Témoignage Client - Comdata

RETOUR D’EXPÉRIENCES DE LA SOCIÉTÉ COMDATA FRANCE
BRIAN SUDRIE – JURISTE

«COMDATA est un partenaire business de la relation client, c’est-à-dire que nous assurons pour nos clients l’externalisation soit de leur service client, soit leur recouvrement, soit l’assistance technique, etc.», présente Brian Sudrie.

Il nous précise également que plus une structure est grande, plus elle se renforce en matière de RSE. Il y a les obligations légales mais aussi les politiques internes qui obligent à devoir être vertueux sur de multiples aspects.

«Le RSE est une démarche que nous menons depuis un peu plus de 10 ans maintenant au sein du groupe. C’est finalement prendre en compte toutes les parties prenantes en interne comme en externe ; et parmi les externes, on retrouve notamment les fournisseurs.»

Brian Sudrie explique qu’une des volontés du groupe est également de partager les valeurs éthiques et d’intégrité du groupe avec les parties prenantes et donc leurs fournisseurs :

« Par exemple, prévenir les risques, respecter la loi tout simplement, respecter les différentes réglementations applicables à notre métier. En étant vigilant sur ces points, c’est évidemment protéger les intérêts de COMDATA mais aussi protéger les intérêts de nos clients donneurs d’ordres, qui sont des grandes entreprises pour la plupart, certaines même inscrites au CAC40. »

Pour respecter ses engagements et les intérêts de ses parties prenantes, COMDATA s’appuie désormais sur Provigis :

« Nous faisions déjà la collecte de documents mais il était un peu fastidieux de faire les demandes par emails, faire les relances de suivi, etc. La direction juridique d’un groupe comme le nôtre est déjà bien occupée au quotidien […] Il nous a paru évident depuis plusieurs mois de se tourner vers une solution comme Provigis pour que ça soit digitalisé et automatisé. Cette digitalisation nous permet un meilleur pilotage du suivi fournisseurs. En interne, on parle parfois de référencement fournisseurs […] c’est mettre en place un référencement de fournisseurs de confiance et avec qui on sait que COMDATA peut travailler parce qu’on cherche à obtenir un équilibre contractuel sain avec les fournisseurs. La contrepartie, c’est de leur demander d’être vertueux et transparents. »

« On est passé d’une gestion fastidieuse, en mettant à jour un fichier excel par nous même, à Provigis”. Briand Sudrie précise, “Nous connaissions déjà Provigis en tant que prestataire, puisque vis-à-vis de nos clients donneurs d’ordre, il nous était également demandé les documents de l’obligation de vigilance. Le choix de Provigis a donc été plutôt simple puisqu’on connaissait déjà la solution et qu’on avait bien constaté que c’était sain d’utilisation.” M. Sudrie ironise: « Il est bien connu que les juristes ne sont pas les plus à l’aise en informatique. Avec Provigis, si vous savez utiliser internet ou bien Facebook, vous saurez évidemment utiliser Provigis. »

M. Sudrie nous partage les premiers retours d’expérience de la mise en place de l’outil :

« Depuis que nous utilisons cette solution, c’est beaucoup plus rapide pour compiler les documents, et en gagnant du temps là-dessus, on a davantage de temps pour assurer une véritable vigilance d’analyse à partir des reporting que Provigis nous transmet, on a une vraie logique de vigilance presque permanente. »

Au-delà des documents classiques de l’obligation de vigilance, le groupe COMDATA a mis en place la collecte d’une charte des achats responsables, une charte anti-corruption en fonction de la typologie du fournisseur, ainsi qu’une charte éthique.

Les utilisateurs Provigis connectés interrogent Brian Sudrie sur la réticence de certains fournisseurs au dépôt des documents ; selon lui, il y a deux hypothèses : 

« Soit ils ne sont pas à jour parce qu’ils sont embêtés à devoir prendre du temps pour déposer sur la plateforme. Soit ils ne connaissent pas l’outil, ne connaissent pas les documents. L’interlocuteur ajouté sur Provigis peut être dans certains cas de figure un directeur de compte qui ne connaît pas tous les aspects juridiques. Parfois, il faut chercher le bon interlocuteur. Mais lorsqu’on leur présente de manière pédagogique les enjeux de notre démarche qui a pour but de s’assurer qu’ils sont sur la même ligne de communauté de valeurs, cela fonctionne bien. »

Le webinar s’est terminé avec une session de questions/réponses très riches avec les participants afin d’approfondir certaines réflexions sur le déploiement de ce type de questionnaire et sur la façon de le mettre en place en interne.

Nous remercions vivement nos participants et nous vous donnons très prochainement rendez-vous pour de nouveaux webinars Provigis !

Pour accéder au replay du webinar, cliquez ici !