Obligation de vigilance : Kbis ou autre justificatif d’immatriculation ?

Obligation de vigilance : un petit rappel

Depuis le 1er janvier 2012, les entreprises françaises ont l’obligation de vérifier que leurs sous-traitants et fournisseurs respectent bien leurs obligations sociales, dès lors que le contrat dépasse 5 000 € HT.

Cette mesure a été introduite par l’article L. 8222-1 du Code du travail, renforcé par la loi du 31 décembre 2011 relative à la lutte contre le travail dissimulé.

Elle impose aux donneurs d’ordre et maîtres d’ouvrage de s’assurer que leurs cocontractants sont bien déclarés, immatriculés, et à jour de leurs cotisations sociales, sur toute la durée du contrat. En cas de manquement ou de fraude avérée (travail dissimulé, absence d’immatriculation, etc.), l’entreprise donneuse d’ordre peut être tenue solidairement responsable des manquements de son sous-traitant.

L’obligation de vigilance poursuit deux grands objectifs :

• Lutter contre la fraude au travail dissimulé ;
• Éviter que des entreprises ne fassent pression sur les prix en externalisant à des prestataires non conformes.

Cette obligation s’applique à tous les donneurs d’ordre qui concluent un marché de fournitures, de travaux ou de prestations de service de plus de 5 000 euros hors taxes sur l’année (article D8254-1 du Code du Travail). Les entreprises étrangères qui ont des contrats avec des sous-traitants en France sont également concernées.

Obligation de vigilance : quels sont les documents de conformité ?

Dès lors que le contrat franchit le seuil de 5 000 € HT, le donneur d’ordre doit collecter et conserver trois documents obligatoires auprès de son fournisseur ou sous-traitant. L’objectif est de prouver que le tiers :

• Est immatriculé ;
• Est en règle avec ses cotisations sociales ;
• Respecte la législation sur l’emploi de salariés étrangers.

Ces pièces doivent être réunies à la signature du contrat, puis renouvelées tous les six mois tant que la relation commerciale dure.

💡 Obligation de vigilance vs. Devoir de vigilance

L’obligation de vigilance (Code du travail) concerne toutes les entreprises dès 5 000 € HT de contrat. Son objectif : lutter contre le travail dissimulé à travers la vérification d’immatriculation et des cotisations sociales. Le devoir de vigilance, lui, s’applique aux grandes entreprises (≥ 5 000 salariés en France) et impose un plan de vigilance pour prévenir les atteintes aux droits humains et à l’environnement dans l’ensemble de leur chaîne de valeur.

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter notre article « Devoir de vigilance vs. Obligation de vigilance ».

Quel document pour justifier l’immatriculation des sous-traitants, prestataires et fournisseurs ?

En plus de l’attestation de vigilance (URSSAF, MSA ou SSI) et de la déclaration relative aux salariés étrangers (liste nominative ou attestation sur l’honneur), le donneur d’ordre doit collecter et vérifier un justificatif d’immatriculation pour chacun de ses cocontractants. Cette exigence s’applique à tous les types de tiers rémunérés : sous-traitants, prestataires de service, freelances, fournisseurs réguliers, etc.

Ce document permet de prouver que l’entreprise cocontractante :

• Existe légalement ;
• Qu’elle est déclarée auprès d’un registre officiel (RCS, Répertoire des métiers, SIRENE…) ;
• Qu’elle est autorisée à exercer l’activité pour laquelle elle est engagée.

Ce justificatif n’a pas été uniformisé par le législateur. Sa nature dépend du statut juridique du tiers concerné (société commerciale, micro-entreprise, profession libérale, exploitant agricole, etc.). Le donneur d’ordre doit donc faire preuve de rigueur pour éviter les erreurs ou les justificatifs inadaptés susceptibles de le mettre en situation de non-conformité.

Pour les tiers « sociétés commerciales » : le Kbis

Lorsque votre cocontractant est une société immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS), par exemple une SARL, SAS, SA, SNC ou SCA, le justificatif d’immatriculation à collecter est l’extrait Kbis.

Le Kbis est le seul document officiel qui atteste de l’existence juridique d’une société commerciale en France. Délivré par le greffe du tribunal de commerce, il est, en quelque sorte, la carte d’identité légale de l’entreprise. Dans le cadre de l’obligation de vigilance, il doit impérativement :

• Être daté de moins de 3 mois ;
• Porter sur la société cocontractante (dénomination, numéro SIREN/SIRET) ;
• Mentionner une activité qui correspond à la nature de la prestation confiée.

Le donneur d’ordre doit vérifier que la société est toujours active (non radiée ou en liquidation) et que le représentant légal indiqué correspond bien à celui qui a signé les documents contractuels. En cas de doute, il peut croiser ces informations avec les bases officielles comme Infogreffe ou le site de l’INPI.

À noter : les sociétés étrangères non immatriculées en France ne disposent pas de Kbis, mais doivent fournir un document équivalent émis par leur autorité d’immatriculation, accompagné, si besoin, d’une traduction certifiée.

📌 Point actu — Alerte Infogreffe : explosion des fraudes au Kbis (fin 2024)

Fin 2024, Infogreffe a émis une alerte sur une fraude en forte recrudescence : l’usurpation d’identité d’entreprise via des faux Kbis. Des escrocs déposent de faux procès-verbaux, fausses cessions de parts ou statuts modifiés auprès des greffes pour faire enregistrer un changement fictif de gérant ou d’associés. Ils récupèrent ensuite un Kbis délivré de manière officielle, mais qui repose sur des informations falsifiées. Objectif : contracter des crédits, louer des véhicules ou obtenir du matériel au nom d’une société usurpée. Les donneurs d’ordre doivent donc analyser attentivement le contenu du Kbis (identité du dirigeant, historique, cohérence avec les autres documents).

Pour les tiers « auto-entrepreneurs » et « micro-entreprises » : l’extrait SIRENE

Les auto-entrepreneurs (désormais appelés micro-entrepreneurs) ne sont pas immatriculés au Registre du commerce et des sociétés, sauf cas particuliers (commerçants notamment).

Leur activité est déclarée auprès de l’Urssaf, puis enregistrée par l’INSEE dans le répertoire SIRENE, qui permet d’attester de l’existence de l’entreprise à partir de son numéro SIRET.

Le justificatif d’immatriculation à demander dans le cadre de l’obligation de vigilance est donc l’extrait SIRENE, parfois appelé « avis de situation au répertoire SIRENE ». Ce document est gratuit et téléchargeable en ligne depuis des plateformes officielles, par exemple www.annuaire-entreprises.data.gouv.fr.

Il doit comporter :

• Le numéro SIREN et le SIRET associés à l’adresse d’activité ;
• La dénomination (nom, prénom) et le code APE/NAF correspondant à l’activité déclarée ;
• Une mention d’activité en cours (non radiée).

Le donneur d’ordre doit s’assurer que le SIRET est actif, que l’activité correspond bien à la prestation prévue au contrat et que le nom du micro-entrepreneur figure en tant qu’exploitant individuel. Là encore, il est recommandé de vérifier la cohérence entre l’intitulé de l’activité déclarée et la nature des prestations facturées (voir encadré ci-dessous).

📌 L’extrait SIRENE et le code APE 8299Z

L’extrait SIRENE permet de vérifier l’existence administrative du micro-entrepreneur, mais il ne garantit ni la régularité sociale, ni l’adéquation entre l’activité déclarée et l’activité exercée. Il n’est pas rare de voir des codes APE très génériques (type 8299Z « Autres activités de soutien aux entreprises ») alors que le prestataire vend des services bien plus spécifiques. En tant que donneur d’ordre, il est conseillé de croiser l’extrait SIRENE avec d’autres éléments comme le site internet, un devis, le profil LinkedIn, etc.

Quel justificatif d’immatriculation pour les tiers artisans personnes physiques ?

Lorsqu’un artisan exerce en nom propre (hors société), il est désormais immatriculé au Registre national des entreprises (RNE), qui a remplacé le Répertoire des métiers (RM) depuis le 1er janvier 2023. Le document à fournir dans le cadre de l’obligation de vigilance est un justificatif d’immatriculation au RNE, équivalent à l’ancien extrait D1.

Ce document est délivré par la Chambre de Métiers et de l’Artisanat (CMA) sur demande de l’artisan, ou accessible via des plateformes officielles comme l’Annuaire des entreprises ou Data INPI. Il atteste :

• De l’identité de l’artisan (nom, prénom, adresse de l’établissement) ;
• De la nature de l’activité exercée ;
• Du numéro SIREN/SIRET et de la date d’immatriculation ;
• Du statut de l’entreprise (en activité, radiée, etc.).

Le justificatif doit être daté de moins de 3 mois au moment de la transmission au donneur d’ordre. Ce dernier doit vérifier que :

• L’artisan est toujours en activité (non radié ou en cessation) ;
• L’activité déclarée est compatible avec la prestation exécutée (notamment en cas d’activités multiples) ;
• Le SIRET est actif et correspond bien à l’établissement concerné par le contrat.

📌 Vigilance sur les statuts multiples des artisans

Un artisan en nom propre peut cumuler plusieurs statuts : par exemple, un enregistrement comme artisan au RNE pour son activité principale, et une activité secondaire en micro-entreprise avec un autre code APE et un SIRET. En tant que donneur d’ordre, vous devez impérativement vérifier que le justificatif d’immatriculation transmis correspond bien au SIRET qui figure sur les devis et factures. Sinon, vous risquez de valider un document qui ne couvre pas juridiquement l’activité réellement exercée.

Quel justificatif d’immatriculation pour les tiers « professions libérales » ?

Les professions libérales exerçant en nom propre ou sous forme de société (par exemple SELARL ou SCP) ne sont ni inscrites au Registre du commerce, ni au Répertoire des métiers. Leur existence légale repose sur une déclaration d’activité auprès de l’Urssaf, suivie d’une immatriculation au répertoire SIRENE de l’INSEE.

Le justificatif d’immatriculation à fournir dans le cadre de l’obligation de vigilance est donc l’avis de situation au répertoire SIRENE, téléchargeable gratuitement depuis le site www.annuaire-entreprises.data.gouv.fr.

Ce document doit mentionner :

• Le nom et prénom du professionnel ou la dénomination de la société d’exercice ;
• Le numéro SIREN/SIRET ;
• L’activité déclarée (code APE/NAF correspondant à la profession) ;
• Et une mention d’entreprise active, non radiée.

Comme pour les autres statuts, le donneur d’ordre doit être attentif à la cohérence entre l’activité mentionnée (par exemple : conseil juridique, expertise comptable, activité médicale…) et la nature des prestations facturées.

Dans le cas d’une profession réglementée (avocat, expert-comptable, médecin, architecte…), il est recommandé de demander en complément une attestation d’inscription à l’ordre professionnel concerné, qui fait foi en cas de contrôle dans le cadre de l’obligation de vigilance.

📌 Attention aux codes APE trop larges

Comme pour les micro-entrepreneurs, les professions libérales peuvent se voir attribuer des codes APE très génériques (par exemple 7022Z pour « conseil en gestion »). L’avis SIRENE ne permet donc ni d’identifier une activité réglementée, ni de confirmer la compétence sur la mission confiée au prestataire. Pour sécuriser votre relation contractuelle et votre conformité à l’obligation de vigilance, vérifiez la cohérence entre le code APE, la prestation facturée et la qualification du professionnel, surtout s’il s’agit d’une profession réglementée.

Quel justificatif d’immatriculation pour les tiers « associations » ?

Toutes les associations ne sont pas concernées par l’obligation de vigilance. Seules celles qui facturent une prestation, emploient du personnel ou perçoivent des subventions entrent dans le champ d’application. Dans ces cas, elles doivent être immatriculées au répertoire SIRENE de l’INSEE, et disposer d’un numéro SIREN.

Le justificatif à demander est l’avis de situation au répertoire SIRENE, document qui permet de vérifier :

• L’existence juridique de l’association à la date du contrat ;
• Son statut actif (non dissoute, non radiée) ;
• Le numéro SIREN/SIRET ;
• Et l’activité déclarée (code APE).

Le donneur d’ordre doit vérifier que le SIRET mentionné sur le justificatif correspond à celui figurant sur les devis et factures, et que l’activité déclarée correspond bien à la nature de la prestation ou du marché concerné.

📌 Pensez à vérifier la date d’immatriculation de l’association

Bien qu’actives depuis longtemps, certaines associations ne sont pas immatriculées à l’INSEE parce qu’elles n’ont ni salariés, ni activité économique déclarée. Or, sans numéro SIREN, elles ne sont pas considérées comme des entités juridiquement identifiables dans le cadre d’un contrat rémunéré. En tant que donneur d’ordre, vous devez systématiquement vérifier que l’association figure bien au répertoire SIRENE. À défaut, vous ne pouvez pas contracter avec l’association en respectant l’obligation de vigilance.

Quel justificatif d’immatriculation pour les tiers « exploitants agricoles » ?

Dans le cas d’un contrat conclu avec un agriculteur ou une exploitation agricole, le donneur d’ordre doit demander un justificatif d’immatriculation au Registre national des entreprises (RNE). Depuis la réforme de 2023, ce registre centralise l’ensemble des formes d’entreprises, y compris agricoles, en remplacement du registre des actifs agricoles.

Le document doit permettre d’identifier précisément l’exploitation cocontractante : nom ou raison sociale, numéro SIREN, adresse d’exploitation, statut actif et activité déclarée.

Ce justificatif permet de s’assurer que l’exploitant est bien enregistré comme professionnel agricole, avec un code APE en lien avec l’activité exercée (élevage, culture, polyculture, etc.). Comme pour les autres statuts, il faut vérifier que le SIRET correspond à celui utilisé pour émettre les factures.

📌 Attention aux GAEC, EARL et SCEA

De nombreuses exploitations agricoles ne sont pas enregistrées sous le nom de l’exploitant individuel, mais sous forme de société agricole (GAEC, EARL, SCEA, etc.). En tant que donneur d’ordre, vous devez vérifier à quel nom l’immatriculation est rattachée, et qui facture réellement : l’exploitant en nom propre ou la structure collective. Un écart entre le nom du titulaire du justificatif RNE et celui qui figure sur le contrat ou les factures doit vous alerter.

Obligation de vigilance : synthèse des justificatifs d’immatriculation par statut juridique du tiers

Pour sécuriser vos procédures internes et verrouiller votre conformité à l’obligation de vigilance, vous devez donc maîtriser les justificatifs d’immatriculation à demander selon le statut juridique du tiers fournisseur, prestataire ou sous-traitant. Voici une synthèse pour vous aider.

Quelle est la durée de validité des justificatifs d’immatriculation des tiers ?

Les justificatifs d’immatriculation doivent être datés de moins de trois mois au moment où ils sont remis par le tiers. Cette règle s’applique à tous les formats de justificatifs d’immatriculation : extrait Kbis, avis SIRENE, justificatif RNE, etc.

Le Code du travail impose en parallèle une vérification semestrielle : le donneur d’ordre doit demander ces justificatifs au début du contrat, puis les renouveler tous les six mois pendant toute la durée de la relation contractuelle.

Autrement dit, un cocontractant doit transmettre un document à jour (moins de 3 mois) tous les six mois. C’est cette cadence qui permet de rester en conformité. En cas de contrôle, l’entreprise doit pouvoir présenter une preuve actualisée de l’immatriculation du tiers à chaque point de vérification.

Automatisez la collecte et le contrôle des justificatifs de l’obligation de vigilance avec Provigis

Dans le cadre de l’article L. 8222-1 du Code du travail, les entreprises doivent prouver qu’elles ont bien collecté, vérifié et actualisé les documents d’immatriculation, de vigilance sociale et de respect du droit du travail de tous leurs sous-traitants, prestataires et fournisseurs sur les contrats qui dépassent 5 000 € HT par an.

En tant que Tiers de Collecte Probatoire (TCP), Provigis vous propose une solution 100 % digitale pour automatiser :

• La génération automatique des justificatifs d’immatriculation et la collecte des Kbis auprès des tiers via une interface intuitive ;
• La vérification de l’authenticité des documents en source primaire (URSSAF, INSEE, Infogreffe, MSA…) ;
• Le suivi de la validité documentaire (documents datés de moins de 3 mois) et le renouvellement tous les 6 mois ;
• La centralisation des pièces dans un espace horodaté et auditable ;
• La production de reportings de conformité utilisables en cas de contrôle.

Notre solution est utilisée par des entreprises de toutes tailles pour sécuriser juridiquement leur chaîne de sous-traitance sans alourdir les processus internes. Réservez votre démonstration.

• Fondement juridique : Articles L. 8222-1 à L. 8222-6 du Code du travail
• Date d’entrée en vigueur : 1er janvier 2012 (loi n°2011-893 du 28 juillet 2011 – article 8)
• Objectif : Lutter contre le travail dissimulé en imposant au donneur d’ordre une vérification documentaire de ses cocontractants
• Seuil d’application : Contrats ≥ 5 000 € HT
• Tiers concernés : Tous les prestataires ou sous-traitants, quelle que soit leur forme juridique (société, micro-entrepreneur, artisan, association, etc.)
• Documents à obtenir : - Justificatif d’immatriculation (Kbis ou équivalent) - Attestation de vigilance URSSAF / MSA / SSI - Déclaration relative aux salariés étrangers
• Responsabilité civile en cas de manquement : Le donneur d’ordre peut être tenu de régler les dettes fiscales, sociales ou salariales de son cocontractant
• Responsabilité pénale en cas de manquement : Jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende (personne physique) ou 225 000 € (personne morale), exclusion des aides publiques, interdiction d’exercer

Obligation de vigilance : quels sont les documents de conformité ?

Dès lors que le contrat franchit le seuil de 5 000 € HT, le donneur d’ordre doit collecter et conserver trois documents obligatoires auprès de son fournisseur ou sous-traitant. L’objectif est de prouver que le tiers :

• Est immatriculé ;
• Est en règle avec ses cotisations sociales ;
• Respecte la législation sur l’emploi de salariés étrangers.

Ces pièces doivent être réunies à la signature du contrat, puis renouvelées tous les six mois tant que la relation commerciale dure.

💡 Obligation de vigilance vs. Devoir de vigilance

L’obligation de vigilance (Code du travail) concerne toutes les entreprises dès 5 000 € HT de contrat. Son objectif : lutter contre le travail dissimulé à travers la vérification d’immatriculation et des cotisations sociales. Le devoir de vigilance, lui, s’applique aux grandes entreprises (≥ 5 000 salariés en France) et impose un plan de vigilance pour prévenir les atteintes aux droits humains et à l’environnement dans l’ensemble de leur chaîne de valeur.

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter notre article « Devoir de vigilance vs. Obligation de vigilance ».

Quel document pour justifier l’immatriculation des sous-traitants, prestataires et fournisseurs ?

En plus de l’attestation de vigilance (URSSAF, MSA ou SSI) et de la déclaration relative aux salariés étrangers (liste nominative ou attestation sur l’honneur), le donneur d’ordre doit collecter et vérifier un justificatif d’immatriculation pour chacun de ses cocontractants. Cette exigence s’applique à tous les types de tiers rémunérés : sous-traitants, prestataires de service, freelances, fournisseurs réguliers, etc.

Ce document permet de prouver que l’entreprise cocontractante :

• Existe légalement ;
• Qu’elle est déclarée auprès d’un registre officiel (RCS, Répertoire des métiers, SIRENE…) ;
• Qu’elle est autorisée à exercer l’activité pour laquelle elle est engagée.

Ce justificatif n’a pas été uniformisé par le législateur. Sa nature dépend du statut juridique du tiers concerné (société commerciale, micro-entreprise, profession libérale, exploitant agricole, etc.). Le donneur d’ordre doit donc faire preuve de rigueur pour éviter les erreurs ou les justificatifs inadaptés susceptibles de le mettre en situation de non-conformité.

Pour les tiers « sociétés commerciales » : le Kbis

Lorsque votre cocontractant est une société immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS), par exemple une SARL, SAS, SA, SNC ou SCA, le justificatif d’immatriculation à collecter est l’extrait Kbis.

Le Kbis est le seul document officiel qui atteste de l’existence juridique d’une société commerciale en France. Délivré par le greffe du tribunal de commerce, il est, en quelque sorte, la carte d’identité légale de l’entreprise. Dans le cadre de l’obligation de vigilance, il doit impérativement :

• Être daté de moins de 3 mois ;
• Porter sur la société cocontractante (dénomination, numéro SIREN/SIRET) ;
• Mentionner une activité qui correspond à la nature de la prestation confiée.

Le donneur d’ordre doit vérifier que la société est toujours active (non radiée ou en liquidation) et que le représentant légal indiqué correspond bien à celui qui a signé les documents contractuels. En cas de doute, il peut croiser ces informations avec les bases officielles comme Infogreffe ou le site de l’INPI.

À noter : les sociétés étrangères non immatriculées en France ne disposent pas de Kbis, mais doivent fournir un document équivalent émis par leur autorité d’immatriculation, accompagné, si besoin, d’une traduction certifiée.

📌 Point actu — Alerte Infogreffe : explosion des fraudes au Kbis (fin 2024)

Fin 2024, Infogreffe a émis une alerte sur une fraude en forte recrudescence : l’usurpation d’identité d’entreprise via des faux Kbis. Des escrocs déposent de faux procès-verbaux, fausses cessions de parts ou statuts modifiés auprès des greffes pour faire enregistrer un changement fictif de gérant ou d’associés. Ils récupèrent ensuite un Kbis délivré de manière officielle, mais qui repose sur des informations falsifiées. Objectif : contracter des crédits, louer des véhicules ou obtenir du matériel au nom d’une société usurpée. Les donneurs d’ordre doivent donc analyser attentivement le contenu du Kbis (identité du dirigeant, historique, cohérence avec les autres documents).

Pour les tiers « auto-entrepreneurs » et « micro-entreprises » : l’extrait SIRENE

Les auto-entrepreneurs (désormais appelés micro-entrepreneurs) ne sont pas immatriculés au Registre du commerce et des sociétés, sauf cas particuliers (commerçants notamment).

Leur activité est déclarée auprès de l’Urssaf, puis enregistrée par l’INSEE dans le répertoire SIRENE, qui permet d’attester de l’existence de l’entreprise à partir de son numéro SIRET.

Le justificatif d’immatriculation à demander dans le cadre de l’obligation de vigilance est donc l’extrait SIRENE, parfois appelé « avis de situation au répertoire SIRENE ». Ce document est gratuit et téléchargeable en ligne depuis des plateformes officielles, par exemple www.annuaire-entreprises.data.gouv.fr.

Il doit comporter :

• Le numéro SIREN et le SIRET associés à l’adresse d’activité ;
• La dénomination (nom, prénom) et le code APE/NAF correspondant à l’activité déclarée ;
• Une mention d’activité en cours (non radiée).

Le donneur d’ordre doit s’assurer que le SIRET est actif, que l’activité correspond bien à la prestation prévue au contrat et que le nom du micro-entrepreneur figure en tant qu’exploitant individuel. Là encore, il est recommandé de vérifier la cohérence entre l’intitulé de l’activité déclarée et la nature des prestations facturées (voir encadré ci-dessous).

📌 L’extrait SIRENE et le code APE 8299Z

L’extrait SIRENE permet de vérifier l’existence administrative du micro-entrepreneur, mais il ne garantit ni la régularité sociale, ni l’adéquation entre l’activité déclarée et l’activité exercée. Il n’est pas rare de voir des codes APE très génériques (type 8299Z « Autres activités de soutien aux entreprises ») alors que le prestataire vend des services bien plus spécifiques. En tant que donneur d’ordre, il est conseillé de croiser l’extrait SIRENE avec d’autres éléments comme le site internet, un devis, le profil LinkedIn, etc.

Quel justificatif d’immatriculation pour les tiers artisans personnes physiques ?

Lorsqu’un artisan exerce en nom propre (hors société), il est désormais immatriculé au Registre national des entreprises (RNE), qui a remplacé le Répertoire des métiers (RM) depuis le 1er janvier 2023. Le document à fournir dans le cadre de l’obligation de vigilance est un justificatif d’immatriculation au RNE, équivalent à l’ancien extrait D1.

Ce document est délivré par la Chambre de Métiers et de l’Artisanat (CMA) sur demande de l’artisan, ou accessible via des plateformes officielles comme l’Annuaire des entreprises ou Data INPI. Il atteste :

• De l’identité de l’artisan (nom, prénom, adresse de l’établissement) ;
• De la nature de l’activité exercée ;
• Du numéro SIREN/SIRET et de la date d’immatriculation ;
• Du statut de l’entreprise (en activité, radiée, etc.).

Le justificatif doit être daté de moins de 3 mois au moment de la transmission au donneur d’ordre. Ce dernier doit vérifier que :

• L’artisan est toujours en activité (non radié ou en cessation) ;
• L’activité déclarée est compatible avec la prestation exécutée (notamment en cas d’activités multiples) ;
• Le SIRET est actif et correspond bien à l’établissement concerné par le contrat.

📌 Vigilance sur les statuts multiples des artisans

Un artisan en nom propre peut cumuler plusieurs statuts : par exemple, un enregistrement comme artisan au RNE pour son activité principale, et une activité secondaire en micro-entreprise avec un autre code APE et un SIRET. En tant que donneur d’ordre, vous devez impérativement vérifier que le justificatif d’immatriculation transmis correspond bien au SIRET qui figure sur les devis et factures. Sinon, vous risquez de valider un document qui ne couvre pas juridiquement l’activité réellement exercée.

Quel justificatif d’immatriculation pour les tiers « professions libérales » ?

Les professions libérales exerçant en nom propre ou sous forme de société (par exemple SELARL ou SCP) ne sont ni inscrites au Registre du commerce, ni au Répertoire des métiers. Leur existence légale repose sur une déclaration d’activité auprès de l’Urssaf, suivie d’une immatriculation au répertoire SIRENE de l’INSEE.

Le justificatif d’immatriculation à fournir dans le cadre de l’obligation de vigilance est donc l’avis de situation au répertoire SIRENE, téléchargeable gratuitement depuis le site www.annuaire-entreprises.data.gouv.fr.

Ce document doit mentionner :

• Le nom et prénom du professionnel ou la dénomination de la société d’exercice ;
• Le numéro SIREN/SIRET ;
• L’activité déclarée (code APE/NAF correspondant à la profession) ;
• Et une mention d’entreprise active, non radiée.

Comme pour les autres statuts, le donneur d’ordre doit être attentif à la cohérence entre l’activité mentionnée (par exemple : conseil juridique, expertise comptable, activité médicale…) et la nature des prestations facturées.

Dans le cas d’une profession réglementée (avocat, expert-comptable, médecin, architecte…), il est recommandé de demander en complément une attestation d’inscription à l’ordre professionnel concerné, qui fait foi en cas de contrôle dans le cadre de l’obligation de vigilance.

📌 Attention aux codes APE trop larges

Comme pour les micro-entrepreneurs, les professions libérales peuvent se voir attribuer des codes APE très génériques (par exemple 7022Z pour « conseil en gestion »). L’avis SIRENE ne permet donc ni d’identifier une activité réglementée, ni de confirmer la compétence sur la mission confiée au prestataire. Pour sécuriser votre relation contractuelle et votre conformité à l’obligation de vigilance, vérifiez la cohérence entre le code APE, la prestation facturée et la qualification du professionnel, surtout s’il s’agit d’une profession réglementée.

Quel justificatif d’immatriculation pour les tiers « associations » ?

Toutes les associations ne sont pas concernées par l’obligation de vigilance. Seules celles qui facturent une prestation, emploient du personnel ou perçoivent des subventions entrent dans le champ d’application. Dans ces cas, elles doivent être immatriculées au répertoire SIRENE de l’INSEE, et disposer d’un numéro SIREN.

Le justificatif à demander est l’avis de situation au répertoire SIRENE, document qui permet de vérifier :

• L’existence juridique de l’association à la date du contrat ;
• Son statut actif (non dissoute, non radiée) ;
• Le numéro SIREN/SIRET ;
• Et l’activité déclarée (code APE).

Le donneur d’ordre doit vérifier que le SIRET mentionné sur le justificatif correspond à celui figurant sur les devis et factures, et que l’activité déclarée correspond bien à la nature de la prestation ou du marché concerné.

📌 Pensez à vérifier la date d’immatriculation de l’association

Bien qu’actives depuis longtemps, certaines associations ne sont pas immatriculées à l’INSEE parce qu’elles n’ont ni salariés, ni activité économique déclarée. Or, sans numéro SIREN, elles ne sont pas considérées comme des entités juridiquement identifiables dans le cadre d’un contrat rémunéré. En tant que donneur d’ordre, vous devez systématiquement vérifier que l’association figure bien au répertoire SIRENE. À défaut, vous ne pouvez pas contracter avec l’association en respectant l’obligation de vigilance.

Quel justificatif d’immatriculation pour les tiers « exploitants agricoles » ?

Dans le cas d’un contrat conclu avec un agriculteur ou une exploitation agricole, le donneur d’ordre doit demander un justificatif d’immatriculation au Registre national des entreprises (RNE). Depuis la réforme de 2023, ce registre centralise l’ensemble des formes d’entreprises, y compris agricoles, en remplacement du registre des actifs agricoles.

Le document doit permettre d’identifier précisément l’exploitation cocontractante : nom ou raison sociale, numéro SIREN, adresse d’exploitation, statut actif et activité déclarée.

Ce justificatif permet de s’assurer que l’exploitant est bien enregistré comme professionnel agricole, avec un code APE en lien avec l’activité exercée (élevage, culture, polyculture, etc.). Comme pour les autres statuts, il faut vérifier que le SIRET correspond à celui utilisé pour émettre les factures.

📌 Attention aux GAEC, EARL et SCEA

De nombreuses exploitations agricoles ne sont pas enregistrées sous le nom de l’exploitant individuel, mais sous forme de société agricole (GAEC, EARL, SCEA, etc.). En tant que donneur d’ordre, vous devez vérifier à quel nom l’immatriculation est rattachée, et qui facture réellement : l’exploitant en nom propre ou la structure collective. Un écart entre le nom du titulaire du justificatif RNE et celui qui figure sur le contrat ou les factures doit vous alerter.

Obligation de vigilance : synthèse des justificatifs d’immatriculation par statut juridique du tiers

Pour sécuriser vos procédures internes et verrouiller votre conformité à l’obligation de vigilance, vous devez donc maîtriser les justificatifs d’immatriculation à demander selon le statut juridique du tiers fournisseur, prestataire ou sous-traitant. Voici une synthèse pour vous aider.

Quelle est la durée de validité des justificatifs d’immatriculation des tiers ?

Les justificatifs d’immatriculation doivent être datés de moins de trois mois au moment où ils sont remis par le tiers. Cette règle s’applique à tous les formats de justificatifs d’immatriculation : extrait Kbis, avis SIRENE, justificatif RNE, etc.

Le Code du travail impose en parallèle une vérification semestrielle : le donneur d’ordre doit demander ces justificatifs au début du contrat, puis les renouveler tous les six mois pendant toute la durée de la relation contractuelle.

Autrement dit, un cocontractant doit transmettre un document à jour (moins de 3 mois) tous les six mois. C’est cette cadence qui permet de rester en conformité. En cas de contrôle, l’entreprise doit pouvoir présenter une preuve actualisée de l’immatriculation du tiers à chaque point de vérification.

Automatisez la collecte et le contrôle des justificatifs de l’obligation de vigilance avec Provigis

Dans le cadre de l’article L. 8222-1 du Code du travail, les entreprises doivent prouver qu’elles ont bien collecté, vérifié et actualisé les documents d’immatriculation, de vigilance sociale et de respect du droit du travail de tous leurs sous-traitants, prestataires et fournisseurs sur les contrats qui dépassent 5 000 € HT par an.

En tant que Tiers de Collecte Probatoire (TCP), Provigis vous propose une solution 100 % digitale pour automatiser :

• La génération automatique des justificatifs d’immatriculation et la collecte des Kbis auprès des tiers via une interface intuitive ;
• La vérification de l’authenticité des documents en source primaire (URSSAF, INSEE, Infogreffe, MSA…) ;
• Le suivi de la validité documentaire (documents datés de moins de 3 mois) et le renouvellement tous les 6 mois ;
• La centralisation des pièces dans un espace horodaté et auditable ;
• La production de reportings de conformité utilisables en cas de contrôle.

Notre solution est utilisée par des entreprises de toutes tailles pour sécuriser juridiquement leur chaîne de sous-traitance sans alourdir les processus internes. Réservez votre démonstration.

• Justificatif d’immatriculation :

Preuve que le tiers est déclaré dans un registre officiel : Kbis (société), extrait SIRENE (auto/micro, libéral), extrait D1 (artisan), certificat agricole, etc.

-> Vérifications à effectuer :

Statut juridique cohérent avec l’activité, document daté de moins de 3 mois, numéro SIRET valide et actif

• Attestation de vigilance URSSAF / MSA / SSI :

Document officiel confirmant que le cocontractant déclare et paie ses cotisations sociales

-> Vérifications à effectuer :

Nom exact de l’entreprise, date d’émission < 6 mois, périodes de déclaration à jour

• Déclaration relative aux salariés étrangers :

Liste nominative des salariés soumis à autorisation de travail ou attestation sur l’honneur d’absence de salariés étrangers

-> Vérifications à effectuer :

Document signé et daté, transmis même si aucun salarié concerné, engagement clair sur le respect du droit du travail

💡 Obligation de vigilance vs. Devoir de vigilance

L’obligation de vigilance (Code du travail) concerne toutes les entreprises dès 5 000 € HT de contrat. Son objectif : lutter contre le travail dissimulé à travers la vérification d’immatriculation et des cotisations sociales. Le devoir de vigilance, lui, s’applique aux grandes entreprises (≥ 5 000 salariés en France) et impose un plan de vigilance pour prévenir les atteintes aux droits humains et à l’environnement dans l’ensemble de leur chaîne de valeur.

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter notre article « Devoir de vigilance vs. Obligation de vigilance ».

Quel document pour justifier l’immatriculation des sous-traitants, prestataires et fournisseurs ?

En plus de l’attestation de vigilance (URSSAF, MSA ou SSI) et de la déclaration relative aux salariés étrangers (liste nominative ou attestation sur l’honneur), le donneur d’ordre doit collecter et vérifier un justificatif d’immatriculation pour chacun de ses cocontractants. Cette exigence s’applique à tous les types de tiers rémunérés : sous-traitants, prestataires de service, freelances, fournisseurs réguliers, etc.

Ce document permet de prouver que l’entreprise cocontractante :

• Existe légalement ;
• Qu’elle est déclarée auprès d’un registre officiel (RCS, Répertoire des métiers, SIRENE…) ;
• Qu’elle est autorisée à exercer l’activité pour laquelle elle est engagée.

Ce justificatif n’a pas été uniformisé par le législateur. Sa nature dépend du statut juridique du tiers concerné (société commerciale, micro-entreprise, profession libérale, exploitant agricole, etc.). Le donneur d’ordre doit donc faire preuve de rigueur pour éviter les erreurs ou les justificatifs inadaptés susceptibles de le mettre en situation de non-conformité.

Pour les tiers « sociétés commerciales » : le Kbis

Lorsque votre cocontractant est une société immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS), par exemple une SARL, SAS, SA, SNC ou SCA, le justificatif d’immatriculation à collecter est l’extrait Kbis.

Le Kbis est le seul document officiel qui atteste de l’existence juridique d’une société commerciale en France. Délivré par le greffe du tribunal de commerce, il est, en quelque sorte, la carte d’identité légale de l’entreprise. Dans le cadre de l’obligation de vigilance, il doit impérativement :

• Être daté de moins de 3 mois ;
• Porter sur la société cocontractante (dénomination, numéro SIREN/SIRET) ;
• Mentionner une activité qui correspond à la nature de la prestation confiée.

Le donneur d’ordre doit vérifier que la société est toujours active (non radiée ou en liquidation) et que le représentant légal indiqué correspond bien à celui qui a signé les documents contractuels. En cas de doute, il peut croiser ces informations avec les bases officielles comme Infogreffe ou le site de l’INPI.

À noter : les sociétés étrangères non immatriculées en France ne disposent pas de Kbis, mais doivent fournir un document équivalent émis par leur autorité d’immatriculation, accompagné, si besoin, d’une traduction certifiée.

📌 Point actu — Alerte Infogreffe : explosion des fraudes au Kbis (fin 2024)

Fin 2024, Infogreffe a émis une alerte sur une fraude en forte recrudescence : l’usurpation d’identité d’entreprise via des faux Kbis. Des escrocs déposent de faux procès-verbaux, fausses cessions de parts ou statuts modifiés auprès des greffes pour faire enregistrer un changement fictif de gérant ou d’associés. Ils récupèrent ensuite un Kbis délivré de manière officielle, mais qui repose sur des informations falsifiées. Objectif : contracter des crédits, louer des véhicules ou obtenir du matériel au nom d’une société usurpée. Les donneurs d’ordre doivent donc analyser attentivement le contenu du Kbis (identité du dirigeant, historique, cohérence avec les autres documents).

Pour les tiers « auto-entrepreneurs » et « micro-entreprises » : l’extrait SIRENE

Les auto-entrepreneurs (désormais appelés micro-entrepreneurs) ne sont pas immatriculés au Registre du commerce et des sociétés, sauf cas particuliers (commerçants notamment).

Leur activité est déclarée auprès de l’Urssaf, puis enregistrée par l’INSEE dans le répertoire SIRENE, qui permet d’attester de l’existence de l’entreprise à partir de son numéro SIRET.

Le justificatif d’immatriculation à demander dans le cadre de l’obligation de vigilance est donc l’extrait SIRENE, parfois appelé « avis de situation au répertoire SIRENE ». Ce document est gratuit et téléchargeable en ligne depuis des plateformes officielles, par exemple www.annuaire-entreprises.data.gouv.fr.

Il doit comporter :

• Le numéro SIREN et le SIRET associés à l’adresse d’activité ;
• La dénomination (nom, prénom) et le code APE/NAF correspondant à l’activité déclarée ;
• Une mention d’activité en cours (non radiée).

Le donneur d’ordre doit s’assurer que le SIRET est actif, que l’activité correspond bien à la prestation prévue au contrat et que le nom du micro-entrepreneur figure en tant qu’exploitant individuel. Là encore, il est recommandé de vérifier la cohérence entre l’intitulé de l’activité déclarée et la nature des prestations facturées (voir encadré ci-dessous).

📌 L’extrait SIRENE et le code APE 8299Z

L’extrait SIRENE permet de vérifier l’existence administrative du micro-entrepreneur, mais il ne garantit ni la régularité sociale, ni l’adéquation entre l’activité déclarée et l’activité exercée. Il n’est pas rare de voir des codes APE très génériques (type 8299Z « Autres activités de soutien aux entreprises ») alors que le prestataire vend des services bien plus spécifiques. En tant que donneur d’ordre, il est conseillé de croiser l’extrait SIRENE avec d’autres éléments comme le site internet, un devis, le profil LinkedIn, etc.

Quel justificatif d’immatriculation pour les tiers artisans personnes physiques ?

Lorsqu’un artisan exerce en nom propre (hors société), il est désormais immatriculé au Registre national des entreprises (RNE), qui a remplacé le Répertoire des métiers (RM) depuis le 1er janvier 2023. Le document à fournir dans le cadre de l’obligation de vigilance est un justificatif d’immatriculation au RNE, équivalent à l’ancien extrait D1.

Ce document est délivré par la Chambre de Métiers et de l’Artisanat (CMA) sur demande de l’artisan, ou accessible via des plateformes officielles comme l’Annuaire des entreprises ou Data INPI. Il atteste :

• De l’identité de l’artisan (nom, prénom, adresse de l’établissement) ;
• De la nature de l’activité exercée ;
• Du numéro SIREN/SIRET et de la date d’immatriculation ;
• Du statut de l’entreprise (en activité, radiée, etc.).

Le justificatif doit être daté de moins de 3 mois au moment de la transmission au donneur d’ordre. Ce dernier doit vérifier que :

• L’artisan est toujours en activité (non radié ou en cessation) ;
• L’activité déclarée est compatible avec la prestation exécutée (notamment en cas d’activités multiples) ;
• Le SIRET est actif et correspond bien à l’établissement concerné par le contrat.

📌 Vigilance sur les statuts multiples des artisans

Un artisan en nom propre peut cumuler plusieurs statuts : par exemple, un enregistrement comme artisan au RNE pour son activité principale, et une activité secondaire en micro-entreprise avec un autre code APE et un SIRET. En tant que donneur d’ordre, vous devez impérativement vérifier que le justificatif d’immatriculation transmis correspond bien au SIRET qui figure sur les devis et factures. Sinon, vous risquez de valider un document qui ne couvre pas juridiquement l’activité réellement exercée.

Quel justificatif d’immatriculation pour les tiers « professions libérales » ?

Les professions libérales exerçant en nom propre ou sous forme de société (par exemple SELARL ou SCP) ne sont ni inscrites au Registre du commerce, ni au Répertoire des métiers. Leur existence légale repose sur une déclaration d’activité auprès de l’Urssaf, suivie d’une immatriculation au répertoire SIRENE de l’INSEE.

Le justificatif d’immatriculation à fournir dans le cadre de l’obligation de vigilance est donc l’avis de situation au répertoire SIRENE, téléchargeable gratuitement depuis le site www.annuaire-entreprises.data.gouv.fr.

Ce document doit mentionner :

• Le nom et prénom du professionnel ou la dénomination de la société d’exercice ;
• Le numéro SIREN/SIRET ;
• L’activité déclarée (code APE/NAF correspondant à la profession) ;
• Et une mention d’entreprise active, non radiée.

Comme pour les autres statuts, le donneur d’ordre doit être attentif à la cohérence entre l’activité mentionnée (par exemple : conseil juridique, expertise comptable, activité médicale…) et la nature des prestations facturées.

Dans le cas d’une profession réglementée (avocat, expert-comptable, médecin, architecte…), il est recommandé de demander en complément une attestation d’inscription à l’ordre professionnel concerné, qui fait foi en cas de contrôle dans le cadre de l’obligation de vigilance.

📌 Attention aux codes APE trop larges

Comme pour les micro-entrepreneurs, les professions libérales peuvent se voir attribuer des codes APE très génériques (par exemple 7022Z pour « conseil en gestion »). L’avis SIRENE ne permet donc ni d’identifier une activité réglementée, ni de confirmer la compétence sur la mission confiée au prestataire. Pour sécuriser votre relation contractuelle et votre conformité à l’obligation de vigilance, vérifiez la cohérence entre le code APE, la prestation facturée et la qualification du professionnel, surtout s’il s’agit d’une profession réglementée.

Quel justificatif d’immatriculation pour les tiers « associations » ?

Toutes les associations ne sont pas concernées par l’obligation de vigilance. Seules celles qui facturent une prestation, emploient du personnel ou perçoivent des subventions entrent dans le champ d’application. Dans ces cas, elles doivent être immatriculées au répertoire SIRENE de l’INSEE, et disposer d’un numéro SIREN.

Le justificatif à demander est l’avis de situation au répertoire SIRENE, document qui permet de vérifier :

• L’existence juridique de l’association à la date du contrat ;
• Son statut actif (non dissoute, non radiée) ;
• Le numéro SIREN/SIRET ;
• Et l’activité déclarée (code APE).

Le donneur d’ordre doit vérifier que le SIRET mentionné sur le justificatif correspond à celui figurant sur les devis et factures, et que l’activité déclarée correspond bien à la nature de la prestation ou du marché concerné.

📌 Pensez à vérifier la date d’immatriculation de l’association

Bien qu’actives depuis longtemps, certaines associations ne sont pas immatriculées à l’INSEE parce qu’elles n’ont ni salariés, ni activité économique déclarée. Or, sans numéro SIREN, elles ne sont pas considérées comme des entités juridiquement identifiables dans le cadre d’un contrat rémunéré. En tant que donneur d’ordre, vous devez systématiquement vérifier que l’association figure bien au répertoire SIRENE. À défaut, vous ne pouvez pas contracter avec l’association en respectant l’obligation de vigilance.

Quel justificatif d’immatriculation pour les tiers « exploitants agricoles » ?

Dans le cas d’un contrat conclu avec un agriculteur ou une exploitation agricole, le donneur d’ordre doit demander un justificatif d’immatriculation au Registre national des entreprises (RNE). Depuis la réforme de 2023, ce registre centralise l’ensemble des formes d’entreprises, y compris agricoles, en remplacement du registre des actifs agricoles.

Le document doit permettre d’identifier précisément l’exploitation cocontractante : nom ou raison sociale, numéro SIREN, adresse d’exploitation, statut actif et activité déclarée.

Ce justificatif permet de s’assurer que l’exploitant est bien enregistré comme professionnel agricole, avec un code APE en lien avec l’activité exercée (élevage, culture, polyculture, etc.). Comme pour les autres statuts, il faut vérifier que le SIRET correspond à celui utilisé pour émettre les factures.

📌 Attention aux GAEC, EARL et SCEA

De nombreuses exploitations agricoles ne sont pas enregistrées sous le nom de l’exploitant individuel, mais sous forme de société agricole (GAEC, EARL, SCEA, etc.). En tant que donneur d’ordre, vous devez vérifier à quel nom l’immatriculation est rattachée, et qui facture réellement : l’exploitant en nom propre ou la structure collective. Un écart entre le nom du titulaire du justificatif RNE et celui qui figure sur le contrat ou les factures doit vous alerter.

Obligation de vigilance : synthèse des justificatifs d’immatriculation par statut juridique du tiers

Pour sécuriser vos procédures internes et verrouiller votre conformité à l’obligation de vigilance, vous devez donc maîtriser les justificatifs d’immatriculation à demander selon le statut juridique du tiers fournisseur, prestataire ou sous-traitant. Voici une synthèse pour vous aider.

Statut juridique du tiers :

Société commerciale (SARL, SAS, SA, etc.)

Justificatif d’immatriculation à demander : Extrait Kbis

Points de vigilance : Délivré par le greffe, daté de moins de 3 mois, société active, représentant légal

Auto / micro-entrepreneur :

Justificatif d’immatriculation à demander : Avis de situation au répertoire SIRENE

Points de vigilance : Nom, code APE, SIRET actif, cohérence entre activité déclarée et prestation facturée

Artisan personne physique :

Justificatif d’immatriculation à demander : Justificatif d’immatriculation au RNE (ex D1)

Points de vigilance : Activité artisanale en nom propre, SIRET actif,  activité compatible avec la mission

Profession libérale :

Justificatif d’immatriculation à demander : Avis de situation au répertoire SIRENE

Points de vigilance : Activité déclarée, code APE pertinent, SIRET actif, inscription à l’ordre si applicable

Association :

Justificatif d’immatriculation à demander : Avis de situation au répertoire SIRENE

Points de vigilance : Présence effective au SIRENE, SIREN actif, activité compatible avec la prestation

Exploitant agricole :

Justificatif d’immatriculation à demander : Avis de situation au répertoire SIRENE

Points de vigilance : Nom ou dénomination conforme, SIRET actif, attention aux sociétés agricoles (GAEC, etc.)

Quelle est la durée de validité des justificatifs d’immatriculation des tiers ?

Les justificatifs d’immatriculation doivent être datés de moins de trois mois au moment où ils sont remis par le tiers. Cette règle s’applique à tous les formats de justificatifs d’immatriculation : extrait Kbis, avis SIRENE, justificatif RNE, etc.

Le Code du travail impose en parallèle une vérification semestrielle : le donneur d’ordre doit demander ces justificatifs au début du contrat, puis les renouveler tous les six mois pendant toute la durée de la relation contractuelle.

Autrement dit, un cocontractant doit transmettre un document à jour (moins de 3 mois) tous les six mois. C’est cette cadence qui permet de rester en conformité. En cas de contrôle, l’entreprise doit pouvoir présenter une preuve actualisée de l’immatriculation du tiers à chaque point de vérification.

Automatisez la collecte et le contrôle des justificatifs de l’obligation de vigilance avec Provigis

Dans le cadre de l’article L. 8222-1 du Code du travail, les entreprises doivent prouver qu’elles ont bien collecté, vérifié et actualisé les documents d’immatriculation, de vigilance sociale et de respect du droit du travail de tous leurs sous-traitants, prestataires et fournisseurs sur les contrats qui dépassent 5 000 € HT par an.

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