L’archivage des documents de conformité : quels enjeux pour les entreprises ?

L’archivage des documents de conformité : principe, enjeux et guide pratique (2025)

Archiver les documents de conformité, c’est gérer une matière vivante. Les pièces expirent, se renouvellent, changent de statut, basculent d’un outil à un autre et disparaissent parfois avec le collaborateur qui les gérait.

Entre les échéances semestrielles, les durées de conservation imposées par la loi, les audits de plus en plus fréquents et les contentieux qui surgissent deux ou trois ans après la fin d’un contrat, la solidité du système d’archivage conditionne la capacité de l’entreprise à produire les bonnes preuves, au bon moment, avec le bon niveau de traçabilité.

Provigis outille des milliers d’entreprises pour tenir cette promesse au quotidien : centralisation, validité, historique, durée de conservation, accès à distance, pistes d’audit... Pour vous aider, la rédaction vous propose un guide pratique qui recense les documents de conformité à collecter et archiver, les durées à respecter, les risques d’un archivage manuel et les bonnes pratiques pour sécuriser la conformité documentaire dans la durée et répondre aux exigences en cas de contrôle, d’audit ou de litige.

Qu’est-ce qu’un document de conformité et pourquoi est-il important ?

Au sens strict, les documents de conformité apportent une preuve tangible qu’une personne morale ou physique respecte une ou plusieurs réglementation(s) en vigueur, qui peuvent être liées à son secteur d’activité, son statut juridique, le code du travail, l’environnement, la santé et la sécurité, la protection des données, etc.

En plus des documents communs, chaque secteur d’activité peut avoir ses propres exigences en matière de conformité. Dans le secteur de la santé par exemple, on citera les attestations de respect des normes de confidentialité des données des patients. Dans le secteur de la construction, nous aurons notamment des certificats de conformité aux normes de sécurité au travail.

Les enjeux sont triples. Premièrement, ces documents permettent aux entreprises de prouver qu’elles respectent la loi, non seulement pour éviter les amendes et les sanctions, mais aussi pour préserver leur réputation. Ensuite, les documents de conformité apportent une assurance aux parties prenantes de l’entreprise, notamment les clients, les fournisseurs, les investisseurs et les salariés.

Enfin, la documentation de conformité est un des piliers de l’audit interne et externe. Les auditeurs utilisent ces documents pour vérifier que l’entreprise respecte les réglementations et pour identifier des pistes d’amélioration en matière de gestion des risques.

Archivage des documents de conformité : de quoi parle-t-on ?

L’archivage des documents de conformité fait référence au processus stockage structuré et organisé de ces documents de manière à ce qu’ils puissent être facilement retrouvés et consultés en cas de besoin.

Ce processus est sensible, dans la mesure où ces documents sont requis lors des audits, des inspections, ou pour répondre à des demandes spécifiques des autorités réglementaires… sans oublier que les documents stockés sont parfois confidentiels.

Dans la pratique, l’archivage implique non seulement de conserver les documents, mais aussi de les organiser de manière logique et d’en assurer la sécurité. Il s’agira par exemple de catégoriser ces documents par type, par date, par domaine de conformité (par exemple, environnemental, travail, financier), ou tout autre critère qui a du sens pour l’entreprise dans le contexte de son secteur d’activité.

L’archivage couvre également la mise en place de procédures pour la destruction sécurisée des documents (et des fichiers) qui ne sont plus nécessaires, en respectant les délais de conservation imposés par la loi.

Les documents de conformité des tiers à archiver : obligations légales et bonnes pratiques

La collecte et l'archivage des documents de conformité mobilisent des ressources considérables pour les entreprises soumises aux obligations de vigilance et anticorruption.

Entre l'obligation et le devoir de vigilance, les exigences Sapin II, le RGPD et les réglementations sectorielles, les équipes jonglent avec des centaines de pièces justificatives aux durées de conservation variables. Cette complexité documentaire génère des risques majeurs : responsabilité solidaire en cas de défaillance d'un tiers, sanctions administratives pour non-présentation de documents, voire mise en cause pénale.

La rédaction de Provigis détaille ici les documents de conformité obligatoires, leurs modalités de collecte et leurs durées d'archivage. En tant que Tiers de Collecte Probatoire (TCP) depuis 2009, Provigis centralise ces justificatifs pour plus de 100 000 entreprises et automatise leur validation via des API gouvernementales.

#1 Les documents de conformité de l'obligation de vigilance (Code du travail, articles L.8222-1 et suivants)

L'obligation de vigilance s'impose à tout donneur d'ordres qui contracte avec un tiers pour un montant supérieur ou égal à 5 000 euros hors taxes sur une période de 12 mois. Cette obligation vise à lutter contre le travail dissimulé et impose la collecte et l'archivage de trois documents, à renouveler tous les six mois :

• L'attestation d'immatriculation. Il s’agit du document officiel prouvant l'existence juridique du tiers : extrait Kbis pour les sociétés commerciales, extrait D1 pour les artisans, avis de situation INSEE pour les auto-entrepreneurs ou tout document équivalent pour les entreprises étrangères. Chaque version doit être archivée pendant toute la durée de la relation contractuelle ;
• L'attestation de vigilance: délivrée par l'URSSAF, la MSA ou le SSI selon le régime du tiers, elle certifie que l'entreprise est à jour de ses déclarations et paiements de cotisations sociales. Valable six mois maximum, chaque attestation semestrielle doit être collectée et conservée pour créer un historique de conformité du tiers ;
• La liste nominative des travailleurs étrangers (LNTE): conformément à l'article D.8254 du Code du travail, le tiers doit fournir la liste de ses salariés étrangers hors UE soumis à autorisation de travail. À défaut d'emploi de travailleurs étrangers, une attestation sur l'honneur de non-emploi suffit. Chaque mise à jour doit être archivée.

Ces documents doivent être conservés pendant toute la durée de la relation contractuelle, plus 5 ans après sa fin (délai de prescription). Ils doivent rester accessibles pour tout contrôle de l'inspection du travail ou de l'URSSAF. Le non-respect de ces obligations expose le donneur d'ordres à la responsabilité solidaire : il peut être tenu de payer les cotisations sociales, les impôts et/ou les salaires dus par son cocontractant défaillant.

#2 Les documents financiers et fiscaux (Code général des impôts, Code de commerce)

La loi n’impose pas de manière systématique la collecte et l’archivage des documents financiers et fiscaux d’un tiers. Toutefois, ces documents sont souvent exigés dans les procédures de référencement, les appels d’offres publics et, plus largement, les contrats à forts enjeux économiques. Leur archivage permet de justifier la solidité financière du cocontractant et la traçabilité des paiements.

Voici les documents les plus couramment demandés :

• Attestation de régularité fiscale : elle atteste que le tiers est à jour de ses obligations fiscales (TVA, IS, etc.). Ce document est obligatoire dans les marchés publics selon le décret n° 2016-360. Dans les relations privées, il peut être exigé contractuellement. Sa durée de validité est généralement de 6 mois ;
• Bilans comptables et liasses fiscales : bien qu’aucune obligation légale ne contraigne le tiers à les fournir, ces documents sont souvent demandés pour les appels d’offres de taille importante ou les consultations à risques. Leur conservation permet de justifier que le choix du fournisseur reposait sur des critères objectifs de solvabilité ;
• Relevé d'identité bancaire (RIB) : ce document est indispensable pour effectuer les paiements. Il doit être vérifié à chaque nouveau tiers et archivé avec les pièces justificatives du dossier fournisseur, notamment pour lutter contre les fraudes au virement.

En pratique, ces documents doivent être archivés pendant toute la durée de la relation contractuelle. Ensuite :

• Les pièces justificatives comptables (factures, bons de commande, preuves de virement, bilans) doivent être conservées 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable, conformément à l’article L.123‑22 du Code de commerce ;
• Les documents bancaires non comptabilisés, comme le RIB, relèvent d’un délai de conservation de 5 ans (article L.110‑4 du même code).

💡 À savoir sur la durée d’archivage

Les délais légaux constituent des durées minimales de conservation. Un contrat peut imposer une durée plus longue, mais jamais inférieure à celle fixée par la loi.

#3 Les documents à collecter et archiver dans le cadre de la loi Sapin II (anticorruption)

La loi Sapin II impose une série de mesures qui reposent en grande partie sur la preuve documentaire. Chaque pilier du dispositif doit pouvoir être justifié, contrôlé et révisé.

Le point de départ reste la cartographie des risques. Elle formalise l’exposition de l’entreprise à la corruption en fonction de ses métiers, de ses zones géographiques, de ses types de partenaires ou encore de ses circuits décisionnels. Il est recommandé de mettre à jour ce document régulièrement (souvent chaque année) et de le conserver dans la durée, le plus souvent pendant 10 ans (durée raisonnable) pour garder une traçabilité complète sur plusieurs cycles d’évaluation et répondre à un éventuel contrôle de l’AFA.

Autre pièce structurante : le code de conduite anticorruption. Il définit les comportements inacceptables, précise les sanctions internes et matérialise l’engagement de l’entreprise. Sa dernière version doit être accessible à tout moment, mais les anciennes versions, si elles ont été diffusées ou annexées à des contrats, doivent aussi être conservées. La durée de conservation dépend du risque contentieux, mais une durée de 5 à 10 ans permettra de sécuriser les relations contractuelles et les audits internes.

Le registre des alertes internes, quand il existe, retrace les signalements, les faits rapportés, les étapes du traitement, les suites données... Il tombe sous le régime du RGPD : les données personnelles doivent être supprimées ou anonymisées une fois le traitement terminé. En revanche, dans une logique de preuve, il est recommandé de conserver ces éléments pendant au moins cinq ans, notamment en cas de contentieux ou d’enquête interne.

La procédure d’évaluation des tiers implique une collecte régulière d’informations sur les clients, fournisseurs et partenaires. Les pièces justificatives couvrent le Kbis, les attestations fiscales, les RIB, les documents d’identité mais aussi des questionnaires, des notations internes, des échanges de mails, des preuves d'engagements contractuels, etc. Selon le Code de commerce, certaines pièces comme les justificatifs comptables doivent être conservées dix ans. D'autres, comme les grilles de scoring ou les analyses ponctuelles relèvent d’une conservation plus souple, mais une durée de 5 ans est recommandée pour garantir la cohérence du suivi.

La formation des collaborateurs à la lutte contre la corruption fait également partie des obligations. Les registres doivent permettre de savoir qui a suivi quelle formation, quand, sur quel support, avec quel score ou quelle attestation. Ce suivi peut relever des RH, mais dans le cadre Sapin II, il devient aussi un levier de preuve en cas de contrôle. Là encore, une durée de 10 ans couvrira la plupart des besoins en cas de contrôle et évitera les trous dans les historiques.

Enfin, dès lors qu’un manquement aux règles anticorruption a donné lieu à une sanction, le dossier disciplinaire correspondant peut être rapproché du dispositif Sapin II. La conservation de ces dossiers obéit aux règles RH classiques (3 ans), mais un archivage de 5 ans reste cohérent avec la logique de contrôle de l’AFA et le besoin de démontrer la cohérence de la politique de sanctions internes.

💡 Provigis vous accompagne dans votre conformité à la loi Sapin II

En tant que Tiers de Collecte Probatoire (TCP), Provigis centralise l’ensemble des documents attendus dans le cadre du dispositif anticorruption, de manière authentifiée et traçable : code de conduite, attestation d’assurance, déclaration de bénéficiaires effectifs ou encore justificatifs liés aux conflits d’intérêts. La plateforme permet également d’automatiser les campagnes de collecte selon les typologies de fournisseurs, de déclencher les questionnaires Sapin II selon un scoring prédéfini (compliance, activité, pays, presse négative, etc.), d’intégrer une e-signature, de suivre les indicateurs de conformité et d’archiver durablement les preuves collectées.

#4 Les documents à collecter et archiver dans le cadre du devoir de vigilance des sociétés mères (loi n° 2017-399)

La loi relative au devoir de vigilance des sociétés mères et des entreprises donneuses d'ordre du 27 mars 2017 impose aux grandes entreprises d'élaborer, publier et mettre en œuvre des mesures d'identification des risques et de prévention des atteintes aux droits humains, à la santé et à l'environnement.

Cette obligation génère un important volume documentaire que les entreprises concernées doivent collecter, organiser et archiver :

• La cartographie des risques qui identifie, analyse et hiérarchise les risques selon le secteur d'activité, la localisation géographique et la taille des partenaires. Ce document conditionne toutes les autres mesures du plan de vigilance ;
• Les procédures d'évaluation des tiers comprennent les questionnaires d'audit envoyés aux filiales, sous-traitants et fournisseurs, leurs réponses, les rapports d'évaluation sur site, les grilles de notation interne et les certificats de conformité sectoriels (environnement, social, sécurité) ;
• Les actions correctives se matérialisent par des plans d'action pour chaque risque identifié, les preuves de leur mise en œuvre, les indicateurs de suivi d'efficacité et les échanges avec les tiers concernés ;
• Le dispositif d'alerte génère un registre des signalements reçus, la traçabilité de leur traitement et les comptes-rendus des concertations avec les organisations syndicales ;
• Les rapports annuels englobent le plan de vigilance publié, le compte-rendu de sa mise en œuvre et son intégration dans le rapport de gestion.

Dans la mesure où la loi sur le devoir de vigilance ne précise pas de durée d'archivage, il est recommandé de conserver ces documents pendant 6 ans minimum (délai de contrôle administratif standard) à 10 ans pour assurer une traçabilité complète. En cas de contentieux, la conservation doit perdurer jusqu'à résolution définitive plus les délais de prescription civile.

#5 Les documents à collecter et archiver pour la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT)

La réglementation LCB-FT s’impose à tous les organismes listés à l’article L.561-2 du Code monétaire et financier : établissements de crédit, sociétés de financement, assurances, experts-comptables, commissaires aux comptes, notaires, avocats, agents immobiliers, marchands de biens, sociétés de domiciliation, plateformes d’échange de cryptoactifs, entre autres.

Ces entités doivent justifier d’un dispositif documentaire qui couvre l’identification des clients, l’analyse du risque et la traçabilité des contrôles. Le dossier LCB-FT rassemble :

• Un justificatif d’identité du dirigeant et du bénéficiaire effectif (Kbis, statuts, pièce d’identité, justificatif de domicile) ;
• Une déclaration de bénéficiaires effectifs (RBE) à jour ;
• Un questionnaire d’évaluation LCB-FT, signé et daté ;
• Les preuves de contrôles sur listes de sanctions ou de PEP, avec date et résultat ;
• Les justificatifs de provenance des fonds pour toute opération à risque ou dépassant un certain seuil ;
• Les correspondances et échanges sur la diligence menée, y compris les demandes de documents complémentaires et les notes d’analyse.

💡 Conservation et archivage des documents de conformité

Les pièces doivent être conservées cinq ans à compter de la fin de la relation d’affaires ou de l’opération ponctuelle (article L.561-12 du Code monétaire et financier). L’archivage doit permettre de produire chaque document lors d’un contrôle ACPR ou TRACFIN. Toute carence documentée entraîne une mise en cause directe de la responsabilité de l’entité contrôlée.

#6 Les documents de conformité RGPD à collecter et archiver auprès des tiers (prestataires, sous-traitants, partenaires)

Le RGPD impose une traçabilité complète de la gestion des données personnelles. L’entreprise doit rassembler tous les éléments qui permettent de prouver le respect de ses obligations, tant sur les traitements réalisés en interne que dans la gestion des sous-traitants et partenaires extérieurs.

Documents internes à collecter et archiver

• Registre des traitements : inventaire nominatif de chaque traitement avec la finalité, la base légale, les catégories de données, les personnes concernées, les destinataires, les transferts hors UE, la durée de conservation et les mesures de sécurité associées (article 30 RGPD) ;
• Analyses d’impact (PIA/DPIA) : rapport pour chaque traitement qui présente un risque élevé (par exemple : surveillance, scoring, géolocalisation massive…), avec détail des risques identifiés, arbitrages retenus et mesures correctrices mises en place.
• Mentions d’information : modèles des textes remis aux personnes concernées (clients, salariés, usagers), preuve de leur diffusion ou accessibilité ;
• Registre des droits exercés : historique des demandes reçues (accès, rectification, effacement, portabilité, limitation, opposition), dates et preuves des réponses envoyées ;
• Registre des violations de données : fiche détaillée pour chaque incident avec origine, chronologie, mesures prises, notifications réalisées auprès de la CNIL et, si nécessaire, des personnes concernées ;
• Preuves de sensibilisation : listes des formations suivies, supports utilisés, enregistrements de communication interne sur le RGPD.

Documents liés aux tiers et sous-traitants

• Contrats de sous-traitance (article 28 RGPD) : chaque contrat formalise les instructions, le périmètre des données accessibles, les obligations de sécurité, la durée, les modalités de contrôle et la restitution ou destruction en fin de mission ;
• Annexes RGPD ou DPA signés : documentation jointe au contrat qui liste les exigences RGPD acceptées par le tiers avec la date de signature et les coordonnées du délégué à la protection des données (DPO) ;
• Preuves d’audit et de contrôle : rapports remis par le sous-traitant, comptes-rendus de visites, attestations de conformité ou certifications obtenues, plans d’action en cas de non-conformité ;
• Traçabilité des instructions : échanges écrits (emails, comptes rendus, plateformes dédiées) qui attestent des consignes données, des arbitrages, des corrections ou des consignes en cas d’incident ;
• Notifications d’incident : accusés de réception et échanges sur la gestion d’une violation impliquant un tiers, preuve des démarches vis-à-vis de la CNIL et des personnes concernées.

💡 Conservation et archivage des documents de conformité

Les registres, analyses d’impact et contrats sont conservés tant que le traitement existe, puis archivés pour une durée définie dans la politique interne (généralement 3 à 6 ans selon la nature du traitement ou la prescription applicable). Les contrats de sous-traitance et DPA restent accessibles cinq ans après la fin de la relation contractuelle pour répondre à toute demande de la CNIL ou en cas de contentieux.

#7 Autres documents de conformité à collecter et archiver

Certains secteurs ou types de contrat exigent des documents complémentaires qui ne relèvent d’aucune des catégories précédentes. Cette section regroupe les preuves à conserver pour répondre à des obligations professionnelles, à des exigences d’assurance, à des normes de sécurité, ou à des règles imposées dans certains secteurs d’activité.

Documents liés à la sécurité et à l’hygiène

• Registres de sécurité : registre incendie, registre des vérifications périodiques (ascenseurs, installations électriques, machines), rapports de contrôles techniques, attestations de conformité des équipements, main courante sécurité ;
• Documents d’hygiène et santé au travail : fiches d’exposition, attestations de formation à la sécurité, registres d’accidents bénins, preuves de suivi médical, attestations de conformité des locaux (accessibilité, ERP…).

Documents relatifs à la propriété intellectuelle

• Contrats de cession ou licence : accords de cession de droits d’auteur, contrats de licence logicielle, preuves de dépôt INPI (brevets, marques, dessins, modèles) ;
• Certificats d’authenticité ou d’antériorité : constats d’huissier, enveloppes Soleau, accusés de réception INPI.

Documents d’assurance

• Attestations d’assurance : responsabilité civile professionnelle, décennale, assurance produit, cyber-risque ;
• Déclarations de sinistre et correspondances avec l’assureur : preuves de déclaration, décisions de prise en charge ou de refus, rapports d’expertise.

Documents relatifs à la conformité produit ou secteur

• Certificats de conformité : conformité CE, attestations de conformité sectorielle (alimentaire, construction, transport…) ;
• Procès-verbaux de contrôle : douanes, organismes certificateurs, laboratoires de tests.

Documents liés à la commande publique ou à certains marchés privés

• Certificats d’aptitude : attestations d’inscription sur les listes professionnelles, certificats QUALIBAT ou équivalents.
• Engagements contractuels et attestations d’exécution : procès-verbaux de réception de travaux, attestations de bonne exécution, mainlevées de réserves.

💡 Durée et conditions d’archivage

Chaque document suit la prescription imposée par son régime : code du travail, code de la santé publique, code de la propriété intellectuelle, code des assurances ou règlement propre au métier : généralement de trois à dix ans, parfois plus en cas de contentieux ou de garantie longue durée. L’accès rapide à chaque preuve permet de lever toute contestation lors d’un audit, d’une inspection, d’un litige ou d’un contrôle (inspection du travail, assurance, douane, administration sanitaire…).

Les 8 inconvénients de l'archivage manuel des documents de conformité

#1 Relances chronophages pour chaque mise à jour semestrielle

L'obligation de vigilance impose le renouvellement des attestations URSSAF tous les six mois. Pour une entreprise qui gère 500 fournisseurs, cela représente 1 000 relances annuelles uniquement pour ce document. S'y ajoutent les mises à jour des Kbis, des attestations d'assurance, des certifications ISO qui expirent à des dates différentes...

Nawel Yaiche, Chef Comptable/Achats Groupe chez SQLI, nous raconte son expérience avant l’implémentation de la solution Provigis : « Nous référençons environ 10 fournisseurs par jour. Relancer chaque fournisseur pour la mise à jour de leurs informations était très chronophage. »

Les équipes achats consacrent des journées entières à envoyer des emails de rappel, suivre les retours et relancer les retardataires. Ce temps mobilisé sur des tâches administratives répétitives empêche les acheteurs de se concentrer sur leur cœur de métier : la négociation et l'optimisation des achats.

#2 Dispersion des documents dans les outils et les équipes

Les documents de conformité peuvent arriver par des canaux différents : emails aux Achats, courriers au service juridique, portails fournisseurs, plateformes de dématérialisation... L'attestation URSSAF est stockée dans le dossier partagé des achats, le Kbis dans l'ERP, les certificats d'assurance chez le Risk Manager, les documents Sapin II au service compliance, etc.

Cette fragmentation crée des situations critiques lors des audits ou contrôles. L'inspecteur du travail demande la LNTE d'un sous-traitant ? Il faut solliciter trois services différents, vérifier plusieurs systèmes et espérer que le document n'a pas été égaré dans une boîte email. La recherche peut prendre des heures, voire s'avérer infructueuse si le collaborateur qui gérait le dossier a quitté l'entreprise.

#3 Impossibilité de savoir instantanément si un tiers est conforme

Lorsqu'un acheteur souhaite passer commande ou qu'un chef de projet veut faire intervenir un sous-traitant sur site, il doit d'abord vérifier la conformité documentaire. Sans système centralisé, cette vérification devient un parcours du combattant : consulter plusieurs fichiers Excel, interroger différents services et vérifier des dates de validité éparpillées.

L’absence de visibilité paralyse les opérations, car les équipes n'ont aucun moyen de savoir instantanément si un fournisseur est en règle. Et les conséquences peuvent être lourdes :

• Commandes bloquées en urgence faute d'information ;
• Interventions reportées le temps de vérifier les documents ;
• Ou pire : engagement avec des tiers non conformes. Les entreprises prennent alors le risque de la responsabilité solidaire.

#4 Risque de fraude documentaire sans validation systématique

Un Kbis falsifié, une attestation URSSAF modifiée, une fausse certification ISO... La fraude documentaire expose l'entreprise donneuse d'ordres à des sanctions. Sans processus de validation systématique, les équipes se contentent souvent d'un contrôle visuel rapide : le document semble correct. Il est donc accepté et archivé.

L’entreprise donneuse d’ordres s’expose alors aux conséquences de la responsabilité solidaire, qui peut alors lui coûter des centaines de milliers d'euros en redressements sociaux et fiscaux.

#5 Perte d'accès aux documents après fin de relation contractuelle

L'obligation d'archivage des documents de conformité court pendant 5 ans après la fin de la relation contractuelle.

Pourtant, dans la pratique, ces documents disparaissent rapidement après la fin de la collaboration : stockés dans la messagerie de l'acheteur qui a quitté l'entreprise, archivés sur un serveur réorganisé ou encore supprimés lors des « nettoyages » informatiques annuels.

Cette désorganisation devient critique lors des contrôles administratifs. Exemple typique : l'URSSAF vérifie en 2025 les cotisations sociales de 2022. Elle demande les attestations de vigilance d'un sous-traitant déréférencé en 2023.

L'entreprise avait bien collecté ces documents pendant la durée de la collaboration, mais impossible de les retrouver deux ans plus tard. Résultat : elle devient solidairement responsable des dettes sociales de son ancien prestataire faute de pouvoir produire les justificatifs nécessaires.

#6 Absence de piste d'audit pour les contrôles

Lors d'un contrôle, l'administration demande les documents et veut comprendre le processus. Qui a validé ce document ? Quand a-t-il été reçu ? Quelle version était valide à telle date ? Sans traçabilité, l'entreprise ne peut prouver sa diligence.

L'archivage manuel dans des dossiers partagés ne permet pas de reconstituer l'historique. Les documents sont écrasés par les nouvelles versions, les dates de réception se perdent et les validations ne sont pas tracées.

Face à un inspecteur, l'entreprise se retrouve démunie : elle possède peut-être les documents, mais ne peut démontrer qu'elle a respecté les délais et procédures imposés par la loi.

#7 Processus manuels sources d’erreurs et d’oublis

Un simple oubli dans la saisie d’une date d’expiration, une version périmée archivée au mauvais endroit, un email non traité ou transféré à la mauvaise personne, et c’est l’ensemble du dispositif de conformité qui vacille.

Les équipes jonglent entre des fichiers Excel partagés, des emails reçus en copie cachée et des validations dispersées. Ce morcellement ouvre la porte aux oublis de relance, à la collecte de documents incomplets ou non conformes, voire à la validation accidentelle de pièces expirées.

La moindre défaillance expose l’entreprise à un risque de sanction en cas de contrôle : amende, redressement social, remise en cause d’un marché, etc.

#8 Difficulté à produire rapidement les preuves lors d’un contrôle

Lorsqu’un inspecteur réclame l’intégralité des pièces justificatives pour un fournisseur donné ou une catégorie de documents sur une période de plusieurs années, il faut rassembler des attestations stockées sur différents serveurs, extraire les emails archivés dans des boîtes personnelles et vérifier les versions disponibles.

L’absence de centralisation et d’indexation transforme chaque contrôle en course contre la montre. Les équipes perdent un temps considérable à reconstituer l’historique, sans garantie d’aboutir. L’archivage manuel ne tient pas la cadence face à la demande de preuves à la volée.

Provigis, votre partenaire en matière de conformité des tiers

Fondé en 2009, Provigis est un Tiers de Collecte Probatoire (TCP). Nous mettons à disposition de nos clients une plateforme digitale sécurisée (voir notre SecurityScoreCard) qui centralise l’ensemble des documents de conformité de leurs tiers : collecte, relances automatiques, notifications, contrôle de validité, indexation, archivage et piste d’audit complète.

Chaque pièce est conservée dix ans pour les documents légaux et six ans pour les documents métiers. La conservation des documents reste assurée même après la sortie des tiers du référentiel : les donneurs d’ordres gardent un accès direct à tous les justificatifs, même après la fin d’une relation contractuelle, ce qui garantit la protection de l’organisation lors des contrôles ou en cas de litige.

L’intégration aux outils métiers (ERP, SRM, API) assure la circulation fiable de l’information et l’adaptation aux besoins de chaque organisation. En centralisant la conformité documentaire, Provigis réduit le risque de perte de pièces, accélère la production de preuves et garantit une traçabilité continue, même après un changement d’équipe ou une réorganisation interne. Réservez votre démo !