Écoorganismes : comment relever le défi de la collecte des documents de conformité auprès de vos tiers clients ?

Les écoorganismes jouent un rôle central dans la mise en œuvre de la responsabilité élargie des producteurs (REP), orchestrant la gestion complexe de la fin de vie des produits. En partenariat avec collectivités territoriales, les filières industrielles et les entreprises, ces structures s’engagent dans la collecte, le recyclage et la valorisation des déchets.

Dans cet article, Provigis explore les défis de la collecte des documents de conformité par les écoorganismes auprès de leurs tiers clients et détaille les bonnes pratiques en la matière.

Écoorganismes : de quoi parle-t-on ?

L’écoorganisme est une entité à but non lucratif, agréée par les pouvoirs publics, ayant pour mission de mettre en œuvre la responsabilité élargie des producteurs (REP) pour certains types de produits. La REP oblige les producteurs et les importateurs de produits à prendre en charge la gestion de la fin de vie de ces produits, notamment en termes de collecte, de recyclage et de valorisation des déchets. Les écoorganismes travaillent en collaboration avec divers partenaires pour coordonner ces activités, et leur mission est financée par une écocontribution payée par les producteurs.

Les écoorganismes travaillent avec trois grandes catégories de tiers clients pour accomplir leur mission de gestion des déchets :

1. Les collectivités territoriales sollicitent l’expertise des écoorganismes pour la gestion des déchets dans leur juridiction, conformément aux réglementations nationales ;
2. Les filières REP : les écoorganismes peuvent travailler avec des filières industrielles définies, comme les emballages ou les équipements électroniques, pour mettre en œuvre la REP ;
3. Les entreprises productrices et importatrices : ces entreprises, qui mettent sur le marché les produits concernés par la REP, s’associent aux écoorganismes pour assurer leur conformité à leurs obligations légales en matière de gestion des déchets.

Écoorganismes : quels documents collecter auprès des tiers clients ?

Les documents de conformité que les écoorganismes doivent collecter auprès de leurs tiers clients reflètent les obligations légales et réglementaires liées à la gestion des déchets et assurent que toutes les parties impliquées respectent les normes environnementales et les exigences légales.

Voici la liste des documents de conformité que les écoorganismes peuvent être tenus de collecter, en fonction du contexte juridique et des spécificités de la filière :

• Récépissés relatifs aux activités de transport des déchets : le récépissé de l’activité de transport des déchets dangereux et le récépissé de l’activité de transport des déchets non dangereux ;
• Récépissé relatif à l’activité de négoce et courtage de déchet : ce document atteste que l’entité a le droit d’agir comme négociant ou courtier de déchets ;
• Attestation d’assurance environnementale : une preuve d’assurance qui couvre les risques environnementaux associés aux activités de gestion des déchets ;
• Arrêté d’autorisation préfectorale ou récépissé de la déclaration au titre de la réglementation ICPE : ces documents attestent de la conformité avec les règles d’Installations Classées pour la Protection de l’Environnement (ICPE) ;
• Attestation sur l’honneur que le site ne répond pas au seuil de déclaration ou d’autorisation des rubriques de la nomenclature ICPE : si l’entité ne tombe pas sous les seuils de déclaration ou d’autorisation ICPE, une attestation sur l’honneur peut être requise ;
• Certificats et attestations de conformité aux normes et réglementations spécifiques : selon la nature des déchets gérés, des certificats spécifiques peuvent être nécessaires pour prouver la conformité à des normes de sécurité, de qualité, ou environnementales ;
• Documents relatifs aux contributions financières (écocontributions) : certains documents peuvent détailler les obligations financières entre les tiers clients et les écoorganismes, par exemple les contrats et accords de partenariat, les factures et reçus d’écocontribution, les déclarations d’écocontribution, etc.

Les défis de la collecte des documents auprès des tiers clients

La collecte des documents obligatoires auprès des tiers clients est un processus complexe qui exige une gestion méticuleuse et une compréhension approfondie des obligations légales, des partenaires impliqués et des risques associés à chaque étape du processus.

Multiplicité des partenaires et des documents

Les écoorganismes collaborent avec plusieurs tiers clients, notamment les producteurs, les collectivités territoriales et les différentes filières REP. Chaque type de partenaire peut nécessiter un ensemble spécifique de documents.

Aussi, comme expliqué plus haut, le scope des documents est particulièrement large, allant des récépissés de transport de déchets aux contrats et accords de partenariat. Enfin, la réglementation peut varier selon les types de déchets, ce qui ajoute une couche supplémentaire de complexité dans la collecte des documents de conformité.

Gestion des délais et échéances pour la mise à jour des documents

Le récépissé relatif à l’activité de transport de déchets dangereux doit par exemple être renouvelé tous les 5 ans en France. Le défaut de renouvellement dans ce délai prescrit peut entraîner des sanctions pénales. Autre exemple : l’attestation d’assurance environnementale doit être mise à jour chaque année.

La diversité des documents et des délais associés nécessite une gestion méticuleuse de la part des écoorganismes. Tout manquement à ces obligations peut avoir des répercussions graves, avec non seulement des sanctions légales, mais aussi la perte de confiance des partenaires et des obstacles à la collaboration avec les autorités réglementaires.

La nécessité de surveiller attentivement ces délais et d’assurer la conformité exige des écoorganismes la mise en place de systèmes de suivi robustes et personnalisés. La réussite dans cette tâche démontre non seulement la compétence et l’intégrité de l’écoorganisme mais renforce également sa position en tant qu’acteur responsable dans le domaine de la gestion des déchets.

Risques d’erreurs et de non-conformité dans le processus manuel

La gestion des documents et des informations de conformité est donc un exercice délicat, et le risque d’erreur est exacerbé par plusieurs facteurs :

• Le traitement manuel des documents, notamment le suivi des échéances de renouvellement et la vérification de la conformité, peut entraîner des erreurs humaines. Par exemple, une simple négligence dans le suivi des dates d’expiration des récépissés relatifs à l’activité de négoce et de courtage de déchets peut conduire à l’utilisation de documents expirés, avec des conséquences légales potentielles ;
• Disparités dans les exigences réglementaires : les variations dans les règles et réglementations selon les types de déchets et les partenaires impliqués peuvent conduire à des confusions. Comprendre et appliquer correctement ces règles à chaque situation spécifique, sans automatisation, requiert expertise et vigilance à toute épreuve ;
• Incohérences dans la documentation : la collecte de documents auprès de divers tiers clients peut entraîner des incohérences si la gestion n’est pas effectuée avec précision. Un contrat mal rédigé ou un accord mal interprété peut créer des ambiguïtés et des conflits ;
• L’utilisation de systèmes de gestion de documents obsolètes peut également augmenter le risque d’erreur. Une base de données mal conçue ou un logiciel non mis à jour peut rendre le suivi et la gestion des documents fastidieux et propice aux erreurs.

La somme de ces facteurs ne permet pas aux écoorganismes d’évoluer dans un environnement serein, et le risque de non-conformité s’exacerbe chaque jour un peu plus. Pour y remédier, ces structures doivent mettre en place des mesures de contrôle robustes, des audits réguliers et des systèmes de gestion de documents adaptés. La diligence, l’expertise et le recours à la bonne technologie sont les piliers de leur conformité.

Les bonnes pratiques pour réussir la collecte des documents de conformité par les écoorganismes

#1 communication proactive avec les clients tiers

Les écoorganismes doivent établir des lignes de communication claires et régulières pour informer les clients tiers des documents spécifiques qu’ils doivent fournir, ainsi que des délais et des normes associés. Cette démarche permet d’éviter les malentendus et les retards, et assure que toutes les parties concernées comprennent leurs responsabilités en matière de conformité.

#2 sensibilisation des partenaires à l’importance de la conformité

Les partenaires doivent être pleinement conscients de l’importance de la conformité dans la gestion des déchets. Les écoorganismes peuvent organiser des séminaires, des ateliers et des formations pour sensibiliser leurs partenaires aux règles, réglementations et meilleures pratiques en matière de conformité.

Ces sessions pourront aborder les obligations légales, les standards de la filière, les sanctions encourues en cas de non-conformité et les risques réputationnels associés. La communication doit être claire, concise et documentée pour que les partenaires comprennent non seulement leurs responsabilités mais aussi les implications concrètes de la conformité dans leur activité quotidienne.

#3 formation et assistance pour faciliter la collecte des documents

Les écoorganismes peuvent organiser des sessions de formation destinées à leurs partenaires, notamment les producteurs, les collectivités territoriales et les différentes filières REP. Objectif : informer et guider les partenaires sur les documents spécifiques requis ainsi que sur les délais et échéances associés.

Les écoorganismes peuvent également proposer un support continu, par exemple une hotline ou un service de conseil, afin de répondre aux interrogations des partenaires et de les aider à anticiper les échéances.

#4 digitalisation et automatisation du processus de collecte

La digitalisation est sans doute la bonne pratique la plus utile et la plus décisive en matière de collecte de documents, dans la mesure où elle transforme la façon dont les écoorganismes gèrent la conformité en minimisant les risques d’erreur et en optimisant les process pour viser l’excellence opérationnelle :

• Automatisation du processus de collecte et des rappels pour les échéances :  l’automatisation permet de suivre les échéances, d’envoyer des rappels automatiques et de gérer le processus de collecte de manière plus efficace. Par exemple, un système automatisé peut envoyer des notifications aux partenaires lorsque des documents sont sur le point d’expirer, tout en notifiant les équipes en interne pour prendre les mesures nécessaires et piloter la conformité ;
• Centralisation des documents dans une plateforme sécurisée : des plateformes comme Provigis permettent de stocker l’ensemble des documents de conformité en un seul endroit afin de faciliter l’accès, la recherche et la mise à jour. La sécurité de cette plateforme est également essentielle pour protéger les données sensibles ;
• Suivi en temps réel de la conformité des tiers clients par des KPIs pertinents : les indicateurs clés de performance (KPI) permettent aux écoorganismes de suivre la conformité en temps réel. Les tableaux de bord et les rapports générés permettent de déployer une vue à 360° sur la conformité à tout moment et en temps réel pour optimiser le processus décisionnel et agir dans les temps.

Provigis, le partenaire conformité des écoorganismes

Nous l’avons vu, la gestion des documents de conformité dans le cadre de la collecte de déchets requiert rigueur et précision pour rester en conformité avec les réglementations en vigueur.

En tant que Tiers de Collecte Probatoire (TCP), Provigis est le partenaire de votre conformité. Nous avons développé une plateforme innovante qui facilite la collecte et la gestion des documents obligatoires auprès de vos tiers clients en automatisant le processus de collecte, en fixant et en suivant les échéances et en surveillant en temps réel la conformité des tiers clients à travers des KPIs pertinents.

Opter pour Provigis, c’est réduire considérablement les risques d’erreurs, assurer sa conformité et se concentrer sur sa mission de gestion responsable des déchets.