Logiciel de conformité fournisseur : intérêt et critères de choix

Qu'est-ce qu'un logiciel de conformité fournisseur ?

Le logiciel de conformité fournisseur est un outil numérique utilisé par les entreprises donneuses d’ordre pour s’assurer que leurs fournisseurs, mais aussi prestataires et sous-traitants, respectent leurs obligations réglementaires et les exigences contractuelles.

Concrètement, le logiciel de conformité fournisseur centralise les documents probants dans un référentiel unique :

• Les attestations légales, notamment au regard de l’obligation de vigilance mais pas seulement (URSSAF, KBIS et équivalent, assurances obligatoires…) ;
• Les certifications sectorielles (QHSE, ISO, MASA…) ;
• Les pièces complémentaires demandées par l’entreprise donneuse d’ordre (questionnaires RSE, audits, charte éthique, etc.).

Les fournisseurs et autres tiers de l’entreprise déposent directement leurs documents dans la plateforme, et les équipes Achat, juridique et compliance accèdent aux dossiers actualisés en quelques clics.

Selon les fonctionnalités qu’il propose, le logiciel de conformité fournisseur peut :

• Simplement assurer le contrôle et le classement de ces documents, ou en contrôler la validité par un processus d’authentification automatique ;
• Proposer des alertes en cas de document manquant ou expiré ;
• Archiver l’historique pour répondre aux audits internes ou réglementaires ;
• Signaler les tiers non conformes avant l'émission d'un bon de commande ou pendant l'exécution du contrat, etc.

En plus du contrôle, le logiciel de conformité fournisseur peut apporter une piste d’audit indispensable en cas de contrôle, d’audit externe ou de litige. En effet, les demandes, les dépôts de documents et les validations sont horodatés, ce qui démontre la diligence apportée au suivi de la conformité des tiers du donneur d’ordre.

💡 Pourquoi les logiciels de conformité fournisseur sont en plein essor ?

L'effondrement du Rana Plaza en 2013 (1 138 morts dans une usine textile au Bangladesh), le Dieselgate ou encore le scandale des Panama Papers ont contraint les législateurs européens à durcir les obligations de vigilance sur les tiers (que nous détaillons plus bas). En parallèle, les grands comptes exigent des fournisseurs qu'ils respectent des critères ESG mieux-disants que le strict minimum légal. Les entreprises donneuses d'ordre doivent donc vérifier simultanément des dizaines de documents réglementaires et extra-réglementaires pour chaque tiers… une opération impossible à gérer manuellement.

Qui a besoin d’un logiciel de conformité fournisseur ?

Les entreprises qui collaborent avec un nombre important de fournisseurs ou de sous-traitants sont les premières concernées. Dès que le volume augmente, les obligations documentaires commencent à s’empiler**, avec un gros risque d’erreur, et donc de non-conformité**. Le risque juridique, économique et réputationnel dépasse alors largement l’investissement dans un logiciel de conformité fournisseur.

En plus du critère du volume des fournisseurs, il y a d’autres facteurs qui peuvent pousser vers ce type de solution : le fait d’évoluer dans un secteur fortement réglementé, les chaînes d’approvisionnement complexes, la production répartie sur plusieurs sites, les fournisseurs basés à l’étranger, etc.

En réalité, ce besoin concerne surtout :

• Les ETI et grands groupes qui gèrent plusieurs centaines de fournisseurs ;
• Les industriels soumis à des normes QHSE très strictes ;
• Les acteurs du BTP qui doivent contrôler les habilitations et assurances de leurs sous-traitants ;
• Les entreprises de l’énergie et des infrastructures où chaque intervenant doit prouver ses autorisations ;
• Les logisticiens et transporteurs dont les opérations reposent sur des prestataires dispersés ;
• Les banques et assurances soumises à des obligations de contrôle des tiers ;
• Les entreprises du numérique qui externalisent une partie de leurs traitements et doivent démontrer la conformité de leurs prestataires au RGPD et à NIS2.

Toutes ces organisations ont en commun un écosystème de tiers étendu, des obligations réglementaires élevées et la nécessité de prouver leur diligence.

Pourquoi se doter d’un logiciel de conformité fournisseur ?

L’intérêt d’un (bon) logiciel de conformité fournisseur tient à trois dimensions : la rentabilité, la réputation et la compétitivité (par l’accès au marché).

• Sur le plan économique, les défaillances de conformité des fournisseurs génèrent des coûts directs (solidarité, pénalités contractuelles) et indirects (interruptions opérationnelles et pertes de CA).
• Sur le plan réputationnel, les scandales liés aux fournisseurs (travail dissimulé, corruption, violations des droits humains, pollution) affectent directement l'image de l'entreprise donneuse d'ordre, notamment face aux clients et aux investisseurs potentiels ;
• Sur le plan commercial, les entreprises qui ne maîtrisent pas la conformité de leurs fournisseurs partent avec un handicap dans leurs candidatures aux appels d’offres et leur effort de prospection commerciale face aux grands comptes.

Intérêt #1 : réduire l'exposition juridique liée aux tiers

Le fait de travailler avec des fournisseurs qui ne respectent pas leurs obligations légales engage directement votre responsabilité en tant que donneur d’ordre. Votre entreprise pourra alors être tenue solidairement responsable des infractions commises, subir des sanctions administratives ou pénales et faire face à des contentieux coûteux.

Cette responsabilité est portée par un arsenal législatif particulièrement dense en France et dans l’Union européenne :

• L'obligation de vigilance (article L.8222-1 du Code du travail) impose aux donneurs d'ordre de vérifier que leurs fournisseurs respectent leurs obligations sociales et fiscales. En cas d'infraction, l'entreprise donneuse d'ordre est solidairement responsable des redressements ;
• Le devoir de vigilance (loi 2017) oblige les entreprises de plus de 5 000 salariés à cartographier et contrôler les risques sociaux et environnementaux dans leur chaîne d'approvisionnement. L'absence de preuve documentée expose à des sanctions pénales et à des actions en responsabilité civile ;
• La loi Sapin II (2016) responsabilise les entreprises sur les pratiques de corruption de leurs tiers. Les contrôles de l'Agence française anticorruption exigent des preuves de due diligence sur les intermédiaires et les prestataires ;
• Le RGPD (2018) engage la responsabilité des entreprises sur les traitements de données réalisés par leurs sous-traitants. Toute violation commise par un prestataire peut déclencher des sanctions qui pèsent sur le donneur d'ordre ;
• Le règlement DORA impose aux établissements financiers de vérifier la résilience opérationnelle de leurs prestataires informatiques. Les défaillances d'un tiers engagent la responsabilité de l'établissement financier ;
• La directive NIS 2 oblige les opérateurs de services essentiels à cartographier et sécuriser leur chaîne d'approvisionnement. Les failles de cybersécurité chez un fournisseur peuvent exposer le donneur d'ordre à des sanctions.

Le logiciel de conformité fournisseurs permet de réduire l’exposition de l’entreprise en horodatant chaque action, en vérifiant automatiquement l’authenticité des documents et en bloquant les commandes vers les fournisseurs non conformes. L’entreprise peut produire immédiatement les preuves de sa diligence, en quelques clics.

💡 Exemple concret

Une entreprise de BTP sous-traite un chantier à un prestataire. Les attestations URSSAF et KBIS sont demandées par email et archivées dans un dossier partagé. Quinze mois plus tard, un contrôle URSSAF révèle que le sous-traitant n'a pas déclaré deux salariés pendant six mois. Le redressement s'élève à 78 000 €, et l'entreprise donneuse d'ordre est tenue solidairement responsable. Elle ne peut pas prouver sa diligence (pas de relance tracée ni de document horodaté). Si l’entreprise disposait d’un bon logiciel de conformité, elle aurait reçu une alerte pour colmater la brèche.

Intérêt #2 : renforcer la maîtrise des risques opérationnels

Les activités qui reposent sur des fournisseurs ou des sous-traitants s’exposent à des interruptions dès que les pièces justificatives ne suivent pas le rythme des opérations.

Si des assurances, attestations sociales, habilitations ou certifications deviennent caduques, les fournisseurs ou prestataires concernés ne peuvent plus honorer leur commande ou intervenir… car ils mettraient l’entreprise en situation de non-conformité. Logiquement, elle essuiera des retards et des surcoûts, avec un impact économique et réputationnel.

En l’absence d’un logiciel de conformité fournisseur, l’entreprise ne dispose pas de la visibilité nécessaire pour agir en amont. Les documents ne sont pas suivis rigoureusement, et les équipes découvrent les problèmes à la dernière minute, souvent au moment de la commande au fournisseur ou de l’intervention du prestataire (dans le meilleur scénario).

Il faut alors déployer des solutions de secours à la fois coûteuses et risquées pour assurer la continuité opérationnelle.

💡 Exemple concret

Une entreprise de maintenance industrielle programme l’intervention d’un prestataire sur une ligne de production. Le planning est validé, les équipes sont mobilisées et l’arrêt de la machine a été positionné sur un créneau très court. Au contrôle d’accès, l’intervention est bloquée, car l’assurance responsabilité civile professionnelle du prestataire a expiré 4 jours plus tôt. La ligne reste arrêtée toute la journée, et l’entreprise absorbe un retard de production significatif et des pénalités contractuelles. Avec un logiciel de conformité fournisseur, l’expiration aurait été détectée beaucoup plus tôt et signalée bien avant la date d’intervention pour anticiper la mise à jour du document ou replanifier l’opération.

Intérêt #3 : optimiser le coût administratif

Le suivi manuel de la conformité mobilise entre quelques heures à plusieurs jours-hommes par semaine en fonction de la densité du portefeuille de fournisseurs de l’entreprise.

Si les attestations, assurances et certifications sont collectées par email, classées dans des dossiers partagés et surveillées au cas par cas, vous consommez des ressources humaines plus ou moins qualifiées sur des tâches automatisables ou, au moins, semi-automatisables.

En plus du temps administratif, il faut prendre en compte la multiplication des erreurs humaines ainsi que la double saisie. Autre problème : si les documents ne sont pas rapidement localisés à l’occasion d’un audit ou d’un contrôle, c’est toute l’entreprise qui doit interrompre son activité pour reconstruire un dossier conforme dans l’urgence.

Le logiciel de conformité fournisseur va donc permettre de :

• De limiter drastiquement les échanges, surtout s’il est basé sur le principe de la mutualisation de la collecte des documents entre les donneurs d’ordre ;
• De réduire les doublons entre services grâce à un dossier unique par fournisseur ;
• De réinjecter le temps économisé sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

💡 Exemple concret

Une ETI industrielle gère 80 fournisseurs actifs. Il faut un équivalent temps plein (ETP) pour gérer la collecte, la vérification, le classement des documents de conformité et la mise à jour des tableaux de suivi. Pour préparer un audit interne, l’ETP doit passer dix jours à reconstituer les preuves de conformité pour 20 fournisseurs critiques : recherche dans les mails, vérification des dates, impression des pièces justificatives, etc. Avec un logiciel de conformité fournisseurs, cet ETP aurait pu être consacré au pilotage des risques et à l’amélioration des processus achats.

Intérêt #4 : sécuriser la capacité de l'entreprise à passer ses audits clients

Les audits clients font partie du quotidien des entreprises qui travaillent avec des grands comptes… et ces audits couvrent parfois leurs tiers.

Si les documents ne sont pas archivés correctement, si les vérifications ne sont pas tracées ou si l'historique des contrôles est incomplet, l'entreprise échoue à l'audit avec plusieurs conséquences :

• Perte d’un client ou suspension d’un contrat en attendant la mise en conformité ;
• Élimination de sa candidature dans le cadre d’un appel d’offres.

Les grands comptes imposent en effet à leurs fournisseurs de rang 1 de prouver qu'ils contrôlent eux-mêmes leurs propres fournisseurs et sous-traitants. Les appels d'offres publics et privés exigent des preuves de conformité sur l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement.

Citons également les organismes certificateurs (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001), qui vérifient que les entreprises évaluent et suivent leurs fournisseurs selon des critères qualité, environnement et sécurité.

💡 Exemple concret

Un sous-traitant industriel travaille avec un grand groupe de l'aéronautique. Le client programme un audit fournisseur pour vérifier la maîtrise de la chaîne de sous-traitance. L'auditeur demande les preuves de conformité des 8 prestataires d'usinage qui interviennent sur les pièces critiques : attestations URSSAF, certifications EN 9100, assurances décennales et contrôles qualité. Les documents sont dispersés entre plusieurs boîtes mail et serveurs, et l'équipe achats passe trois jours à reconstituer les dossiers. Pour deux prestataires, aucune vérification n'est tracée sur les 9 derniers mois. L'auditeur classe donc le fournisseur en « non-conforme » et suspend les commandes en cours jusqu'à régularisation. Le sous-traitant perd 85 000 € de chiffre d'affaires pendant les six semaines nécessaires pour mettre à jour tous les dossiers.

6 critères pour choisir le bon logiciel de conformité fournisseur pour votre entreprise

Le choix de votre logiciel de conformité fournisseur doit reposer sur des critères à la fois techniques, opérationnels et juridiques.

Sur le volet juridique, par exemple, certains éditeurs proposent simplement des Drives ou des hébergeurs de documents, d’autres garantissent la valeur juridique des documents et le caractère probatoire du processus de vérification.

Sur le volet technique, il faudra identifier les fonctionnalités qui vous permettront de véritablement automatiser le contrôle tout en assurant votre capacité à prouver votre due diligence en cas d’audit ou de contentieux.

Dans cette partie, nous avons compilé 6 critères décisifs pour vous aider à évaluer la pertinence du logiciel de conformité fournisseur envisagé.

Critère #1 : le statut de l’éditeur du logiciel : est-il un Tiers de Collecte Probatoire (TCP) ?

Les éditeurs de logiciels de conformité fournisseur se répartissent en deux catégories : ceux qui opèrent comme simples hébergeurs de documents, et ceux qui agissent comme Tiers de Collecte probatoire (TCP). La différence entre les deux statuts est fondamentale, car elle détermine la valeur juridique des documents collectés.

Critère Logiciel de gestion documentaire Tiers de collecte probatoire Rôle de l'éditeur Hébergeur de documents, fournisseur d'outil Tiers de confiance indépendant Certification des documents Aucune certification d'authenticité ou d'intégrité Certification de l'intégrité et horodatage inaltérable Valeur probatoire Équivalente à des fichiers en dossier partagé ou par email Renforcée par l'indépendance du tiers certificateur Attestations délivrées Aucune attestation opposable Attestations de dépôt horodatées juridiquement opposables En cas de contentieux L'entreprise doit prouver elle-même l'authenticité des documents Le tiers certifie l'intégrité et la traçabilité des pièces

Les entreprises exposées à des audits réglementaires fréquents (inspection du travail, URSSAF, AFA) ou à des risques de contentieux élevés doivent privilégier les éditeurs qui opèrent comme tiers de collecte probatoire.

L'indépendance de l'éditeur et la certification des documents renforcent la valeur probatoire des preuves : un document certifié par un tiers externe aura toujours plus de poids devant un juge qu'un fichier dont l'entreprise elle-même assure la conservation.

Pour vérifier ce critère, demandez à l'éditeur s'il agit comme tiers de confiance indépendant, s'il certifie l'intégrité des documents et s'il délivre des attestations de dépôt horodatées juridiquement opposables.

Critère #2 : la collecte documentaire est-elle mutualisée ?

Les logiciels de conformité fournisseur fonctionnent selon deux modèles : le modèle cloisonné et le modèle mutualisé.

Dans le modèle cloisonné, chaque donneur d'ordre dispose de son propre référentiel fournisseurs isolé. Si un fournisseur travaille avec 10 clients, il doit se connecter dix fois, déposer dix fois ses attestations URSSAF, son KBIS et ses assurances, même si ses 10 clients travaillent avec le même logiciel de conformité. Chaque donneur d'ordre relance le fournisseur indépendamment des autres. Les documents ne circulent pas entre les espaces clients.

Dans le modèle mutualisé, le fournisseur dépose ses documents une seule fois dans la plateforme. Tous les donneurs d'ordre avec lesquels il travaille accèdent aux mêmes documents actualisés (s’ils sont sur ce même logiciel). Si l'attestation URSSAF expire, le fournisseur la renouvelle une fois et l'ensemble de ses clients en bénéficie automatiquement.

Ce principe de mutualisation réduit la charge administrative des deux côtés et encourage les fournisseurs à se mettre en conformité.

💡 Vérifiez le volume de fournisseurs déjà référencés

La mutualisation n’a d'intérêt que si la plateforme référence déjà un nombre significatif de fournisseurs. Si le logiciel est (quasiment) vide, vous devrez embarquer l'ensemble de vos fournisseurs comme si vous utilisiez un modèle cloisonné. Demandez à l'éditeur combien de fournisseurs sont déjà actifs sur la plateforme et vérifiez le pourcentage de vos fournisseurs actuels qui s’y trouvent déjà. Plus le nombre est élevé, plus le déploiement sera rapide et plus le gain de temps sera significatif pour vos équipes.

Critère #3 : le niveau d’automatisation et de vérification

Les logiciels de conformité fournisseur ne proposent pas tous la même profondeur de contrôle documentaire. Certains se limitent à stocker les fichiers déposés par les fournisseurs, d’autres vérifient leur authenticité et leur conformité en s’appuyant sur des sources fiables. La qualité de la vérification influence directement la solidité du dossier fournisseur et la capacité de l’entreprise à prouver sa diligence.

Recherchez les fonctionnalités suivantes pour sécuriser vos contrôles et limiter au maximum les interventions manuelles :

• Connexion aux API gouvernementales, notamment les bases officielles (INSEE, Infogreffe, URSSAF) pour vérifier automatiquement l'authenticité des KBIS, attestations de vigilance et documents d'immatriculation ;
• Alertes d'expiration paramétrables : les documents expirent à des rythmes différents (URSSAF mensuel, assurances annuelles, certifications pluriannuelles…). Il faut pouvoir paramétrer les délais d'alerte selon le type de document et le niveau de criticité du fournisseur. Les alertes partent automatiquement plusieurs semaines avant l'échéance ;
• Relances automatiques : les fournisseurs reçoivent des relances par email à l’approche de l’expiration d’un document, ou si une pièce est manquante ;
• Détection des défaillances financières : certaines plateformes surveillent la santé financière des fournisseurs via les bases de données légales (dépôts de bilan, procédures collectives, incidents de paiement). Les équipes Achats reçoivent des alertes précoces qui permettent de doubler les sources d'approvisionnement pour assurer la continuité de l’activité ;
• Validation humaine des documents complexes : les attestations standardisées (URSSAF, KBIS) peuvent être vérifiées de manière automatique, mais les documents spécifiques (certifications métiers, assurances sur mesure, questionnaires RSE) nécessitent une validation humaine. Vérifiez si l'éditeur propose ce service ou si vous devez le gérer en interne.

💡 À savoir

Pour vérifier ces fonctionnalités, consultez la documentation technique de l'éditeur et demandez une démonstration personnalisée. Demandez également quels types de documents se vérifient automatiquement et lesquels nécessitent une intervention, ainsi que les délais de traitement pour la validation humaine.

Critère #4 : la traçabilité probatoire et l'archivage sécurisé

Les audits et les contentieux exigent de produire l'historique complet des vérifications effectuées sur les fournisseurs : qui a demandé quels documents ? À quelle date le fournisseur a-t-il déposé les pièces ? Qui a validé ces pièces ? Les relances ont-elles été envoyées ? À quelle date ? Sans cette traçabilité, vous pourrez difficilement prouver votre diligence.

Assurez-vous que le logiciel de conformité fournisseur propose :

• Un horodatage automatique de chaque action : demandes, dépôts, validations, relances, modifications de statut... Chaque événement doit être tracé avec la date, l'heure et l'utilisateur qui a initié l’action ;
• Une piste d'audit complète : l'historique de toutes les actions sur chaque fournisseur pour que les auditeurs puissent consulter le parcours documentaire en quelques clics ;
• Un archivage sécurisé et conforme : vérifiez notamment les certifications de l'hébergement (ISO 27001, conformité RGPD) et les durées de conservation garanties ;
• La génération de rapports personnalisables : taux de complétude, fournisseurs non conformes, documents expirés... Ces rapports s'exportent pour les audits clients, les comités de direction ou les contrôles réglementaires.

⚠️ Points de vigilance

Vérifiez que l'horodatage et l'historique des actions sont visibles directement dans l'interface utilisateur, et non pas enfouis dans des logs techniques accessibles uniquement aux administrateurs système. Testez combien de clics sont nécessaires pour afficher le parcours complet d'un fournisseur. Assurez-vous enfin que les rapports s'exportent en formats standards (PDF, Excel, CSV) sans limite de volume, et que vous pouvez les personnaliser selon les besoins de l’audit ou du contrôle.

Critère #5 : la capacité d'intégration avec votre système d'information

Pour éviter les doubles saisies, les problèmes de synchronisation et la rupture des flux de données, votre logiciel de conformité fournisseur doit pouvoir s’intégrer dans votre écosystème informatique existant. Recherchez surtout les capacités d’intégration suivantes :

• La connexion à votre ERP si vous gérez vos commandes et vos factures fournisseurs dans un ERP de type SAP, Oracle, Sage ou Cegid. Les données fournisseurs (raison sociale, SIRET, statut de conformité…) pourront alors se synchroniser automatiquement entre les deux systèmes. Et surtout : les bons de commande ne pourront être émis que si le fournisseur concerné est conforme.
• Intégration avec votre outil SRM ou achats, si vous utilisez des plateformes dédiées à la gestion de la relation fournisseurs (SRM, e-procurement). Objectif : ne pas se retrouver à gérer deux référentiels fournisseurs différents.
• API ouvertes et documentées : les API permettent de connecter le logiciel à vos outils internes (portails achats, systèmes de gestion de projets, tableaux de bord). Vérifiez que l'éditeur propose des API REST documentées et que l'accès n'est pas facturé en supplément ou, le cas échéant, raisonnablement facturé.
• Exports de données : vous devez pouvoir exporter les données fournisseurs (statuts de conformité, dates d'expiration, scores) dans les formats standards (CSV, Excel, JSON) pour les explorer ou les intégrer dans vos outils.

Consultez la liste des connecteurs déjà développés par l'éditeur et vérifiez si votre ERP ou votre outil achats figure dans la liste. Si ce n'est pas le cas, renseignez-vous sur les délais et les coûts de développement d'un connecteur sur mesure.

⚠️ Pourquoi c’est important

En réalité, si votre logiciel de conformité n’est pas intégré à votre ERP, vous ne pourrez pas vraiment automatiser le contrôle de conformité. Le système reposera toujours sur la rigueur et la discipline des acheteurs, qui devront consulter manuellement le logiciel de conformité pour voir le statut du fournisseur avant de commander. En cas d’urgence, ils pourraient être tentés de sauter cette étape, au risque de travailler avec un fournisseur non conforme.

Critère #6 : la flexibilité et la personnalisation

Le workflow standard des logiciels de conformité n’est pas toujours adapté à la réalité du terrain, surtout si l’activité :

• Implique différents types de tiers (fournisseurs, prestataires, sous-traitants), et donc un périmètre documentaire dense et hétérogène ;
• Fait intervenir des tiers basés à l’étranger ;
• S’opère en multi-sites ou en multi-entités, etc.

Si vous êtes dans ce cas de figure, assurez-vous que le logiciel de conformité fournisseur permet d’adapter les processus à vos besoins plutôt que de vous imposer un cadre standardisé.

• Des profils fournisseurs différenciés pour pouvoir appliquer des exigences documentaires différentes selon le type de prestataire (travaux, prestations intellectuelles, logistique, IT, sécurité privée, etc.) ;
• Des règles de conformité personnalisables pour définir vos propres conditions de conformité (documents obligatoires, délais d’expiration, exigences supplémentaires selon le risque) ;
• Des workflows ajustables pour adapter les étapes de validation, les rôles, les niveaux d’approbation et les règles de blocage en fonction de votre organisation interne ;
• Des périmètres multi-sites ou multi-entités pour gérer des exigences documentaires différentes selon les sites, les filiales ou les zones géographiques ;
• Des visualisations et des tableaux de bord modulables pour afficher les informations selon vos priorités opérationnelles (risques, expirations, fournisseurs critiques, taux de conformité par site, etc.).

💡 Les questionnaires à administrer

Il peut être intéressant de choisir un logiciel de conformité qui propose des questionnaires mutualisés à administrer auprès de vos tiers fournisseurs pour compléter les documents légaux. Ils vous permettront de collecter des informations déclaratives sur la RSE et les pratiques anti-corruption, par exemple, auprès des petits fournisseurs qui ne sont pas certifiés.

Provigis : le logiciel de conformité fournisseur de référence en France

Provigis est née en 2009 d'un groupe de travail du Club des Acheteurs où les directeurs Achats ont échangé sur les bénéfices de la mutualisation documentaire. Objectif : ne demander qu'une seule fois les documents obligatoires à chaque fournisseur, quel que soit le nombre de clients donneurs d'ordre.

Aujourd’hui, Provigis est un Tiers de Collecte Probatoire (TCP) qui édite une plateforme 100 % digitale qui référence plusieurs dizaines de milliers de fournisseurs. Notre solution coche l’ensemble des critères que nous avons développés dans ce guide :

• Notre statut de TCP renforce la valeur juridique des documents collectés et délivre des attestations de dépôt horodatées opposables en cas de contentieux ;
• Le modèle mutualisé permet aux fournisseurs de déposer leurs documents une seule fois pour l'ensemble de leurs clients donneurs d'ordre présents sur la plateforme ;
• Les API gouvernementales (INSEE, Infogreffe, URSSAF) permettent d’automatiser la vérification de l'authenticité des documents standardisés, tandis que les pièces complexes passent par une validation humaine réalisée par nos équipes ;
• Chaque action est horodatée et tracée pour constituer une piste d'audit probatoire, avec génération automatique de rapports personnalisables pour les audits clients et réglementaires ;
• Les connecteurs développés par Provigis s'intègrent aux principales plateformes du marché (ERP, SRM), notamment Ivalua, SAP, Oracle et Corcentric, avec des API REST documentées pour des intégrations sur mesure
• Les workflows, les profils fournisseurs et les règles de conformité peuvent être paramétrés selon vos besoins métiers, avec des questionnaires mutualisés (RSE, Sapin II) pour les fournisseurs non certifiés.

💡 Provigis x COVEA : une success story

Le connecteur Provigis a été développé chez COVEA, un groupe mutualiste multimarques qui opère sur les marchés de l’assurance et de la réassurance. Intégré à la plateforme Ivalua utilisée par le groupe pour gérer 18 000 fournisseurs et 4 000 utilisateurs, le connecteur a permis d'automatiser la synchronisation des portefeuilles fournisseurs et la collecte documentaire. Le déploiement s'est réalisé en un mois, avec un paramétrage des règles métier adapté aux spécificités du groupe. Les équipes Achats peuvent désormais visualiser les alertes de conformité directement dans leur outil métier, ce qui réduit les coûts de gestion manuelle et accélère la réactivité face aux non-conformités.

Le retour sur investissement de notre plateforme Provigis est assuré à la fois par :

• La réduction de votre exposition aux risques de non-conformité (sanctions financières, risque réputationnel, perte de marchés) ;
• Les gains de temps opérationnels, car vos équipes Achats, juridiques et compliance se libèrent des tâches administratives répétitives pour se concentrer sur le pilotage des risques fournisseurs et l'amélioration des processus.

Les fournisseurs référencés sur Provigis bénéficient eux aussi d’un gain de temps considérable. Ils déposent leurs documents une seule fois plutôt que de répondre à des dizaines de demandes de leurs différents clients donneurs d'ordre. Cette mutualisation réduit leur charge administrative et consolide la confiance de leurs clients.

Intéressé ? Réservez votre démonstration personnalisée pour découvrir comment Provigis s'adapte à votre organisation et sécurise la conformité de votre écosystème fournisseurs.