Pourquoi et comment optimiser la gestion et le suivi de la conformité de ses sous-traitants

La gestion et le suivi de la conformité des fournisseurs et ses sous-traitants s’inscrit au carrefour du respect de la loi, de la performance commerciale, de la RSE et de la marque employeur. Explorons les enjeux associés à cette vigilance ainsi que les bonnes pratiques pour en faire un véritable levier de performance pour l’entreprise.

Pourquoi optimiser la gestion et le suivi de la conformité des fournisseurs et sous-traitants

#1 L'enjeu Légal

L’engouement des grandes entreprises pour les solutions de suivi et de contrôle de leurs fournisseurs et prestataires s’explique avant tout par le durcissement du cadre législatif. En effet, les entreprises donneuses d’ordre qui collaborent avec des fournisseurs en situation d’illégalité courent des risques majeurs, avec des sanctions qui peuvent entamer leur compétitivité et menacer leurs dirigeants.

L’enjeu légal de la gestion et du suivi de la conformité des fournisseurs et des sous-traitants répond à plusieurs obligations réglementaires que nous avons largement documentées sur notre blog. Voici quelques exemples avec des ressources pour aller plus loin :

• Le devoir de vigilance, introduit par la loi n°2014-399 du 27 mars 2017, qui vise à prévenir les risques sociaux, environnementaux et de gouvernance des sociétés mères françaises, des entreprises donneuses d’ordre et de leurs filiales employant au moins 5 000 salariés en France ou 10 000 à l’échelle mondiale ainsi que des sociétés ayant leur siège social à l’étranger et qui exercent des activités en France, si elles remplissent les critères de seuil ;
• L’obligation de vigilance, prévue par les articles L8222-1 et D8222-5 du Code du Travail, a pour objectif de lutter contre le travail dissimulé. L’immatriculation de l’entreprise (Kbis ou équivalent), l’attestation de vigilance délivrée par l’Urssaf et la liste nominative des travailleurs étrangers (ou une attestation sur l’honneur certifiant le non-emploi de travailleurs étrangers hors EEE) sont les documents clés de la conformité à cette obligation ;
• Le RGPD, entré en vigueur le 25 mai 2018, veille à la protection des données personnelles. Les donneurs d’ordre doivent s’assurer que les contrats fournisseurs respectent bien ce règlement et que leurs fournisseurs respectent son application (article 28-4) ;
• La loi Sapin II du 9 décembre 2016, qui devrait bientôt évoluer vers une troisième mouture, impose aux entreprises de vérifier la conformité de leurs partenaires commerciaux dans le cadre de la lutte anticorruption.

#2 L’enjeu Business

L’optimisation de la gestion et du suivi de la conformité des fournisseurs et sous-traitants transcende la simple réponse aux contraintes légales. Elle se justifie dans la stratégie commerciale, réputationnelle et opérationnelle de l’entreprise, avec 5 enjeux business majeurs :

1. Avantage compétitif dans les appels d’offres. La maîtrise rigoureuse des risques sur toute la chaîne de valeur et d’approvisionnement positionne l’entreprise comme un partenaire fiable. Cet aspect est particulièrement important lors des réponses aux appels d’offres, notamment pour les grands comptes qui ont des impératifs de conformité avancés ;
2. Image de marque solide. La gestion rigoureuse des fournisseurs et des sous-traitants est une garantie de sérieux et d’intégrité pour les clients dans un marché où l’exigence de transparence devient un pilier de la relation commerciale ;
3. Confiance des acteurs financiers. La conformité rassure les investisseurs, les actionnaires et les bailleurs de fonds. Ces derniers, en évaluant la robustesse des mécanismes de contrôle des risques, seront plus enclins à s’engager aux côtés de l’entreprise afin de financer sa croissance ;
4. Minimisation des risques opérationnels. Tout incident lié à un fournisseur ou sous-traitant (rupture d’approvisionnement, malfaçon, retard) peut avoir des répercussions majeures sur la fluidité des opérations et, in fine,la satisfaction client ;
5. Maîtrise du risque réputationnel. Les manquements des fournisseurs et des sous-traitants, surtout s’ils impliquent la sécurité des personnes ou le respect de l’environnement, peuvent rapidement déborder sur la réputation de l’entreprise, avec un impact business qui peut être catastrophique.

#3 L’enjeu RSE

A bien des égards, la prospérité de l’entreprise est intrinsèquement liée à celle de ses parties prenantes et de la société dans son ensemble.

Une gestion rigoureuse de la conformité garantit que l’entreprise, à travers toute sa chaîne de valeur, honore ses engagements éthiques et durables, avec notamment la prévention des pratiques condamnables comme le travail des enfants et les atteintes à l’environnement d’un côté, et la promotion des comportements vertueux comme l’approvisionnement éthique et la transition énergétique de l’autre.

Les entreprises qui adoptent cette démarche ne le font pas seulement pour minimiser les risques, mais aussi pour aligner leurs opérations sur une vision à long terme qui intègre respect, éthique et durabilité, éléments clés de la RSE. Cette dynamique positionne l’entreprise comme un acteur engagé, capable de répondre aux défis sociétaux et environnementaux contemporains, tout en renforçant sa position sur le marché.

#4 L'enjeu de la marque employeur

Près de 75 % des jeunes talents estiment que la RSE est « un critère important dans le choix de leur poste », selon cette étude. Les entreprises qui justifient d’une gestion rigoureuse de leur chaîne d’approvisionnement travaillent donc aussi leur marque employeur et disposent d’un argument supplémentaire pour attirer et fidéliser les meilleurs.

COMMENT OPTIMISER LA GESTION ET LE SUIVI DE LA CONFORMITÉ DES FOURNISSEURS ET SOUS-TRAITANTS ?

Comment optimiser la gestion et le suivi de la conformité de la conformité des fournisseurs et sous-traitants

#1 L'audit, au delà des vérifications superficielles

La clé d’un audit efficace réside dans sa capacité à aller au-delà des apparences et des simples vérifications de surface. Utilisez des techniques d’échantillonnage stratifié pour sélectionner les fournisseurs à auditer. Au lieu de choisir au hasard, ciblez les fournisseurs qui ont montré des variations dans leurs livraisons précédentes, des retours anormalement élevés ou des signes potentiels de non-conformité par le passé.

Lors de l’audit sur site, il peut être intéressant d’aller au-delà des documents fournis et de voir les processus en action. Par exemple, pour vérifier la conformité en matière de conditions de travail, n’examinez pas seulement les registres des heures travaillées. Parlez aux employés, observez les conditions de leur environnement de travail et faites attention aux signes subtils qui peuvent indiquer des problèmes, comme des équipements de sécurité inutilisés ou des zones d’accès restreint inexpliquées (si votre contrat prévoit l’accès à ce genre d’informations).

Adoptez une approche centrée sur le dialogue plutôt que sur la confrontation. Encouragez les fournisseurs à parler ouvertement des défis qu’ils rencontrent pour respecter les normes. En construisant une relation de confiance, vous serez plus susceptible d’obtenir des informations précises et d’identifier des domaines d’amélioration.

Enfin, après l’audit, fournissez un retour constructif avec des recommandations spécifiques. Au lieu de simplement énumérer les non-conformités, proposez des solutions pratiques et offrez de collaborer pour les mettre en œuvre. Cet engagement mutuel peut transformer un simple audit en une opportunité d’amélioration continue pour les deux parties.

#2 Choisir les fournisseurs sur des critères d'évaluation clairs

L’intégration de nouveaux fournisseurs dans la chaîne d’approvisionnement mérite toute votre attention, surtout s’ils évoluent dans des juridictions différentes. C’est pourquoi il est important d’arrêter et de mettre en œuvre des critères d’évaluation clairs, robustes et adaptés à la nature de votre activité. Vous pouvez éventuellement planifier des visites préliminaires sur site pour vérifier de manière proactive si les pratiques déclarées correspondent à la réalité du terrain.

#3 La veille et la formation pour s'adapter aux évolutions législatives

La formation continue en matière de conformité est une nécessité absolue face à l’arsenal législatif dynamique et en constante évolution. Par exemple, la transition envisagée de la loi Sapin II à Sapin III change le périmètre d’application de cette réglementation anticorruption et nécessite donc une veille rigoureuse.

Face à ces changements, les équipes chargées des achats et de la gestion des fournisseurs doivent justifier d’une expertise à jour leur permettant de décrypter ces nouvelles réglementations et d’en saisir les implications opérationnelles.

Au-delà de la simple transmission de connaissances, ces formations doivent encourager une culture de conformité, où chaque membre de l’équipe est sensibilisé sur les enjeux légaux, business, RSE et marque employeur de la conformité.

#4 Digitaliser le processus continu de contrôle de conformité de vos fournisseurs dans une démarche KYS.

La digitalisation du processus « Know Your Supplier » (KYS) est sans doute la pratique la plus décisive pour optimiser la gestion et le suivi de la conformité des fournisseurs et des sous-traitants.

L’adoption d’une solution numérique va permettre de centraliser et d’automatiser la collecte des données, éliminant ainsi les doublons, les erreurs de saisie et les retards inhérents aux méthodes manuelles. Chaque fournisseur est intégré à votre écosystème digital, avec une vue claire et fiable sur sa conformité à l’instant « T ».

La connexion de la solution aux outils du marché permet une mise à jour continue des informations fournisseur. Par exemple, si un fournisseur obtient une nouvelle certification ou est signalé pour une violation quelconque, votre système est immédiatement informé. Vous pouvez ainsi agir dans les meilleurs délais pour capitaliser sur une opportunité ou atténuer un risque.

L’essor des plateformes dites « No Code » facilite le déploiement, dans la mesure où l’entreprise n’aura pas à engager une armée de développeurs pour exploiter sa solution de conformité. Vous configurez des alertes personnalisées et des seuils d’acceptation et vous intégrez des outils tiers selon vos besoins, sans écrire une seule ligne de code.

L’omnicanalité est également un facteur clé de succès. Si votre équipe « A » utilise un outil pour le sourcing et l’équipe « B » un autre pour la gestion des contrats, votre plateforme omnicanale peut récupérer des données des deux sources pour créer une vue unifiée du fournisseur. Vous gagnez en cohérence et en efficacité.

Citons aussi la mutualisation, un autre levier d’efficacité. Si plusieurs entreprises utilisent la même plateforme et qu’un fournisseur est déjà validé par l’une d’entre elles, vous n’avez pas à refaire tout le travail de vérification. C’est un gain de temps pour tous les acteurs, fournisseurs inclus.

Enfin, la digitalisation renforce les capacités analytiques de l’entreprise, qui peut mieux cartographier et piloter son risque fournisseur en temps réel.

PROVIGIS, LE PARTENAIRE DE VOTRE CONFORMITÉ

En tant que Tiers de Confiance Probatoire (TCP), Provigis accompagne les PME et les grandes entreprises dans la gestion et le suivi de la conformité de leurs fournisseurs et sous-traitants, au-delà de l’obligation de vigilance, en prenant en charge la gestion des documents, réglementaires ou non, propres à leur secteur d’activité. Notre objectif : gérer l’écosystème externe de votre entreprise pour vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier.