L’add-on Provigis sur Ivalua : optimisez la gestion de votre risque fournisseur

Défaillance dans la gestion du risque fournisseur : quelles conséquences ? (+ cas typiques)

Le risque fournisseur ne se résume pas à une défaillance ponctuelle ou au non-respect d’une clause contractuelle. Il réside plutôt dans l’écart entre les informations disponibles au moment de la décision et la réalité évolutive du fournisseur.

Ce décalage peut rester invisible si les données ne sont pas actualisées, croisées et partagées entre les bons acteurs (achats, juridique, conformité, finance…). Prenons trois exemples typiques que nous observons sur le terrain.

#1 Un marché suspendu à cause d’un Kbis périmé

Un acteur du secteur de l’énergie lance un appel d’offres pour la rénovation d’une infrastructure. L’un des fournisseurs historiques, connu et déjà référencé, est retenu pour plusieurs lots. Tout est prêt pour le démarrage du chantier, les équipes sont mobilisées et les livraisons planifiées.

Mais à quelques jours de la signature du marché, le service juridique détecte un blocage : le Kbis fourni lors du référencement date de plus d’un an. La vérification croisée avec Infogreffe fait ressortir une procédure de liquidation judiciaire. Le fournisseur est en cessation d’activité depuis quatre mois.

Le service achats n’avait reçu aucune alerte : le prestataire avait bien transmis les documents requis lors de son référencement, mais il n’avait pas actualisé ses justificatifs depuis plus de 18 mois. Aucun système de relance ou de contrôle de validité n’était en place.

Résultat : la procédure doit être suspendue en urgence. Un nouveau prestataire est identifié, mais le retard entraîne une révision complète du planning, un surcoût logistique et un (gros) risque contentieux.

#2 Une filiale bloquée par un prestataire non conforme au RGPD

Une entreprise du secteur bancaire prépare le lancement d’un nouveau service en ligne via une de ses filiales européennes. Le prestataire en charge de l’hébergement applicatif est le même que pour d’autres projets du groupe, déjà référencé et validé.

Mais à quelques jours de la mise en production, l’audit de conformité RGPD mené par la filiale révèle l’absence d’annexe contractuelle sur le traitement des données personnelles. Aucune clause sur la localisation des données ou les modalités de suppression n’a été prévue.

La direction juridique impose l’arrêt du déploiement tant que les garanties ne sont pas alignées sur les exigences du groupe. Le projet prend plusieurs semaines de retard, avec un impact direct sur le chiffre d’affaires attendu et la crédibilité commerciale de la filiale.

#3 Une défaillance fournisseur non anticipée malgré une conformité apparente

Une société de services numériques confie un chantier critique à un sous-traitant spécialisé, bien noté sur les volets « qualité » et « conformité documentaire ». Tous les documents sont à jour, aucune alerte juridique n’est détectée.

En réalité, l’entreprise sous-traitante a un autre problème : elle fait face à une forte tension de trésorerie, visible dans ses indicateurs financiers depuis plusieurs mois, avec notamment une chute du chiffre d’affaires et des retards de paiement URSSAF. Ces signaux faibles n’étaient ni collectés, ni analysés par les outils internes. Trois semaines après le lancement du projet, le prestataire cesse brutalement son activité.

Pour résumer : ce que vous risquez avec une gestion bâclée du risque fournisseur

Les risques fournisseurs sont rarement isolés. Une défaillance documentaire peut entraîner un blocage juridique qui retarde l’opérationnel, qui déclenche des coûts et qui fragilise la réputation. Avec ces risques enchevêtrés, l’entreprise paie généralement toutes les factures en même temps. Voici un résumé des principaux risques encourus en cas de pilotage défaillant ou partiel du risque fournisseur.

Musclez la gestion des risques fournisseurs avec l’add-on Provigis sur Ivalua

Ivalua s’est imposée comme une plateforme centrale dans les environnements achats complexes. Elle permet de structurer les processus de sourcing, de contractualisation et d’évaluation des fournisseurs dans un seul environnement. La majorité des grandes entreprises qui l’utilisent y intègrent une logique de scorecard, de pilotage des performances et de suivi des risques.

Mais certains volets critiques du risque fournisseur, notamment liés à la conformité documentaire, à la collecte de preuves ou à la supervision réglementaire, nécessitent un niveau de spécialisation et d’automatisation que les modules standards ne couvrent pas toujours de manière exhaustive.

C’est dans ce cadre que Provigis a développé un add-on Ivalua. Objectif : renforcer la qualité des données fournisseurs, automatiser les contrôles clés (validité des justificatifs, alerte en cas de non-conformité, collecte selon les typologies) et centraliser les preuves dans un environnement interopérable.

L’add-on Provigis s’inscrit dans une logique d’intégration : il complète les fonctionnalités d’Ivalua pour fiabiliser les décisions achats sur la base d’informations à jour, opposables et traçables.

Qu’est-ce qu’Ivalua ?

Ivalua est une plateforme de gestion des achats utilisée par de nombreuses grandes entreprises pour piloter l’ensemble du cycle fournisseur : sourcing, appels d’offres, contractualisation, suivi de la performance, conformité et risques. Elle centralise les données fournisseurs, unifie les workflows métiers et assure la traçabilité des échanges tout au long de la relation contractuelle.

Dans Ivalua, chaque fournisseur peut être évalué à travers une scorecard construite selon les critères définis par l’entreprise : solidité financière, performance qualité, respect des délais, conformité documentaire, RSE, etc. Ces scores permettent de visualiser rapidement les points de vigilance ou les écarts éventuels entre plusieurs fournisseurs sur un même segment.

Mais la qualité de cette évaluation dépend directement des données disponibles. Or, certaines informations clés comme les documents légaux, les certificats, les preuves de conformité réglementaire et les signaux de risque faibles sont souvent dispersées, obsolètes ou manquantes si elles ne sont pas alimentées automatiquement. C’est à ce niveau que l’add-on Provigis vient compléter le dispositif.

À quoi sert l’add-on Provigis intégré à Ivalua ?

L’add-on Provigis permet d’automatiser la collecte, la mise à jour et la vérification des données fournisseurs directement dans Ivalua. Il joue un rôle de tiers de confiance entre l’entreprise et ses prestataires en assurant une alimentation continue de la plateforme avec des informations documentées, valides et exploitables.

Concrètement, l’add-on Ivalua de Provigis synchronise automatiquement le portefeuille de fournisseurs entre les deux systèmes. Une fois en place, il déclenche la collecte des documents attendus selon les règles définies dans Ivalua (typologie fournisseur, pays, type de prestation, etc.). Les pièces demandées (Kbis, attestations sociales et fiscales, certificats d’assurance, documents RGPD, etc.) sont alors collectées via Provigis auprès des sources officielles ou directement auprès des tiers concernés.

L’add-on applique des contrôles de validité sur les documents, suit leur péremption et alerte en cas de non-conformité ou d’élément manquant. Chaque information collectée est historisée, horodatée, et rattachée au bon fournisseur dans Ivalua, sans intervention manuelle.

💡 En cas d’audit ou de contrôle…

Toutes les pièces justificatives collectées via Provigis sont historisées, horodatées et rattachées automatiquement au bon fournisseur dans Ivalua. En quelques clics, les équipes Achats, Conformité ou Juridique peuvent extraire un dossier complet et à jour sans avoir à croiser des fichiers Excel, relancer les fournisseurs ou reconstituer l’historique des échanges. La traçabilité est intégrée, le risque d’erreur humaine quasiment réduit à zéro.

Déploiement, paramétrage et maintenance de l’add-on Provigis dans Ivalua

Le déploiement de l’add-on Provigis dans Ivalua s’effectue en général en moins d’un mois. Ce délai court est rendu possible par une phase de cadrage en amont pendant laquelle les règles métier sont définies en fonction de la typologie fournisseurs de l’entreprise.

Une fois ces règles paramétrées, l’add-on fonctionne en autonomie, sans surcharge opérationnelle pour vos équipes internes.

Provigis assure la maintenance continue de l’add-on avec des mises à jour régulières intégrées automatiquement dans l’environnement de l’entreprise. Ces évolutions prennent en compte à la fois les retours des utilisateurs et les nouvelles exigences réglementaires (RGPD, DORA, NIS 2, devoir de vigilance…). Vous bénéficiez ainsi d’une solution toujours conforme, sans avoir à reparamétrer ou superviser vous-même les évolutions du connecteur.

🧩 COVEA optimise sa gestion des risques fournisseurs avec l'add-on Provigis intégré à Ivalua

Le groupe COVEA, leader de l'assurance en France, a enrichi sa plateforme Ivalua avec l'add-on Provigis pour automatiser la collecte des documents fournisseurs et renforcer la gestion des risques associés à sa Supply Chain. Grâce à cette intégration, COVEA a amélioré l'efficacité opérationnelle de ses équipes en réduisant les tâches manuelles et en assurant la conformité documentaire de ses tiers. Le déploiement a été réalisé en un mois avec un paramétrage des règles métier en amont.

5 bonnes pratiques pour réduire vos risques fournisseurs dans Ivalua

#1 Mettre en place des contrôles rigoureux sur les documents fournisseurs

La collecte des documents fournisseurs est un prérequis sur Ivalua, mais elle ne garantit en rien la fiabilité des données exploitées. Trop d’entreprises se contentent de vérifier si les pièces attendues sont présentes sans s’assurer de leur validité, de leur actualisation ou de leur conformité. Les contrôles doivent porter sur plusieurs niveaux :

• Vérification automatique de la validité administrative des documents. Par exemple : l’extrait Kbis doit dater de moins de trois mois, l’attestation URSSAF doit être en cours de validité à la date de consultation, etc. ;
• Chaque document collecté doit être horodaté et rattaché à un fournisseur identifié avec conservation de l’historique des versions afin de pouvoir répondre à toute demande d’audit ou de contrôle externe ;
• Le système doit signaler automatiquement tout document manquant, expiré ou incohérent (numéro de SIREN inexistant ou erroné, par exemple).
• Contrôles croisés avec des sources officielles, par exemple : recouper les statuts juridiques avec Infogreffe, les informations financières avec des bases fiables et les numéros de TVA intracommunautaire avec les registres européens.

Ces contrôles peuvent être mis en œuvre via des règles de gestion dans Ivalua, mais ils nécessiteront un moteur de validation externe capable de traiter automatiquement ces données. C’est précisément ce que permet l’add-on Provigis : fiabiliser chaque document en supprimant le risque de conformité « apparente ».

#2 Intégrer un logiciel spécialisé adapté à votre SI

Les modules natifs d’Ivalua couvrent l’ensemble du cycle fournisseur, mais certains contrôles nécessitent une spécialisation et un niveau d’automatisation que seule une solution tierce peut offrir. C’est le cas de la conformité documentaire, qui implique à la fois :

• Une vérification en temps réel ;
• Un lien avec les sources officielles ;
• Une historisation des preuves et une gestion fine des cas particuliers (multinationales, sous-traitants, documents RGPD, etc.).

L’intégration de l’add-on Provigis permet d’automatiser ces tâches sans quitter l’environnement Ivalua. L’add-on s’insère dans votre SI existant via des connecteurs API compatibles, avec authentification OAuth et transfert structuré des données. L’intégration est fluide, sans refonte de vos processus achats ni intervention manuelle de vos équipes.

Une fois l’add-on opérationnel, chaque fournisseur est synchronisé entre les deux plateformes. À chaque mise à jour, Provigis vérifie automatiquement les documents requis (Kbis, attestations sociales, certificats d’assurance, etc.), les valide auprès de l’administration ou du fournisseur et alimente Ivalua avec des données à jour, traçables et opposables.

#3 Assurer une surveillance continue de vos fournisseurs et de leurs risques

La collecte « historique » des documents n’a de valeur que si elle s’accompagne d’un suivi régulier. La situation d’un fournisseur peut évoluer (très) rapidement : changement de dirigeant, défaut de paiement URSSAF, retrait d’un agrément, perte d’une certification, alerte RGPD, incident réputationnel…

L’idée est de mettre en place une surveillance automatisée sur les signaux de risque, qu’ils soient documentaires, financiers, juridiques ou liés à la conformité. Cela suppose :

• Une actualisation périodique des documents sensibles (attestations fiscales, certificats, Kbis, etc.) sans relance manuelle ;
• Un système d’alerte en cas de changement détecté dans une source officielle ou de péremption imminente ;
• L’intégration de sources externes fiables (bases publiques, registres européens, listes de sanctions) dans votre dispositif de veille ;
• Une historisation des incidents et alertes par fournisseur pour faciliter la revue périodique ou la prise de décision.

L’add-on Provigis connecté à Ivalua alimente cette surveillance en temps réel : dès qu’un document devient invalide ou qu’un nouveau risque est détecté, l’information est automatiquement transmise à la fiche fournisseur. Votre équipe peut alors prendre les mesures nécessaires sans délai, que ce soit une suspension, une demande de justification, l’activation d’un plan d’action ou le remplacement du prestataire.

#4 Centraliser toutes les données fournisseurs dans un référentiel unique

La dispersion de l’information est un point de vigilance majeur dans la gestion des risques fournisseurs : documents stockés dans des drives partagés, échanges par emails non tracés, statuts connus par certaines équipes mais pas par d’autres, organisation en silos… Ce morcellement ne permet pas une vue consolidée, qui est un préalable indispensable au pilotage des risques.

La centralisation des données ne signifie pas forcément qu’il faut tout faire dans un seul outil. Il faut, à minima, faire converger les données critiques dans une plateforme de référence. Ivalua joue ce rôle, et l’add-on Provigis agit comme un agrégateur structuré : il alimente automatiquement les fiches fournisseurs avec des documents vérifiés, des dates de validité, des statuts de conformité et des éléments d’historique exploitables.

Concrètement, cela permet à vos équipes Achats, Juridique, Conformité et Finance de travailler à partir d’une base unique, sans perte d’information. Les données sont structurées, exploitables en quelques clics et disponibles dans un format compatible avec vos propres workflows.

Cette centralisation facilite aussi l’animation fournisseur : au lieu de demander à vos prestataires les mêmes pièces à plusieurs reprises, vous vous appuyez sur un système qui mutualise les demandes et évite les doublons.

#5 Automatiser les processus manuels liés à la gestion des risques fournisseurs

Beaucoup d’entreprises structurent bien leur cadre de gestion des risques… mais échouent à l’appliquer au quotidien faute de temps ou de moyens.

Relances manuelles, tableaux Excel à mettre à jour, pièces à vérifier une par une, suivi des échéances… ces tâches sont chronophages et sujettes aux erreurs humaines. L’objectif n’est pas de remplacer les équipes, mais de leur permettre de se concentrer sur l’analyse et la prise de décision. L’automatisation va permettre :

• Le déclenchement automatique de la collecte des documents requis en fonction du profil fournisseur ;
• Des contrôles de validité intégrés avec remontée d’alerte en cas de non-conformité ou de document expiré ;
• La synchronisation en temps réel entre Provigis et Ivalua pour éviter les doubles saisies et les oublis ;
• L’archivage structuré et traçable des preuves, accessible en cas de contrôle ou d’audit.

L’add-on Provigis permet de mettre en œuvre cette automatisation sans modifier vos processus métiers. Une fois configuré, il applique vos règles internes à grande échelle, alimente vos outils de pilotage et vous fait gagner un temps considérable dans le suivi des risques. Réservez votre démo.

Provigis, le partenaire de votre conformité

Provigis est une solution SaaS française de gestion de la conformité tiers déployée chez des centaines d’entreprises privées et publiques, de la PME au grand groupe. Elle permet de fiabiliser la relation fournisseur grâce à une approche documentaire rigoureuse, automatisée et traçable.

En tant que Tiers de Collecte Probatoire (TCP), Provigis centralise la collecte, la vérification, l’historisation et l’archivage des justificatifs fournisseurs : Kbis, attestations sociales et fiscales, certificats d’assurance, documents RGPD, etc. Elle interroge à la fois des sources officielles (URSSAF, Infogreffe, INSEE…) et les fournisseurs eux-mêmes. Vos équipes disposent à tout moment de données à jour, valides et opposables.

La solution s’intègre à tous les environnements SI, et notamment à Ivalua, via un add-on certifié qui alimente automatiquement les fiches fournisseurs avec les documents requis, les alertes de non-conformité, les historiques de mise à jour et les preuves de suivi.

Provigis est certifiée ISO 27001, hébergée en France et conforme aux exigences RGPD, DORA, Sapin II, NIS 2 et devoir de vigilance. Elle couvre également les besoins liés à la LCB-FT, aux dispositifs KYS et à la gestion des sous-traitants.