L’archivage des documents de conformité : quels enjeux pour les entreprises ?

Dans un environnement économique de plus en plus complexe, la conformité des tiers s’impose comme un sujet stratégique qui mérite toute l’attention des décideurs. La gestion des documents de conformité s’inscrit au cœur de cette problématique, de la collecte à l’exploitation en passant par le stockage et l’archivage.

Dans cet article, nous explorons la notion de document de conformité et les enjeux d’un archivage dans les règles de l’art pour les entreprises donneuses d’ordre.

Qu’est-ce qu’un document de conformité et pourquoi est-il important ?

Au sens strict, les documents de conformité apportent une preuve tangible qu’une personne morale ou physique respecte une ou plusieurs réglementation(s) en vigueur, qui peuvent être liées à son secteur d’activité, son statut juridique, le code du travail, l’environnement, la santé et la sécurité, la protection des données, etc.

En plus des documents communs, chaque secteur d’activité peut avoir ses propres exigences en matière de conformité. Dans le secteur de la santé par exemple, on citera les attestations de respect des normes de confidentialité des données des patients. Dans le secteur de la construction, nous aurons notamment des certificats de conformité aux normes de sécurité au travail.

Les enjeux sont triples. Premièrement, ces documents permettent aux entreprises de prouver qu’elles respectent la loi, non seulement pour éviter les amendes et les sanctions, mais aussi pour préserver leur réputation. Ensuite, les documents de conformité apportent une assurance aux parties prenantes de l’entreprise, notamment les clients, les fournisseurs, les investisseurs et les salariés.

Enfin, la documentation de conformité est un des piliers de l’audit interne et externe. Les auditeurs utilisent ces documents pour vérifier que l’entreprise respecte les réglementations et pour identifier des pistes d’amélioration, notamment en matière de gestion des risques.

Archivage des documents de conformité : de quoi parle-t-on ?

L’archivage des documents de conformité fait référence au processus de stockage structuré et organisé de ces documents de manière à ce qu’ils puissent être facilement retrouvés et consultés en cas de besoin. Ce processus est sensible dans la mesure où ces documents sont requis lors des audits, des inspections, ou pour répondre à des demandes spécifiques des autorités réglementaires… sans oublier que les documents stockés sont parfois confidentiels.

Dans la pratique, l’archivage implique non seulement de conserver les documents, mais aussi de les organiser de manière logique et d’en assurer la sécurité. Il s’agira par exemple de catégoriser ces documents par type, par date, par domaine de conformité (par exemple, environnemental, travail, financier), ou tout autre critère qui a du sens pour l’entreprise dans le contexte de son secteur d’activité. L’archivage couvre également la mise en place de procédures pour la destruction sécurisée des documents (et des fichiers) qui ne sont plus nécessaires, en respectant les délais de conservation imposés par la loi.

Archivage des documents de conformité : quels avantages pour les entreprises donneuses d’ordres ?

Maîtrise des risques juridiques et financiers, optimisation des processus de vérification, faire un pas de plus vers l’excellence opérationnelle, protection des données… l’archivage des documents de conformité présente de nombreux avantages pour l’entreprise donneuse d’ordre.

1. Maîtrise des risques juridiques et financiers

Prenons l’exemple de l’obligation de vigilance. Cette loi impose aux entreprises donneuses d’ordres de s’assurer, à travers la vérification de certains documents (Kbis ou équivalent, attestation de vigilance, LNTE), que ses sous-traitants respectent la loi en matière de déclaration et d’immatriculation des travailleurs, de paiement des cotisations sociales et de conformité aux normes de travail.

Si l’entreprise ne respecte pas cette obligation, elle pourra être tenue solidairement responsable et encourir les mêmes sanctions civiles et pénales que le sous-traitant en infraction.

De même, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose des obligations strictes en matière de protection des données personnelles. Si les tiers avec lesquels l’entreprise travaille traitent des données personnelles pour le compte de l’entreprise en violation du RGPD, l’entreprise donneuse d’ordre pourrait être tenue responsable et risque des sanctions financières importantes pouvant atteindre 4 % de son chiffre d’affaires annuel global ou 20 millions d’euros, selon le montant le plus élevé.

En archivant de manière structurée les documents de conformité des tiers, les entreprises donneuses d’ordres peuvent s’assurer qu’elles disposent des preuves nécessaires pour démontrer qu’elles ont pris toutes les mesures requises pour se conformer à ces obligations. Ainsi, elles peuvent mieux maîtriser les risques juridiques et financiers associés à leur relation avec les tiers.

2. Optimisation des processus de vérification

Que ce soit pour des vérifications internes ou des audits menés par des organismes externes, la présence d’un système d’archivage organisé va considérablement réduire le temps et l’effort nécessaires pour démontrer la conformité des tiers.

Les documents de conformité des tiers, comme les attestations d’assurance, les certifications, les rapports d’audit, les attestations de régularité fiscale et les documents associés à l’obligation de vigilance sont souvent demandés lors des audits. Avoir un accès rapide et facile à ces documents peut accélérer le processus et faciliter la démonstration de la conformité.

De plus, une bonne gestion de l’archivage des documents de conformité des tiers facilite également le processus de suivi des documents expirés ou à renouveler. Cela permet de maintenir une conformité continue des tiers, en évitant les lacunes qui pourraient survenir si des documents étaient perdus ou endommagés.

Enfin, l’optimisation de ces processus de vérification grâce à un archivage structuré des documents de conformité des tiers peut aussi avoir un impact positif sur l’organisation des équipes en charge de ces tâches.

3. Viser l’excellence opérationnelle et améliorer la compétitivité

L’archivage structuré des documents de conformité des tiers contribue à la quête d’excellence opérationnelle et renforce la compétitivité des entreprises donneuses d’ordre. Voici comment :

• Efficacité opérationnelle : un système d’archivage de documents efficace permet de gagner du temps en rendant l’accès aux documents nécessaires plus rapide et en réduisant le temps passé sur la gestion administrative. Cette efficacité libère des ressources qui peuvent être réaffectées à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Réduction des délais : la rapidité est un facteur de compétitivité, et l’entreprise peut être plus réactive dans ses opérations et ses prises de décision.
• Agilité organisationnelle : dans un environnement réglementaire en constante évolution, la capacité à s’adapter rapidement est un atout majeur. Un système d’archivage efficace permet à l’entreprise de vérifier rapidement la conformité d’un tiers sur une période donnée afin de se prémunir contre les risques éventuels et d’orienter les prises de décisions relatives à la sélection de nouveaux tiers.

En somme, en contribuant à l’efficacité opérationnelle, à la réduction des délais et à l’agilité organisationnelle, l’archivage structuré des documents de conformité des tiers s’impose également comme un outil de compétitivité.

4. Digitalisation, sécurité et protection des documents

L’archivage numérique des documents de conformité peut apporter une solution intéressante aux défis de sécurisation et de protection des données :

• Avec un système d’archivage digitalisé, l’entreprise facilite la centralisation des informations, l’organisation des données et la gestion des droits d’accès, dans la mesure où ils ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées. C’est particulièrement important pour les documents contenant des informations sensibles ou confidentielles.
• La dématérialisation des documents de conformité peut présenter des risques, notamment la perte de données en cas de panne de système ou d’incident de sécurité. Un système d’archivage sécurisé peut protéger contre ce risque en assurant que des copies de sauvegarde des documents sont maintenues et peuvent être récupérées en cas de besoin.

Provigis, votre partenaire en matière de conformité des tiers

En tant que Tiers de Collecte Probatoire (TCP), Provigis vous permet de piloter la conformité de vos tiers à travers une plateforme digitale sécurisée (voir notre SecurityScoreCard) qui centralise tous les documents de conformité, conservés 10 ans pour les documents légaux et 6 ans pour les documents spécifiques.

Provigis offre un avantage unique pour les donneurs d’ordres : la conservation des documents est assurée même après la sortie des tiers du référentiel. Vous pouvez facilement accéder aux documents de conformité même après la fin de la relation contractuelle, pour assurer la protection de votre organisation.

Transformez le défi de la conformité des tiers en opportunité et faites un pas de plus vers l’excellence opérationnelle.