Fournisseurs étrangers : équivalences de documents de conformité

Tout savoir sur les équivalences de documents de conformité pour les fournisseurs étrangers (2025)

Depuis 2011, l’article L.8222-1 du Code du travail impose aux donneurs d’ordre français de vérifier la situation administrative et sociale de leurs fournisseurs lorsque le contrat dépasse 5 000 € HT par an. Cette obligation s’applique à tout cocontractant, quelle que soit sa nationalité ou son pays d’établissement.

Dans un contexte de mondialisation des chaînes d’approvisionnement, cette vérification s’effectue de plus en plus souvent auprès d’entreprises étrangères : externalisation de fonctions support, plateformes de services transfrontalières, recours à des indépendants basés hors de France, accords-cadres avec des groupes internationaux, achats projet réalisés depuis un siège social pour l’ensemble des filiales européennes…

Ce changement de contexte a rendu l’application de l’obligation de vigilance beaucoup plus difficile, car il faut identifier, collecter et authentifier des documents équivalents à ceux que l’on collecte habituellement en France.

Dans la pratique, nous observons un certain nombre de problèmes et de malentendus sur les documents de conformité des fournisseurs établis à l’étranger :

• Certains donneurs d’ordre peuvent rejeter des documents parce qu’ils ne « ressemblent pas » à un Kbis ou à une attestation URSSAF ;
• Certains acceptent des pièces à tort parce qu’elles émanent d’une autorité officielle, alors qu’elles ne couvrent pas le bon périmètre ;

Dans ce guide pratique, la rédaction de Provigis précise ce que recouvre la notion d’« équivalence » au sens du Code du travail, liste les conditions de validité des documents étrangers, détaille les justifications attendues pour les trois volets du contrôle (immatriculation, régularité sociale, emploi de salariés étrangers) et propose un protocole opérationnel de collecte, de vérification, de traduction et d’archivage.

Qu'est-ce que l’équivalence des documents ?

Dans le contexte de la conformité des tiers, l'équivalence désigne la reconnaissance officielle qu'un document étranger ou alternatif possède la même valeur juridique et probante qu'un document de référence exigé par la réglementation française.

Cette reconnaissance permet aux entreprises d'accepter des justificatifs provenant d'autres pays tout en respectant leurs obligations légales de contrôle et de vigilance.

En clair, lorsqu'un donneur d'ordre français doit vérifier la conformité d'un fournisseur allemand, par exemple, il ne peut pas exiger un extrait KBIS (spécifique au registre français). Il doit accepter le Handelsregisterauszug, son équivalent allemand, qui remplit les mêmes fonctions : prouver l'existence légale de l'entreprise, identifier ses dirigeants et confirmer son immatriculation au registre du commerce.

L'équivalence des documents repose sur trois critères :

1. Le document doit émaner d'une autorité officielle reconnue ;
2. Il doit contenir les mêmes informations essentielles que le document français de référence ;
3. Il doit avoir la même force probante dans son pays d'origine.

La notion d'équivalence s'applique à l'ensemble des documents de conformité : attestations sociales, certificats fiscaux, assurances professionnelles et certifications qualité. C’est un pilier de la sécurisation des relations commerciales dans un contexte d'internationalisation des chaînes d'approvisionnement.

💡 Tous les documents « officiels » ne sont pas « équivalents »

Un document étranger peut très bien être délivré par une autorité officielle sans être reconnu comme étant équivalent à sa version française. Il peut manquer des mentions clés, viser une autre entité que celle qui exécute le contrat, être périmé ou simplement non vérifiable. Ce n’est pas le tampon ni le statut de l’émetteur qui font l’équivalence, c’est la capacité du document à prouver exactement ce que la réglementation française exige, avec le bon périmètre et la bonne valeur probante.

Quel est le cadre juridique de l’équivalence des documents de conformité fournisseur ?

L’équivalence documentaire s’inscrit dans le régime de l’obligation de vigilance prévu par les articles L.8222-1 à D.8222-7 du Code du travail. Ce dispositif impose au donneur d’ordre ou au maître d’ouvrage de vérifier la situation administrative et sociale de tout cocontractant dès lors que le contrat dépasse 5 000 euros hors taxes par an, qu’il concerne des prestations de service, de travaux ou de fournitures.

L’objectif est d’écarter les risques de travail dissimulé, d’emplois non déclarés ou d’interventions illicites sur le territoire français.

⚖️ Sanctions applicables en cas de manquement à l’obligation de vigilance

Le donneur d’ordre qui omet de vérifier les documents requis s’expose au pénal et au civil. Sur le plan pénal, la sanction peut aller jusqu’à 3 ans d’emprisonnement, 45 000 € d’amende pour une personne physique et 225 000 € pour une personne morale, suppression des exonérations de charges, exclusion des aides publiques et interdiction d’exercer. Sur le plan civil, il peut être contraint de payer à la place du fournisseur fautif les cotisations sociales, les impôts, les indemnités salariales ou les aides publiques à rembourser.

Au titre de l’obligation de vigilance (à ne pas confondre avec le devoir de vigilance), le donneur d’ordre doit vérifier :

1. L’existence légale de l’entreprise (immatriculation dans un registre professionnel) ;
2. La régularité de sa situation sociale (paiement effectif des cotisations) ;
3. L’emploi éventuel de salariés étrangers hors Espace économique européen pour l’exécution du contrat.

Ces vérifications s’effectuent à la conclusion du contrat, puis sont renouvelées tous les six mois jusqu’à son terme. Elles doivent être documentées, archivées et accessibles en cas de contrôle.

Et si le cocontractant est établi à l’étranger ?

Lorsque le cocontractant est établi à l’étranger, l’obligation de vigilance prévoit une modalité d’application basée sur l’équivalence des documents. L’article D.8222-7 permet la remise de documents équivalents, délivrés par les autorités du pays d’établissement, en remplacement :

• du justificatif d’immatriculation (extrait Kbis ou RNE) ;
• de l’attestation de régularité sociale (attestation URSSAF ou MSA).

L’exigence de fond ne change pas : ces documents doivent prouver l’existence légale et la situation sociale régulière avec un niveau de fiabilité équivalent. Le fournisseur étranger doit produire ces pièces à la signature puis tous les six mois, comme le prévoit le droit français.

La troisième vérification (concernant les travailleurs étrangers hors EEE) s’applique à tous les fournisseurs, quelle que soit leur nationalité. Si l’entreprise emploie de tels salariés pour intervenir sur le territoire français, elle doit fournir une liste nominative. Si ce n’est pas le cas, elle produit une attestation sur l’honneur.

Ce point relève d’un autre volet du Code du travail (articles D.8254-2 à D.8254-4) et ne donne lieu à aucune équivalence à proprement parler : l’exigence est identique pour tous.

📌 Pièce complémentaire à recueillir

Pour tout cocontractant étranger, le donneur d’ordre doit également obtenir un document indiquant le numéro individuel d’identification attribué en application de l’article 286 ter du Code général des impôts (numéro de TVA intracommunautaire). Si le fournisseur n’est pas soumis à cette obligation, une pièce mentionnant son identité, son adresse ou les coordonnées de son représentant fiscal en France est exigée (article D.8222-7, 1° a).

Obligation de vigilance : quels sont les équivalents des documents de conformité ?

#1 Quel est l’équivalent du document d’immatriculation exigé dans le cadre de l’obligation de vigilance ?

L’obligation de vigilance impose de vérifier que le fournisseur est régulièrement immatriculé auprès d’un registre officiel reconnu par son pays d’établissement. Pour une entreprise établie en France, cette preuve peut se matérialiser par une demi-douzaine de documents, selon le statut juridique du tiers en question. Synthèse :

Lorsque le fournisseur est établi à l’étranger, l’article D.8222-7 du Code du travail stipule que le donneur d’ordre peut accepter un document émanant d’un organisme professionnel ou administratif du pays d’origine dès lors qu’il atteste l’existence légale de l’entreprise, son immatriculation à jour, l’identité de ses représentants et son activité déclarée.

Il n’existe pas de liste officielle des équivalents par pays. L’évaluation repose sur trois critères :

• L’origine du document : autorité publique identifiable et légitime ;
• Le périmètre des informations couvertes : immatriculation, activité, dirigeants… ;
• La date d’émission : document valide au jour de la remise.

Le tableau suivant propose des exemples d’équivalences Kbis couramment acceptées en France :Il n’existe pas de liste officielle des équivalents par pays. L’évaluation repose sur trois critères :

• L’origine du document : autorité publique identifiable et légitime ;
• Le périmètre des informations couvertes : immatriculation, activité, dirigeants… ;
• La date d’émission : document valide au jour de la remise.

Le tableau suivant propose des exemples d’équivalences Kbis couramment acceptées en France :

#2 Quel est l’équivalent du document de régularité sociale exigé dans le cadre de l’obligation de vigilance ?

Le donneur d’ordre doit s’assurer que son fournisseur est à jour de ses obligations sociales. Pour une entreprise établie en France, cette vérification passe par la remise d’une attestation de vigilance délivrée par l’URSSAF (ou la MSA pour les exploitants agricoles).

Cette attestation certifie le respect des déclarations sociales et le paiement effectif des cotisations. Elle mentionne notamment :

• L'identification complète de l’entreprise ;
• Le nombre de salariés déclarés ;
• La date d’exigibilité et de règlement des dernières cotisations ;
• Un code de sécurité permettant de vérifier l’authenticité du document sur le site de l’URSSAF.

Ce document est exigé à deux moments : à la conclusion du contrat, puis tous les six mois pendant l’exécution du marché (article D.8222-5, Code du travail).

Pour un fournisseur étranger, l’article D.8222-7 autorise la transmission d’un document équivalent, délivré par l’organisme de sécurité sociale du pays d’établissement. Ce document doit attester que l’entreprise est en règle avec ses cotisations sociales selon la législation locale.

Le Code du travail prévoit une hiérarchie dans les justificatifs pouvant être acceptés :

• En priorité, un document qui atteste la régularité au regard du règlement (CE) n° 883/2004 (coordination des régimes de sécurité sociale en Europe) ou d’une convention bilatérale de sécurité sociale, si elle existe entre la France et le pays concerné ;
• À défaut, un document émanant de l’organisme local de sécurité sociale, qui certifie que l’entreprise est à jour de ses déclarations et cotisations ;
• Et, en dernière option, une attestation équivalente à celle délivrée en France par l’URSSAF, sous réserve d’en vérifier l’authenticité auprès de l’organisme émetteur.

Il n’existe pas de formulaire type, mais les critères suivants doivent être réunis :

• Le document émane d’une autorité compétente (organisme de sécurité sociale ou équivalent) ;
• Il couvre l’ensemble des obligations sociales du fournisseur dans son pays ;
• Il est daté, signé ou authentifié, et valide au moment de la remise.

Voici les équivalents de l’attestation URSSAF couramment acceptés en France :

💡 À savoir

Ce document n’est pas exigé si le fournisseur n’a pas d’obligations sociales dans son pays (activité unipersonnelle sans salarié, par exemple). Dans ce cas, un justificatif explicite ou une attestation sur l’honneur peut être demandé par le donneur d’ordre, sous réserve de cohérence avec les autres pièces de son dossier de conformité (immatriculation notamment).

#3 Quel est l’équivalent du document relatif aux travailleurs étrangers hors EEE exigé dans le cadre de l’obligation de vigilance ?

La loi française impose au donneur d’ordre de vérifier si son fournisseur ou cocontractant emploie des salariés étrangers hors Espace économique européen (EEE), conformément à l’article D.8254-2 du Code du travail.

Ce contrôle s’applique quel que soit le pays d’établissement du fournisseur (France ou étranger) dès lors que des salariés étrangers sont concernés par l’exécution du contrat sur le territoire français.

Le donneur d’ordre doit alors obtenir, au moment de la signature, l’un des deux documents suivants :

• La liste nominative des salariés étrangers employés par le fournisseur, mentionnant pour chacun : la date d’embauche, la nationalité et le titre de séjour ou d’autorisation de travail en cours de validité (article D.8254-2). Vous pouvez consulter notre article sur le sujet de la LNTE;
• Une attestation sur l’honneur qui certifie l’absence d’emploi de salariés étrangers soumis à autorisation de travail sur le territoire français. Pour aller plus loin, lisez notre guide pratique sur ce document de conformité.

Pour les fournisseurs établis à l’étranger, cette exigence ne s’active que si des salariés sont détachés en France dans le cadre du contrat (article D.8254-3). Si aucun salarié n’est envoyé sur place, le contrôle ne s’applique pas. En revanche, si des salariés étrangers non-européens participent à l’exécution du marché en France, le donneur d’ordre est tenu d’obtenir les mêmes pièces que pour un fournisseur français.

💡 L’article D8254-3 du Code du travail

« Lorsque le contrat est conclu avec un prestataire établi à l'étranger détachant des salariés sur le territoire national pour l'exécution de ce contrat, dans les conditions définies à l'article L. 1262-1, elle se fait remettre, lors de la conclusion du contrat, une liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail, comprenant les indications prévues à l'article D. 8254-2. »

Équivalence : faut-il traduire les documents rédigés en langue étrangère ?

Les documents remis dans le cadre de l’obligation de vigilance doivent être exploitables sans ambiguïté par les autorités de contrôle. L’article D.8222-8 du Code du travail impose qu’ils soient rédigés en français ou accompagnés d’une traduction en langue française.

Cette exigence s’applique à tous les documents exigés dans le cadre de l’obligation de vigilance prévue aux articles L.8222-1 à D.8222-7 du Code du travail :

• Document d’identification (TVA intracom, ou identité + adresse du cocontractant)
• Attestation de régularité sociale
• Justificatif d’immatriculation au registre professionnel, ou document professionnel comportant les mentions requises (nom, adresse, nature de l’inscription), ou justificatif de demande d’immatriculation (en cas d’entreprise en cours de création) ;
• Preuve liée à l’emploi de salariés étrangers hors EEE (prévue par D.8254-2 et D.8254-3)

L’objectif est de permettre à l’URSSAF, à l’inspection du travail et à toute autre autorité compétente de vérifier la conformité des pièces produites. En l’absence de traduction, le donneur d’ordre prend le risque que les documents soient écartés lors d’un contrôle, même s’ils sont valides dans leur pays d’origine.

💡 À savoir

Aucune formalité particulière n’est imposée sur la forme de la traduction. Elle n’a pas à être assermentée, mais elle doit être fidèle, lisible et suffisamment précise pour couvrir l’ensemble des informations attendues. Si certaines mentions sont manquantes ou mal interprétées, la responsabilité du donneur d’ordre peut être engagée.

Mon fournisseur étranger est en cours d’immatriculation : quel équivalent à l’extrait Kbis peut-il fournir ?

L’obligation de vigilance impose de vérifier que le fournisseur est régulièrement immatriculé auprès d’un registre professionnel reconnu. En principe, cette preuve prend la forme d’un extrait d’immatriculation à jour, délivré par une autorité officielle.

Mais si l’entreprise étrangère est encore en cours de création, elle peut, à titre transitoire, produire un document provisoire attestant de la demande d’inscription au registre. Cette possibilité est prévue par l’article D.8222-7, 2° c) du Code du travail.

Ce justificatif doit remplir trois conditions cumulatives :

• Il doit émaner de l’autorité compétente pour recevoir les demandes d’immatriculation : registre du commerce, chambre professionnelle, administration fiscale ou équivalent local… ;
• Il doit attester formellement qu’une procédure d’immatriculation est en cours pour l’entreprise concernée ;
• Il doit dater de moins de six mois au moment de sa remise au donneur d’ordre.

Ce type de document n’est accepté que dans l’attente de l’immatriculation définitive. Dès que l’entreprise reçoit son enregistrement officiel, elle doit transmettre une preuve conforme à la forme usuelle de son pays d’établissement.

En cas de doute sur la validité du document provisoire, le donneur d’ordre doit vérifier que :

• L’émetteur est bien identifié et rattaché à une entité publique ou professionnelle ;
• Le document contient au minimum : la dénomination sociale, l’adresse, la nature de l’activité et le statut juridique du fournisseur.

Conformité des fournisseurs étrangers : les étapes de la collecte, authentification et suivi des documents équivalents

#1 Informer le fournisseur étranger des pièces attendues, des formats et des échéances

Du côté du donneur d’ordre, le pilotage de la collecte documentaire revient généralement à la fonction Achats, juridique ou conformité. Dès le lancement du processus, un juriste ou un référent Achats ou conformité prépare un dossier à destination du fournisseur étranger pour détailler l’ensemble des pièces attendues :

• Justificatif d’immatriculation ;
• Attestation de régularité sociale ;
• Numéro de TVA intracommunautaire ;
• Éléments sur l’emploi de salariés étrangers hors EEE.

Pour chaque document, le mail de cadrage précise la fonction du justificatif (par exemple : attester l’existence légale ou la régularité sociale), les mentions obligatoires (dénomination, identité des dirigeants, date d’émission…), le format accepté (extrait au format PDF, lien officiel, copie certifiée…) et les critères de validité (autorité émettrice, actualité du document, possibilité de contrôle).

Il fixe également le calendrier du suivi : transmission des pièces avant le début de la collaboration, puis actualisation tous les six mois pendant toute la durée du marché. La nécessité d’une version en français est rappelée : la traduction incombe au donneur d’ordre, mais le fournisseur peut joindre une traduction s’il en dispose déjà (notamment s’il a l’habitude de travailler avec des clients français).

Un point de contact doit être clairement indiqué dans la communication (nom, mail, téléphone). Ce référent répond aux questions, suit la réception des documents et valide leur conformité à chaque échéance.

⚠️ Attention à l’identification de l’entité contractante

Avant toute collecte documentaire, il faut avant tout verrouiller l’identité de la société qui signera et exécutera le contrat. Sans cette vérification, vous risquez de demander ou d’accepter des justificatifs qui portent sur la mauvaise entité : extrait de la maison-mère au lieu de la filiale, numéro de TVA d’une holding sans lien avec la prestation, documents d’une structure qui ne facture pas, etc. Si le dossier de conformité ne concerne pas l’entité qui exécute le contrat, il sera écarté lors d’un contrôle, avec, à la clé, des sanctions administratives et la mise en cause de la responsabilité du donneur d’ordre. Rien ne doit bouger tant que ce point n’est pas verrouillé.

#2 Collecter la preuve d’immatriculation équivalente ou, si création en cours, le justificatif provisoire (< 6 mois)

Le fournisseur étranger transmet l’extrait du registre professionnel délivré par une autorité officielle de son pays. Ce document doit permettre d’identifier la société, d’attester son inscription et de vérifier la régularité de l’immatriculation à la date de la demande.

Le donneur d’ordre contrôle la cohérence entre la société mentionnée et l’entité contractante, les mentions attendues (raison sociale, adresse, dirigeants, activité) et la validité du document au regard du contrat.

Si l’entreprise étrangère est en cours de création, elle doit fournir un justificatif provisoire émanant de l’organisme compétent, daté de moins de six mois. Ce document transitoire reste valable jusqu’à la délivrance de l’immatriculation définitive.

Le contrôle de l’authenticité s’effectue, dans la mesure du possible, via le portail officiel du pays concerné ou par vérification directe des références portées sur le document.

#3 Collecter la preuve de régularité sociale équivalente ou le justificatif d’absence d’obligations

Le fournisseur établi à l’étranger remet une attestation de régularité sociale délivrée par l’organisme compétent dans son pays. Ce document atteste du respect des obligations déclaratives ainsi que du paiement effectif des cotisations sociales.

L’attestation doit couvrir la période en cours, porter sur la même entité que celle identifiée pour le contrat et permettre un contrôle de validité (mention de l’organisme émetteur, références vérifiables, période couverte).

En l’absence d’organisme équivalent ou si le fournisseur n’a pas d’obligations sociales dans son pays (activité sans salarié, par exemple), il produit une déclaration explicite ou une attestation sur l’honneur pour justifier cette situation.

Le donneur d’ordre vérifie la conformité de la pièce, la « fraîcheur » de l’attestation et la cohérence avec le statut du fournisseur.

#4 Qualifier l’éventuel emploi de salariés étrangers hors EEE en France et recueillir la LNTE ou l’attestation sur l’honneur

Le donneur d’ordre demande au fournisseur de déclarer si des salariés étrangers hors EEE participeront à l’exécution du contrat en France. Si c’est le cas, il faut recueillir la liste nominative des travailleurs étrangers (LNTE) concernés en mentionnant pour chacun :

• Les nom et prénom du travailleur ;
• Sa date d’embauche ;
• Sa nationalité ;
• La nature du titre autorisant le travail en France (carte de séjour, visa de long séjour valant titre de séjour, carte de résident, etc.) ;
• Le numéro de l’autorisation.

💡 À savoir

Si le fournisseur n’emploie pas de salariés étrangers sur le territoire national, il doit produire une attestation sur l’honneur confirmant cette situation. Cette pièce complète le dossier de conformité et permet de répondre à l’exigence posée par les articles D.8254-2 et D.8254-3 du Code du travail.

#5 Faire traduire les documents s’ils ne sont pas rédigés en français

Tous les documents transmis par le fournisseur étranger doivent pouvoir être compris et exploités par les autorités françaises en cas de contrôle. Si une pièce justificative est rédigée dans une autre langue, le donneur d’ordre doit en obtenir une traduction fidèle en français.

Le fournisseur peut transmettre une version traduite s’il en dispose déjà, mais la charge de la traduction incombe au donneur d’ordre. Aucune formalité particulière n’est exigée : la traduction n’a pas besoin d’être assermentée. Elle doit simplement restituer l’ensemble des informations attendues, sans omission ni approximation.

En cas de doute sur une mention, il vaut mieux compléter ou corriger la traduction avant d’archiver la pièce dans le dossier de conformité.

#6 Vérifier l’authenticité auprès des sources officielles et contrôler le contenu requis

Le référent conformité, Achats ou juridique réceptionne les documents transmis et engage les vérifications. L’authenticité se contrôle en priorité via les portails publics ou les outils mis à disposition par les autorités du pays d’origine : registres en ligne, codes de vérification, contacts institutionnels…

Pour chaque pièce, il vérifie la concordance entre la société mentionnée, l’entité contractante et le périmètre du contrat : même dénomination, même numéro de registre, mêmes dirigeants, mêmes adresses…

Il contrôle que toutes les mentions obligatoires figurent bien dans les documents équivalents (immatriculation à jour, identité des responsables légaux, activité déclarée, période couverte pour la régularité sociale, etc.) et que le document est toujours valable à la date de vérification.

💡 À savoir

En cas de doute sur une mention, une date ou un émetteur, il contacte directement l’organisme officiel ou demande un complément d’information au fournisseur. Toutes les étapes de la vérification doivent être tracées (capture d’écran du registre, copie du code de vérification, échanges de mails) pour pouvoir justifier la démarche en cas de contrôle.

#7 Archiver avec piste d’audit, programmer les renouvellements semestriels et notifier la décision

Une fois les documents validés, le référent conformité ou Achats archive chaque pièce avec toutes les preuves de vérification : emails, captures d’écran des registres, attestations traduites, échanges avec les organismes officiels…

L’archivage doit permettre de retrouver chaque document, sa traduction, sa date de réception et la trace du contrôle effectué. Tous ces éléments doivent être conservés pendant au moins cinq ans, durée exigée pour produire le dossier en cas de contrôle URSSAF ou inspection du travail.

Un calendrier de suivi est mis en place pour anticiper les échéances de renouvellement tous les six mois. Des alertes ou des relances automatiques permettent de ne jamais rater une échéance et de maintenir le dossier à jour.

Une fois la vérification achevée, le référent notifie formellement au fournisseur la décision : dossier accepté, besoin d’un complément ou refus motivé.

Conformité des fournisseurs étrangers : peut-on automatiser la gestion de l'équivalence documentaire ?

La vérification manuelle de l'équivalence des documents étrangers est un défi chronophage et risqué pour les donneurs d'ordre français. Entre la diversité des formats selon les pays, les barrières linguistiques et la multiplicité des fournisseurs pour les grandes organisations, le risque d'erreur est manifeste, et les sanctions relatives au manquement à l’obligation de vigilance peuvent être très lourdes.

Le suivi semestriel des renouvellements multiplie les tâches répétitives et expose à l’erreur humaine, surtout dans les entreprises qui gèrent des dizaines ou des centaines de contrats actifs. La moindre omission peut suffire à faire basculer un dossier dans la non-conformité.

En tant que Tiers de Collecte Probatoire (TCP), Provigis digitalise et sécurise ce processus complexe à travers une plateforme 100 % digitale qui :

• Collecte automatiquement les documents équivalents auprès de vos fournisseurs internationaux, qu'il s'agisse d'un Handelsregisterauszug allemand, d'un DURC italien ou d'une attestation ONSS belge ;
• Vérifie l'authenticité et la validité des documents via des API gouvernementales et des contrôles humains pour les pièces propres à chaque pays ;
• Gère les renouvellements avec un système de notifications et relances automatiques avant expiration pour garantir votre conformité ;
• Archive de manière probante tous les documents collectés avec une piste d'audit complète. Il s’agit d’une preuve juridiquement opposable en cas de contrôle URSSAF ou d’inspection du travail ;
• Calcule un score de conformité en temps réel pour chaque fournisseur pour identifier rapidement les situations à risque.

Avec plus de 10 ans d'expérience dans la gestion de la conformité fournisseur, Provigis référence les spécificités documentaires de nombreux pays et adapte ses processus de vérification aux exigences de l'obligation de vigilance française.

En intégrant Provigis aux workflows de la fonction juridique, Achats et compliance, les donneurs d'ordre réduisent considérablement le risque de non-conformité et les sanctions associées tout en gagnant du temps sur la vérification de leurs fournisseurs étrangers. Réservez votre démonstration.

La FAQ de l’équivalence des documents de conformité

#1 Un document officiel étranger est-il automatiquement accepté comme équivalent ?

Non. Un document peut être délivré par une autorité officielle sans être équivalent au document français exigé dans le cadre de l’obligation de vigilance. Pour qu’il soit conforme et retenu comme équivalent, il doit répondre à trois critères :

• Émaner d'une autorité reconnue ;
• Contenir les mêmes informations essentielles que le document français (immatriculation, dirigeants, régularité sociale...) ;
• Avoir la même force probante dans son pays d'origine.

#2 Puis-je exiger un Kbis d'un fournisseur européen ?

Non, c'est juridiquement impossible et contraire au principe d'équivalence prévu par l'article D.8222-7 du Code du travail. Vous devez accepter le document équivalent du pays d'établissement : Handelsregister pour l'Allemagne, BCE pour la Belgique, Visura Camerale pour l'Italie, etc. Exiger un document spécifiquement français constituerait une entrave à la libre prestation de services au sein de l'UE.

#3 Que faire si mon fournisseur n'a pas d'équivalent URSSAF dans son pays ?

Certains pays n'ont pas de système centralisé comparable à l'URSSAF. Dans ce cas, vous devez accepter tout document officiel attestant de la régularité sociale selon la législation locale. Le Code du travail établit la hiérarchie suivante :

• Privilégiez d'abord les documents conformes au règlement européen 883/2004 ou aux conventions bilatérales ;
• Puis les attestations des organismes locaux de sécurité sociale ;
• En dernier recours, une attestation sur l'honneur peut être demandée si le fournisseur n'a pas d'obligations sociales (entrepreneur individuel sans salarié).

#4 La traduction assermentée des documents étrangers est-elle obligatoire ?

Non, l'article D.8222-8 du Code du travail exige une traduction en français mais n'impose pas qu'elle soit assermentée. Une traduction simple suffit, à condition qu'elle soit fidèle, lisible et couvre toutes les informations requises. Attention toutefois : en cas d'erreur ou d'omission dans la traduction, la responsabilité du donneur d’ordre peut être engagée lors d'un contrôle.

#5 À quelle fréquence dois-je renouveler la vérification des documents équivalents ?

Comme pour les fournisseurs français, vous devez vérifier les documents à la signature du contrat, puis tous les six mois jusqu'à son terme (article D.8222-5 du Code du travail). Cette obligation s'applique dès que le contrat dépasse 5 000 € HT par an.

Les documents doivent évidemment être valides au moment de chaque vérification et archivés pendant au moins 6 ans pour être présentés en cas de contrôle URSSAF (depuis la loi de financement de la Sécurité sociale 2019).