Questionnaire Sapin 2 : tout comprendre en 5 points

Questionnaire Sapin 2 : tout comprendre en 5 questions – réponses

Face aux exigences de la loi Sapin 2, notamment au niveau du pilier de l’évaluation des tiers, les entreprises cherchent des moyens pratiques pour se conformer aux standards de transparence et de lutte contre la corruption.

Le questionnaire Sapin 2 que vous propose Provigis est un outil qui facilite l’évaluation des pratiques anti-corruption de vos tiers.

Cet article, structuré en cinq questions essentielles, analyse l'utilité et l'application de ce questionnaire et clarifie son rôle dans le cadre plus large de la conformité à la loi Sapin 2.

#1 Le contexte : qu’est-ce que la loi Sapin 2 ?

Instiguée par Michel Sapin, alors ministre de l’Économie et des Finances (2016), la loi n°2016-1691 sur la transparence, la lutte contre la corruption et la modernisation de la vie économique, dite loi Sapin 2, est venue « mettre la France au niveau des meilleurs standards internationaux dans le domaine de la transparence et de l’action contre la corruption ».

Concrètement, la loi Sapin 2 poursuit trois objectifs majeurs :

• Lutter contre la corruption et, plus largement, les pratiques qui s’y rapportent comme le trafic d’influence, le détournement de fonds, le blanchiment d’argent et la prise illégale d’intérêt ;
• Promouvoir la transparence dans la gouvernance des entreprises publiques et privées ;
• Protéger les lanceurs d’alerte sur les faits de corruption.

Pour ce faire, elle se base sur 8 piliers, dont notamment un code de conduite mis à disposition des employés, la création d’une procédure d’alerte en interne, une cartographie des risques de corruption ou encore l’évaluation des risques des tiers. C’est justement sur ce dernier pilier que le questionnaire Sapin 2 se montre utile.

#2 Qui est concerné par la loi Sapin 2 ?

La loi Sapin 2 s’applique aux sociétés et établissements à caractère industriel et commercial (EPIC) qui répondent favorablement à deux conditions :

• Un effectif de 500 employés ou plus ;
• Un chiffre d’affaires consolidé supérieur à 100 millions d’euros.

Les filiales françaises ou étrangères rattachées à une entreprise dont le siège social est établi en France et qui répondent à ces deux critères sont également concernées.

#3 Pourquoi un questionnaire Sapin 2 ?

Selon un rapport de l’Agence Française Anticorruption (AGA) publié en mai 2022, la très grande majorité des contrôles clôturés (91 %) épinglent un manquement au niveau du dispositif d’évaluation des tiers dans le cadre de la loi Sapin 2.

Ce constat est confirmé par le 3e Baromètre Anticorruption de Grant Thornton, qui relève que l’évaluation des tiers est « le pilier de la loi Sapin 2 le moins mature et le plus difficile à mettre en œuvre pour les entreprises ». Nous en parlons ici.

Provigis vous propose un ensemble d’outils, centralisés dans une plateforme intuitive, pour vous aider dans la mise en œuvre du pilier : évaluation des tiers de la loi Sapin 2 :

• Faciliter la collecte et l’authentification des documents de conformité de vos tiers ;
• Organiser la collecte de documents additionnels en fonction des groupes et risques identifiés
• Les données déclarées et preuves fournies par vos tiers sont vérifiées dans le cadre d’une démarche mutualisée ;
• Le gain de temps est significatif, à la fois pour vous et vos tiers.

Les questionnaires Sapin 2 standard ou spécifiques mis à votre disposition font partie des outils de due diligence que vous pouvez actionner pour vous assurer que vos fournisseurs et partenaires commerciaux comprennent et respectent les exigences de la loi Sapin II.

Ce questionnaire remplit plusieurs rôles :

1. Évaluation des risques. Il permet aux entreprises de réaliser une évaluation préliminaire du risque de corruption associé à chaque fournisseur ou partenaire. En obtenant des informations directement des fournisseurs sur leurs politiques et pratiques anti-corruption, les entreprises peuvent identifier des zones de risques potentiels ;
2. De plus ces informations déclaratives peuvent être complétées par les résultats d’un screening sapin II, également pris en compte pour orienter la collecte de documents additionnels ou pour la définition des groupes.
3. Conformité réglementaire. Pour les entreprises soumises à la loi Sapin II, ce questionnaire est une manière de démontrer leur propre engagement envers la conformité réglementaire. Il montre qu'elles prennent des mesures actives pour minimiser les risques de corruption dans leurs chaînes d'approvisionnement ;
4. Responsabilisation et engagement. En demandant aux fournisseurs de remplir le questionnaire, les entreprises les encouragent à réfléchir sur leurs propres pratiques et à s'engager activement dans la lutte contre la corruption ;
5. Documentation et traçabilité. Le questionnaire fournit une documentation écrite que les entreprises peuvent utiliser pour prouver leur diligence raisonnable en cas de contrôle ou d'enquête réglementaire. Il contribue également à établir un dossier de conformité, en adéquation avec les préconisations de l’AFA.

#4 Comment utiliser le questionnaire Loi Sapin 2 ?

En tant que donneur d’ordre, vous pouvez utiliser le questionnaire sapin 2 pour évaluer plus précisément les risques liés aux tiers (collecte contrôle collecte additionnels groupes…) dans votre dispositif de lutte anti-corruption.

Si vous êtes utilisateur Provigis n’hésitez pas à prendre contact avec votre chargé de compte pour demander l’ajout du questionnaire Sapin II standard ou spécifique.

Vous pourrez par la suite demander à vos fournisseurs de remplir ce questionnaire, qui sera alors disponible directement sur leur interface.

Prêtez attention aux deux points de validation suivants :

• Le questionnaire doit être rempli dans son intégralité ;
• La date à laquelle le questionnaire a été rempli.

#5 Quelle est la valeur et la portée juridique du questionnaire Loi Sapin 2 ?

Le questionnaire Sapin 2 qu’il soit standard ou spécifique est une composante d'un dispositif plus large de conformité à la législation anti-corruption. Sa valeur réside dans son rôle d'outil de diligence raisonnable qui aide les entreprises à recueillir des informations essentielles sur les pratiques anti-corruption de leurs partenaires commerciaux.

D'un point de vue juridique, le questionnaire en lui-même ne constitue pas une garantie de conformité. Il sert plutôt de point de départ pour évaluer le risque de corruption et démontrer les efforts déployés par l’entreprise pour s'aligner sur les exigences de la loi Sapin 2.

Les réponses fournies et documents additionnels collectés peuvent être utilisés comme éléments de preuve lors des contrôles, montrant que l'entreprise a pris des mesures proactives pour évaluer et gérer les risques liés à la corruption dans sa chaîne d’approvisionnement.

Le questionnaire doit être intégré dans une stratégie de conformité plus globale, comprenant des formations, des politiques internes et des audits réguliers.