Fraude documentaire : définition, types, conséquences et bonnes pratiques pour se prémunir

Selon une enquête signée Experian, la fraude documentaire représente le deuxième type de fraude le plus fréquemment signalé par les entreprises en France. Selon le baromètre Allianz Trade x DFCG 2020, la fraude documentaire à l’identité est la technique la plus plébiscitée par les fraudeurs, notamment la fraude au faux fournisseur (48 %), la fraude au faux président (38 %) et les usurpations d’identité bancaires (31 %).

Dans cet article, Provigis explore la thématique épineuse de la fraude documentaire : définition, types, conséquences et bonnes pratiques pour se protéger.

Qu’est-ce que la fraude documentaire ?

La fraude documentaire est un acte délibéré visant à falsifier, modifier, contrefaire ou utiliser illégalement des documents professionnels ou commerciaux pour obtenir un avantage indu, tromper des parties prenantes ou causer un préjudice à l’entreprise, ses clients, ses employés ou ses partenaires.

Plusieurs documents peuvent être exposés à ce type de fraude, notamment les factures, les bons de commande, les rapports financiers, les contrats, les dossiers d’employés, les documents d’identité d’entreprise, les titres de propriété intellectuelle, les certificats de conformité, les documents fiscaux, etc.

Connaître les 5 types de fraudes documentaires pour mieux s’en prémunir

La fraude documentaire peut prendre plusieurs formes, certaines étant plus facilement détectables que d’autres :

1. La contrefaçon : il s’agit de la reproduction intégrale d’un document officiel comme un certificat de conformité ou une licence commerciale. Exemple : un fournisseur contrefait une certification ISO 9001 pour tromper l’entreprise en lui faisant croire qu’il respecte un certain standard de qualité ;
2. La falsification : on parle de falsification lorsqu’un document authentique est frauduleusement modifié. Par exemple, un employé pourrait falsifier une facture en augmentant le nombre d’articles vendus pour obtenir une commission plus élevée. Une entreprise peut falsifier ses états financiers pour tromper les investisseurs sur sa performance réelle. La détection de la falsification nécessite souvent une attention minutieuse aux détails ou une connaissance préalable des informations authentiques ;
3. L’usurpation d’identité : elle se produit lorsqu’une personne utilise les documents d’identification d’une autre personne ou d’une autre entreprise. Par exemple, un fraudeur peut usurper l’identité d’un salarié de l’entreprise en utilisant son adresse électronique (ou une adresse similaire) pour envoyer des emails à des clients ou des fournisseurs de l’entreprise et demander des paiements ou des informations sensibles ;
4. Les documents volés vierges : ce sont des documents authentiques volés avant leur personnalisation. Un employé malhonnête pourrait par exemple subtiliser des chèques vierges de l’entreprise et les remplir à son avantage. Des documents officiels vierges (comme des bons de commande) pourraient être volés et utilisés pour passer des commandes frauduleuses ;
5. Les documents fantaisistes : ce sont des documents créés de toutes pièces et qui n’ont pas d’équivalent dans la réalité. Par exemple, un fraudeur pourrait créer un faux « certificat d’exemption fiscale » pour convaincre ses clients qu’il est exempté de certaines taxes et contourner les questions sur la conformité fiscale.

Quelles peuvent être les conséquences de la fraude documentaire ?

La fraude documentaire peut avoir des conséquences graves et durables, tant pour les individus que pour les organisations :

• Pertes financières : c’est souvent la conséquence la plus directe et la plus tangible de la fraude documentaire, dans la mesure où le gain financier représente le plus souvent l’objectif premier du fraudeur. Le préjudice financier est généralement proportionnel à la taille de l’entreprise ;
• Dommages réputationnels : les affaires de fraude ébranlent la confiance des clients, des partenaires commerciaux et des investisseurs. Les clients peuvent remettre en question la fiabilité de l’entreprise et ses engagements en matière d’éthique, ce qui peut entraîner une baisse des ventes et une érosion des parts de marché. Les partenaires commerciaux peuvent hésiter à conclure des accords, et les investisseurs potentiels peuvent être dissuadés, affectant ainsi la capacité de l’entreprise à lever des fonds et à se développer ;
• Sanctions juridiques et réglementaires : une entreprise impliquée dans une fraude documentaire, même involontairement, peut se voir infliger des amendes, des sanctions pénales ou même la révocation de licences ou de permis d’exploitation ;
• Perturbation des opérations commerciales : si la fraude implique un fournisseur, la chaîne d’approvisionnement peut être perturbée, et l’entreprise peut se retrouver dans l’incapacité de livrer ses clients. Aussi, une entreprise qui doit enquêter sur une fraude devra détourner des ressources importantes de ses activités principales.

Bonnes pratiques pour prévenir la fraude documentaire

La prévention de la fraude documentaire est un aspect crucial de la gestion des risques au sein de toute organisation. Elle implique une approche systématique et holistique :

1. Comprendre et cartographier les risques : il s’agit d’identifier et de comprendre les différentes manières dont l’organisation peut être exposée à la fraude documentaire. Cela peut impliquer de prendre en compte le type de documents que l’organisation utilise, la manière dont ils sont stockés et partagés et les types de transactions qu’ils justifient. La cartographie des processus clés permet d’identifier les points de vulnérabilité pour agir ;
2. Mettre en place des contrôles efficaces : mettre en œuvre des contrôles de sécurité informatique pour protéger les documents numériques, des processus pour vérifier l’authenticité des documents papier, des protocoles pour répondre rapidement en cas de suspicion de fraude, etc. Les audits internes et les audits tiers jouent un rôle clé pour garantir que ces contrôles sont à la fois efficaces et respectés ;
3. Formation et sensibilisation : il est essentiel de former le personnel sur les risques de fraude documentaire et sur la manière de les détecter, notamment sur les points de vulnérabilité, les documents les plus susceptibles d’être falsifiés et les protocoles à suivre en cas de suspicion de fraude ;
4. Optimiser le processus de vérification des pièces : selon la taille et la complexité de l’entreprise, il peut être judicieux d’externaliser la vérification des documents à un prestataire spécialisé. En plus de libérer du temps et des ressources internes pour le cœur de métier, l’externalisation confie la vérification à des experts ;
5. Adopter des technologies de pointe : des solutions technologiques avancées peuvent être utilisées pour verrouiller la sécurité des documents. Exemple : la blockchain permet de créer des registres indélébiles et vérifiables qui répertorient tous les changements apportés à un document ;
6. Mise en place d’une politique de gestion des documents qui établit des directives claires pour la création, la gestion, le stockage, la récupération et l’élimination des documents.

Fraude documentaire et gestion des risques liés aux tiers

La gestion des risques liés aux tiers est un aspect crucial de la prévention de la fraude documentaire. Les fournisseurs, clients, sous-traitants et partenaires commerciaux peuvent tous introduire des risques de fraude documentaire et utiliser des documents frauduleux pour masquer des transactions illégales, gonfler des factures, dissimuler des conflits d’intérêts, etc. Voici quelques stratégies clés pour gérer les risques de fraude documentaire liés aux tiers :

• Due diligence des tiers : la due diligence est essentielle pour comprendre les risques associés à chaque tiers. Elle implique la vérification des références, des recherches extensives sur l’historique financier, la vérification de l’authenticité des documents fournis et la consultation des bases de données de surveillance pour voir si le tiers a été impliqué dans des activités suspectes ou illégales dans le passé ;
• Surveillance continue : même après avoir effectué une due diligence approfondie, il est important de continuer à surveiller les activités des tiers, et cela passe par des audits réguliers, des examens des rapports financiers et des vérifications systématiques des documents fournis par le tiers ;
• Contrats clairs et détaillés : les contrats avec les tiers doivent être clairs sur les obligations et les attentes en matière de conformité, que ce soit vis-à-vis des lois et réglementations nationales, européennes et internationales ou des politiques et procédures internes de l’entreprise.

En tant que Tiers de Collecte Probatoire (TCP), Provigis accompagne les organisations dans la détection et la prévention des fraudes documentaires liées aux tiers : fournisseurs, sous-traitants, prestataires, clients, etc. Nous nous appuyons sur une combinaison de technologies avancées et d’expertise humaine pour vous aider à assurer la conformité de vos tiers et évoluer plus sereinement.