suivi de la conformité des tiers ?

La gestion et le suivi de la conformité des fournisseurs et ses sous-traitants s’inscrit au carrefour du respect de la loi, de la performance commerciale, de la RSE et de la marque employeur. Explorons les enjeux associés à cette vigilance ainsi que les bonnes pratiques pour en faire un véritable levier de performance pour l’entreprise.

Suivi de la conformité des tiers : la digitalisation, une réponse pertinente à la complexité

Face au durcissement légal, à la mondialisation de la chaîne d’approvisionnement et aux attentes croissantes en matière de RSE, les grandes entreprises doivent structurer leurs processus de gestion de la conformité. L’enjeu est à la fois business, légal, réputationnel et éthique.

Dans ce contexte complexe, la digitalisation apporte une réponse pertinente et viable, à la fois pour minimiser les erreurs humaines, améliorer les capacités analytiques et éclairer la prise de décision.

Digitaliser le suivi des risques liés aux tiers : au-delà de la dématérialisation des documents

La transformation digitale des entreprises ne se limite pas au marketing et à la vente. En plus du CRM, des solutions de Sales Enablement, du marketing automation et de l’IA générative, les organisations peuvent exploiter l’innovation dans la gestion de la conformité de leurs tiers, avec l’adoption de solutions permettant d’optimiser le processus de collecte, de validation, de stockage et d'analyse des informations relatives aux fournisseurs et sous-traitants.

Plus qu'une simple transition du papier au numérique, il s’agit d’un levier stratégique pour sécuriser l’activité dans un contexte de durcissement législatif sur la conformité.

La digitalisation du suivi de conformité des tiers implique la dématérialisation des documents , mais pas seulement : elle s’articule autour d’une plateforme unifiée où chaque information fournisseur est stockée, contextualisée, analysée et mise à jour en temps réel. L’entreprise déploie donc une vision consolidée des risques et du niveau de conformité de chaque tiers. En somme, les décisionnaires connaissent le niveau de risque associé à chaque fournisseur, avant et pendant la collaboration, et peuvent agir en conséquence.

La digitalisation s'accompagne également d'une automatisation des processus répétitifs afin de réduire les marges d'erreur humaine et accélérer la réalisation des tâches administratives. Ainsi, plutôt que de s'enliser dans des processus manuels chronophages, l’entreprise peut capitaliser sur une information fiable et à jour pour éclairer la prise de décision.

Solution de suivi des tiers : quel intérêt pour l’entreprise ?

L’intérêt de l’adoption d’une solution digitale de conformité et, plus largement, de rationaliser son processus de gestion des tiers, présente un intérêt à la fois business, légal, réputationnel et éthique :

• Se conformer aux lois en vigueur (obligation de vigilance, devoir de vigilance, loi Sapin II, etc.) ;
• Se protéger des sanctions financières associées au non-respect de ces lois ;
• Préserver son image de marque, en évitant par exemple de travailler avec des sous-traitants ou fournisseurs répréhensibles sur le volet légal, éthique, environnemental ou social ;
• Optimiser le coût du processus Know Your Supplier (KYS) tout en maximisant sa rigueur ;
• Favoriser une communication fluide et transparente avec ses tiers ;
• Sécuriser sa chaîne d’approvisionnement pour honorer ses engagements clients et favoriser leur satisfaction (et donc leur fidélité) ;
• Renforcer sa politique RSE et s’assurer que les tiers de l’entreprise sont alignés avec ses valeurs et ses engagements.

La conformité, entre durcissement légal et mondialisation de la chaîne d’approvisionnement

Dans la décennie 2010, la réglementation sur la conformité des tiers a beaucoup évolué (loi Sapin II, devoir de vigilance, RGPD, renforcement de l’obligation de vigilance, etc.), et tout porte à croire qu’elle continuera à se renforcer dans les années à venir, notamment avec l’arrivée imminente de la loi Sapin III.

Ce durcissement fait écho à la mondialisation des chaînes d’approvisionnement, avec des entreprises qui étendent leurs opérations et leurs partenariats au-delà de la France, voire de l’Europe. Si elle apporte des opportunités de croissance, cette expansion augmente les risques auxquels l’entreprise est confrontée.

Provigis accompagne les entreprises depuis plus de 10 ans dans l’évaluation des risques et la simplification de la diligence de leurs partenaires. En tant que Tiers de Collecte Probatoire (TCP), nous allons encore plus loin avec notre plateforme tout-en-un pour une gestion optimale de la conformité de vos fournisseurs et sous-traitants. Nous assurons la collecte, l’authentification et la validation des documents légaux de vos tiers, bien au-delà de l’obligation de vigilance :

• Conformité légale : extrait K-bis, cotisations sociales (URSSAF, RSI, MSA, AGESSA…), travailleurs étrangers, sous-traitance sur site, en cascade, contrôle des personnes physiques, etc. ;
• Par métier et secteur d’activité : assurances, agréments CNAPS, ICPE, licences transports, MASE, normes, habilitations, ISO, Qualibat, etc. ;
• Veille financière & compliance : chiffre d’affaires, capitaux, effectifs, données bilancielles, procédures collectives, PPE, liste des sanctions, etc. ;
• Évaluation RSE : charte éthique, environnement, insertion, dépendance économique, etc.

En articulant la gestion de votre écosystème externe sur Provigis, vous bénéficiez d’une plateforme :

•   accessible à vos opérateurs, sans compétences en développement informatique (no code) ;
• qui se connecte à vos outils existants (outils bilan carbone, screening, SRM, ERP, etc.) ;
• qui mutualise les données de conformité entre plusieurs organisations pour éviter la redondance et réduire les coûts ;
• qui archive les documents pendant 6 à 10 ans en fonction de leur type ;
• qui améliore les capacités analytiques des opérationnels, avec une collecte intelligente et différenciée ;
• qui centralise l’ensemble des informations utiles au processus KYS.

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