Logiciel de conformité : 7 critères pour faire le bon choix

Logiciel de compliance : le guide ultime pour choisir la meilleure solution de conformité fournisseurs (2025)

Les directions juridiques, Achats et compliance doivent s’aligner avec des dizaines d'obligations réglementaires : Code du travail, RGPD, Sapin II, CSRD, devoir de vigilance, directive NIS 2, DORA... Chaque loi impose ses propres documents, ses délais de renouvellement et ses modalités de contrôle.

Multiplié par des centaines, voire des milliers de fournisseurs et sous-traitants, le volume documentaire devient vertigineux, et donc incompatible avec la gestion manuelle qui consomme plusieurs jours par mois et qui maximise le risque d’erreur.

Dans ce contexte, le recours à un logiciel de conformité ou de compliance est incontournable… à condition de choisir un outil adapté aux spécificités de l’activité et aux exigences de reporting et de diligence.

Pour vous aider à faire un choix éclairé, la rédaction de Provigis vous propose un guide exhaustif :

• Qu’est-ce qu’un logiciel de compliance ?
• Quelles sont les obligations légales qui justifient un logiciel de conformité ?
• Quels sont les 7 critères à prendre en compte pour choisir le bon logiciel de conformité ?

Terminologie : logiciel de conformité... à quoi ?

La conformité, ou compliance (équivalent anglais, de plus en plus utilisé en France), désigne le respect par une entreprise des règles qui s’appliquent à elle, qu’elles soient imposées par la loi ou par des engagements volontaires.

Les quatre grandes exigences de compliance pour les entreprises

Dans la pratique, les entreprises doivent se conformer à quatre grands types d’exigences :

• Les obligations légales générales : le Code du travail, le RGPD, loi Sapin II pour la lutte anti-corruption, le devoir de vigilance pour les entreprises de plus de 5000 salariés, la directive CSRD pour le reporting extra-financier, la réglementation ICPE pour les installations classées, le Code de l'environnement, le Code de commerce, etc. ;
• Les normes sectorielles : chaque secteur d’activité a ses propres standards obligatoires (ou nécessaires pour être compétitif sur le marché). Bâle III et MiFID II pour l'activité bancaire, les bonnes pratiques de fabrication (BPF/GMP) dans l'industrie pharmaceutique, les normes IATF 16949 pour les équipementiers automobiles, l'EN 9100 pour l'aéronautique, etc. ;
• Les standards volontaires et les certifications : l’ISO 9001 pour le management de la qualité, l’ISO 14001 pour l'environnement, l’ISO 45001 pour la santé-sécurité, l’ISO 27001 pour la sécurité de l'information, les évaluations RSE type EcoVadis, les labels comme B Corp et Lucie 26000, etc. ;
• Les engagements contractuels, par exemple les chartes éthiques de vos clients, les codes de conduite fournisseurs, les accords de niveau de service (SLA), les engagements de confidentialité, etc. Chaque relation commerciale génère ses propres obligations de conformité, plus contraignantes que la loi (par définition).

Les deux grands périmètres de compliance pour les entreprises

Historiquement, jusqu’à la fin des années 1990, la compliance portait essentiellement sur les pratiques de l’entreprise elle-même : le respect du droit du travail pour ses propres salariés, le respect des normes comptables, sociales et fiscales, la sécurité et le respect des normes environnementales des installations industrielles, etc.

Avec la mondialisation des chaînes de valeur, le périmètre de la compliance légale s’est progressivement élargi, notamment vers l’Asie et le Maghreb, avec un angle mort évident : les fournisseurs et sous-traitants de l’entreprise respectent-ils les mêmes standards que le donneur d’ordre ? Ou, à minima, respectent-ils un niveau minimum de standards ?

Désormais, la conformité légale de l’entreprise tient autant à ses actions qu’à celles de son écosystème : fournisseurs, sous-traitants, prestataires de services, transporteurs, distributeurs, apporteurs d’affaires, etc. Chaque maillon de la chaîne de valeur est un risque potentiel de non-conformité.

Dans ce guide, nous nous concentrons sur la conformité des tiers, dans la mesure où c’est le périmètre qui pose le plus de difficultés aux grandes entreprises. En effet, vous maîtrisez probablement votre conformité interne : ce sont vos équipes, vos processus et votre cœur de métier. En revanche, vos tiers échappent à votre contrôle direct. Cette difficulté est exacerbée par trois facteurs :

• L'asymétrie de pouvoir : vos exigences documentaires représentent une charge administrative pour vos fournisseurs, surtout les TPE/PME. Un fournisseur critique ou un prestataire monopolistique peut simplement refuser de s'y plier. Votre urgence de conformité n'est pas toujours sa priorité ;
• La dispersion géographique : vos tiers peuvent être répartis sur tous les continents, soumis à des cadres réglementaires différents (voir ). Un fournisseur indien n'a pas les mêmes documents qu'un fournisseur français. Les fuseaux horaires et barrières linguistiques peuvent aussi compliquer les échanges ;
• notre article sur l’équivalence des documents de conformité
• Le volume documentaire : chaque tiers doit fournir des dizaines de documents (immatriculation, attestations sociales et fiscales, assurances, certifications), avec des dates de validité différentes, des formats hétérogènes, des renouvellements à fréquences variables... Multiplié par des centaines, voire des milliers de tiers, le volume devient vite ingérable manuellement.

Qu'est-ce qu'un logiciel de compliance ou de conformité ?

Le logiciel de compliance ou de conformité est un outil digital qui automatise la collecte, l’authentification et le suivi des documents qui prouvent le respect de vos obligations réglementaires et contractuelles.

La gestion manuelle des fichiers Excel, des emails et des dossiers partagés pour piloter la conformité des tiers devient vite chronophage et, surtout, risquée lorsqu’elle est gérée manuellement. Votre logiciel de conformité vous permet donc de rationaliser cette brique essentielle pour gagner en efficacité.

Concrètement, le logiciel de compliance envoie automatiquement (ou de manière semi-automatique) les demandes de documents de conformité à vos fournisseurs, ainsi que les relances avant l’expiration des documents. Les vérifications s'effectuent via des connexions API avec les bases officielles, notamment l’INSEE pour les SIRET, l’URSSAF pour les attestations de vigilance, Infogreffe pour les extraits Kbis, etc.

Techniquement, l'architecture du logiciel de compliance repose sur :

• Un référentiel qui centralise les données de tous vos tiers : raison sociale, SIRET, contacts, activité, criticité ;
• Un moteur de règles qui paramètre les exigences documentaires selon vos critères : type d'activité, montant de commande, zone géographique, niveau de risque...
• Un coffre-fort numérique qui stocke les documents avec horodatage et piste d'audit pour garantir leur valeur probatoire ;
• Des workflows qui automatisent les circuits de validation : le document arrive, l'outil vérifie sa conformité, alerte en cas d'anomalie, archive la version validée.

💡 Traçabilité et pilotage en temps réel

Chaque action est évidemment enregistrée : qui a demandé quel document, quand, avec quelle réponse, avec un tableau de bord qui donne une vision temps réel de votre taux de conformité : 87 % de vos fournisseurs sont à jour, 124 documents expirent dans les 30 jours, 43 tiers n'ont jamais répondu malgré 3 relances, etc.

Les obligations légales et normes qui justifient un logiciel de conformité

#1 La lutte contre le travail dissimulé : l'obligation de vigilance

L'obligation de vigilance prévue par les articles L8222-1 et D8222-5 du Code du travail impose aux donneurs d'ordres de vérifier la situation légale de leurs sous-traitants avant de conclure un contrat et pendant toute sa durée. Cette obligation s'applique à tous les marchés de fournitures, travaux ou prestations de service de plus de 5 000 euros HT sur l'année.

Les documents à collecter sont :

• Un document attestant l'immatriculation de l'entreprise (Kbis ou équivalent) ;
• Une attestation de vigilance URSSAF certifiant que l'entreprise est à jour de ses obligations sociales ;
• La liste nominative des travailleurs étrangers ou une attestation sur l'honneur de non-emploi de travailleurs étrangers hors EEE.

Ces vérifications doivent être renouvelées tous les 6 mois. En cas de non-respect, vous devenez solidairement responsable des manquements de votre fournisseur : paiement des impôts, taxes et cotisations sociales dus par le sous-traitant, remboursement des aides publiques perçues et paiement des rémunérations et charges des salariés non déclarés. Les sanctions pénales peuvent atteindre 225 000 euros d'amende pour les personnes morales, avec exclusion des marchés publics et interdiction d'exercer.

💡 L’intérêt d’un logiciel de compliance

Le logiciel de conformité automatise ces vérifications récurrentes, programme les relances avant le délai de 6 mois et archive les documents avec valeur probatoire.

#2 RSE : la montée en puissance des exigences extra-financières

Les obligations RSE ne relèvent plus du volontariat pour les grandes entreprises. La directive CSRD, applicable progressivement depuis 2024, impose un reporting extra-financier détaillé qui englobe obligatoirement les données ESG de votre chaîne de valeur.

Vous devez collecter auprès de vos fournisseurs leurs émissions carbone (Scope 3), leurs pratiques sociales, etc. Sans ces données, impossible de publier un rapport de durabilité conforme. Parallèlement, vos clients exigent des preuves de votre démarche responsable : évaluations EcoVadis, certifications ISO 14001, ISO 45001, labels sectoriels comme Lucie 26000 ou B Corp, etc.

💡 L’intérêt d’un logiciel de compliance

Le logiciel de conformité vous permet de vous mettre en conformité à travers des questionnaires RSE à soumettre à vos tiers, la collecte de certifications avec dates de validité, de chartes éthiques, de rapports d'audit sociaux, etc.

#3 Finance : la vérification de la santé économique des tiers

Au-delà du Kbis qui atteste l'immatriculation au registre du commerce, vous devez surveiller la santé financière de vos partenaires pour sécuriser votre chaîne d'approvisionnement :

• Les attestations fiscales confirment que vos fournisseurs s'acquittent de leurs obligations envers l'administration fiscale ;
• Les liasses fiscales et bilans financiers révèlent leur solidité économique : un fournisseur critique en difficulté financière peut interrompre vos approvisionnements, compromettre vos engagements clients et générer des pertes d'exploitation considérables ;
• La vérification des coordonnées bancaires (RIB/IBAN) protège contre la fraude au virement, phénomène en explosion en France en 2023 (40 % d’entreprises ciblées par an selon une étude Trustpair et SAP).

💡 L’intérêt d’un logiciel de compliance

Le logiciel de conformité peut automatiser ces contrôles financiers via la connexion aux bases de données pour détecter les procédures collectives. Il peut également générer un scoring de défaillance, vérifier de la cohérence des RIB avec l'identité du fournisseur et vous alerter sur les anomalies.

#4 Opérationnel : les certifications métiers

Les entreprises qui interviennent sur vos sites industriels doivent détenir les autorisations légales correspondant à leurs activités. Par exemple :

• Les installations classées ICPE sont soumises à déclaration, enregistrement ou autorisation préfectorale selon leur niveau de dangerosité environnementale.
• Dans le nucléaire, la certification CEFRI-E est obligatoire pour toute intervention en zone contrôlée : sans cette accréditation, l'accès au site est interdit.
• Dans le BTP, les qualifications professionnelles conditionnent l'accès aux marchés publics : Qualibat pour les travaux de construction, Qualifelec pour les installations électriques, etc.

Bien que non imposées par la loi, les normes sectorielles comme l'EN 9100 (aéronautique) et l'ISO 19443 (nucléaire) sont incontournables pour accéder aux donneurs d'ordres de ces secteurs.

💡 L’intérêt d’un logiciel de compliance

Le logiciel de conformité surveille les dates d'expiration de ces autorisations critiques, vérifie leur authenticité auprès des organismes certificateurs et peut bloquer les commandes vers des prestataires dont les qualifications ont expiré.

#5 Logistique : les autorisations de transport obligatoires

L'attestation de capacité professionnelle en transport routier est obligatoire pour toute entreprise transportant des marchandises avec des véhicules de plus de 3,5 tonnes. Autrement, l'entreprise exerce illégalement et vous expose à des sanctions pour complicité d'exercice illégal.

La licence communautaire est requise pour le transport international dans l'Union européenne, et l'attestation d'assurance marchandises transportées protège vos biens : en cas de sinistre non couvert, vous perdez l'intégralité de la valeur des marchandises.

💡 L’intérêt d’un logiciel de compliance

Le logiciel de conformité centralise ces documents, programme les renouvellements avant expiration et vous alerte sur les transporteurs non conformes avant qu'ils ne prennent en charge vos marchandises.

#6 Sapin II : la lutte anti-corruption

La loi Sapin II du 9 décembre 2016 impose aux entreprises de plus de 500 salariés et 100 millions d'euros de chiffre d'affaires de déployer un programme anti-corruption :

• Cartographier les risques de corruption ;
• Établir un code de conduite ;
• Former les collaborateurs exposés
• Mettre en place un dispositif d'alerte interne ;
• Évaluer la conformité anti-corruption des tiers clients, fournisseurs, intermédiaires et partenaires commerciaux.

Cette évaluation passe par la collecte de documents probants : code de conduite du fournisseur, déclaration des bénéficiaires effectifs, attestation d'absence de conflit d'intérêts, questionnaires anti-corruption basés sur les recommandations de l'Agence Française Anticorruption (AFA), etc.

L'absence d’un tel dispositif expose l'entreprise à une amende d'un million d'euros et ses dirigeants à 200 000 euros d'amende à titre personnel. En cas de corruption avérée impliquant un de vos tiers non évalué, les sanctions peuvent atteindre 30 % de votre chiffre d'affaires via la convention judiciaire d'intérêt public.

💡 L’intérêt d’un logiciel de compliance

Le logiciel de conformité vous permet de construire et déployer les questionnaires Sapin II, collecter les attestations requises, générer un scoring anti-corruption pour chaque tiers et archiver l'ensemble des documents de conformité pour justifier votre diligence en cas de contrôle AFA.

#7 Cybersécurité et RGPD : la protection des données

Le RGPD vous rend responsable des pratiques de vos sous-traitants qui traitent des données personnelles pour votre compte. L'article 28 impose de ne travailler qu'avec des sous-traitants présentant des garanties suffisantes en matière de sécurité des données. Vous devez donc collecter :

• Leur politique de sécurité des systèmes d'information ;
• Leur certification ISO 27001, le cas échéant ;
• Leur plan d'assurance sécurité ;
• Les clauses contractuelles RGPD signées…

En cas de fuite de données chez un sous-traitant non évalué, vous êtes solidairement responsable et encourez jusqu'à 4 % de votre chiffre d'affaires mondial en amende.

Toujours en matière de sécurité informatique, la directive NIS 2 (2024) élargit les obligations de cybersécurité aux ETI dans les secteurs essentiels, tandis que DORA (2025) impose aux acteurs financiers de contrôler la résilience opérationnelle de leurs prestataires informatiques critiques.

Vos fournisseurs Cloud, hébergeurs et éditeurs de logiciels doivent démontrer leur capacité à résister aux cyberattaques : procédures de sauvegarde, plan de continuité, tests d'intrusion réguliers...

💡 L’intérêt d’un logiciel de compliance

Le logiciel de conformité collecte les attestations de conformité RGPD, les certifications ISO 27001, calcule un cyberscore pour chaque prestataire informatique, archive les contrats avec leurs clauses de sécurité et alerte sur les tiers à risque cyber.

#8 QHSE : la prévention des risques industriels

Le plan de prévention annuel (PP), obligatoire dès 400 heures de travail par an ou pour certains travaux dangereux, doit être établi et signé avant toute intervention.

Les certifications ISO 14001 (environnement), ISO 45001 (santé-sécurité) et MASE (référence dans l'industrie chimique) conditionnent l'accès aux sites industriels des grands groupes.

D’un autre côté, vous êtes tenu de réaliser différents contrôles :

• Vérification des habilitations au tourniquet ;
• Contrôle de la sous-traitance en cascade (votre sous-traitant fait-il appel à d'autres prestataires non déclarés ?) ;
• Vérification des documents de chaque intervenant sur site.

Un accident causé par un intervenant non autorisé ou non formé engage votre responsabilité pénale, avec des sanctions pouvant atteindre 75 000 euros d'amende et jusqu’à cinq ans d'emprisonnement en cas d'accident mortel.

💡 L’intérêt d’un logiciel de compliance

Le logiciel de conformité collecte les certifications QHSE et plans de prévention avec signature électronique intégrée, gère le contrôle d'accès aux tourniquets en vérifiant en temps réel les habilitations et génère une piste d'audit à valeur probante en cas d'inspection ou d'accident.

Checklist : les 7 critères à prendre en compte pour choisir votre logiciel de compliance

La gestion manuelle de la conformité fournisseurs atteint ses limites dès que vous dépassez quelques dizaines de partenaires. Entre la collecte par email, les relances et la chasse aux documents périmés, vos équipes peuvent y consacrer plusieurs ETP.

Le choix de votre logiciel de conformité mérite toute votre attention, car tout mauvais choix vous enfermera dans un outil rigide, coûteux et rejeté par vos fournisseurs.

Les 7 critères qui suivent vous permettront d'évaluer objectivement les solutions du marché. Ils résultent de l'analyse des besoins exprimés par des centaines d'entreprises confrontées aux mêmes défis :

• Comment concilier exigences réglementaires et agilité commerciale ?
• Comment contrôler sans paralyser ?
• Comment protéger l'entreprise sans épuiser ses partenaires ?

Certains critères sont non négociables (connexion aux bases officielles, valeur probatoire), d'autres dépendent de votre contexte (niveau d'intégration SI, périmètre documentaire).

#1 La couverture de vos obligations légales et sectorielles

Le périmètre de conformité varie selon votre taille (effectifs, CA), votre secteur d’activité, vos implantations et vos engagements contractuels. Le logiciel de conformité doit intégrer ce périmètre tout en permettant d’adapter les exigences documentaires à chaque typologie de tiers. Un prestataire IT, un sous-traitant industriel ou un opérateur logistique n’ont pas toujours les mêmes obligations.

Votre outil doit gérer l’ensemble ou, du moins, le maximum de documents requis pour prouver la conformité de vos partenaires :

• Immatriculation, attestations sociales et fiscales, documents liés à l’emploi de travailleurs étrangers ;
• Assurances, certifications professionnelles, autorisations réglementaires (ICPE, CEFRI, etc.) ;
• Pièces financières, RIB, bilans, attestations fiscales ;
• Évaluations RSE, certifications ISO, labels sectoriels ;
• Documents cybersécurité, RGPD, transport, sécurité, environnement, etc.

La gestion de la conformité suppose des règles différenciées selon le profil de chaque fournisseur. Le logiciel doit appliquer ces règles, de vérifier la cohérence des documents, de signaler les écarts et d’archiver l’ensemble avec valeur probatoire.

#2 La connexion aux bases officielles pour l'authentification

C’est tout simplement le socle de fiabilité de tout logiciel de conformité. Sans authentification automatisée des documents, vous restez vulnérable aux falsifications : un Kbis modifié, une attestation URSSAF périmée présentée comme valide, un numéro SIRET inventé, etc. Les fraudes documentaires existent et vous exposent à des sanctions en cas de contrôle.

Optez pour un logiciel de compliance qui interroge en temps réel les API gouvernementales pour vérifier l'authenticité des documents collectés. L'INSEE valide les numéros SIRET et la situation administrative des entreprises, l'URSSAF confirme que les attestations de vigilance correspondent bien aux déclarations officielles, Infogreffe certifie les extraits Kbis, etc.

Cette vérification automatique élimine le risque d'erreur humaine dans le contrôle visuel des documents. Un collaborateur peut manquer une incohérence de date, un montant modifié ou un tampon contrefait. L'API, elle, compare directement avec la base source et détecte immédiatement toute anomalie.

L'interconnexion avec les bases officielles accélère également le processus de validation. Plus besoin d'attendre qu'un gestionnaire vérifie manuellement chaque document. La validation s'effectue instantanément dès réception. Vos fournisseurs obtiennent une confirmation immédiate et vos équipes Achats peuvent passer commande sans délai.

⚠️ Attention

Toutes les connexions API ne se valent pas. Privilégiez les logiciels de conformité qui maintiennent des connexions directes avec les administrations plutôt que ceux qui passent par des agrégateurs tiers. La connexion directe garantit la fraîcheur des données et limite les intermédiaires qui peuvent introduire des délais ou des erreurs de transmission.

#3 Automatisation des relances et gestion des expirations

L'automatisation des relances et la surveillance des dates d'expiration déterminent l'efficacité opérationnelle de votre dispositif de conformité.

Un document périmé vous expose aux mêmes sanctions qu'un document absent : l'attestation URSSAF expire tous les 6 mois, les assurances RCP se renouvellent annuellement, les certifications ISO ont des cycles de 3 ans avec audits intermédiaires, etc. Chaque document suit son propre calendrier, et votre logiciel de conformité doit être en mesure de s’aligner sur ce timing.

En l’absence d’automatisation, vos équipes devront travailler avec des tableaux Excel, des rappels Outlook et des post-it. Elles passeront leurs journées à envoyer des emails de relance, à vérifier les dates de validité et à courir après les retardataires. Ce travail fastidieux mobilise des ressources qui pourraient se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, sans oublier le risque d’erreur qui peut vous coûter cher.

💡 Diligence et traçabilité

L'historique des relances constitue une protection juridique. En cas d'incident avec un sous-traitant non conforme, vous devez prouver votre diligence. Les logs détaillés des tentatives de collecte (dates d'envoi, destinataires, accusés de réception…) démontrent vos efforts pour obtenir les documents requis.

#4 Valeur probatoire et piste d'audit

Les documents de conformité constituent des preuves juridiques. En cas de contrôle URSSAF, d'inspection du travail ou d'audit client, vous devez démontrer que vous avez bien collecté et vérifié les attestations de vos fournisseurs à la date requise.

⚠️ Attention

Un document stocké dans une boîte mail ou sur un serveur partagé n'offre aucune garantie : qui l'a déposé, quand, quelle version était valide au moment du contrôle ? Sans oublier qu’il peut tout simplement devenir introuvable ou inaccessible pour plusieurs raisons (suppression accidentelle, perte d’identifiants, purge d’un Cloud…).

Exigez donc de votre logiciel de conformité qu'il horodate chaque action : dépôt du document par le fournisseur, validation par vos équipes, modification éventuelle, archivage… Cette traçabilité chronologique reconstitue l'historique complet de la relation avec chaque tiers. L'inspecteur du travail veut savoir si vous déteniez l'attestation de vigilance du sous-traitant au moment de l'accident sur site ? La piste d'audit lui montre la date exacte de réception, de validation et d'archivage du document.

Vérifiez également que l'archivage protège vos documents contre toute modification a posteriori, avec un système de scellement numérique ou d'empreinte cryptographique. C’est ce qui préserve la valeur probante : le document consulté aujourd'hui doit être identique à celui déposé il y a deux ans. Sans cette garantie, un fournisseur « malveillant » pourrait contester la version que vous présentez.

Assurez-vous enfin que votre logiciel de conformité gère les durées de conservation légales (entre 5 et 10 ans selon les documents). Un outil qui purge automatiquement les documents après 2 ans vous mettra en défaut face aux autorités.

#5 La capacité d'export et d'extraction des données

Votre logiciel de conformité peut accumuler des centaines, voire des milliers de documents et métadonnées sur vos tiers. Cette mine d'informations doit rester facilement exploitable pour vos audits internes, contrôles externes, reportings groupe, analyses de risque, etc. Un outil qui emprisonne vos données dans un format propriétaire vous rendra dépendant et vulnérable.

Vérifiez donc que vous pouvez extraire en masse les documents de vos fournisseurs dans un format structuré.

• Un contrôle URSSAF porte sur les 3 dernières années ? Vous devez pouvoir générer en quelques minutes l'intégralité des attestations de vigilance sur cette période, classées par fournisseur et par date ;
• Un client exige la preuve de conformité RSE de votre chaîne d'approvisionnement ? L'export des certifications ISO 14001 et évaluations EcoVadis doit être immédiat.

Les métadonnées méritent autant d'attention que les documents eux-mêmes. Dates de validité, scores de conformité, historiques de relance : ces informations structurées alimentent vos tableaux de bord et vos analyses. Assurez-vous de pouvoir les exporter dans des formats exploitables (CSV, Excel, API) pour les intégrer à vos outils de reporting ou de Business Intelligence.

#6 L'intégration avec vos systèmes existants

Votre logiciel de conformité ne peut pas vivre en silo. Il doit pouvoir « échanger » avec votre ERP qui gère les commandes, votre SRM qui pilote la relation fournisseur, votre outil achats qui centralise les consultations, etc. Sans intégration, vos équipes devront ressaisir manuellement les données dans chaque système, ce qui génère une perte de temps et des risques d'erreur.

Privilégiez les solutions qui proposent des API documentées et maintenues pour récupérer automatiquement le statut de conformité d'un fournisseur avant validation d'une commande. L'ERP interroge le logiciel de conformité : ce transporteur a-t-il une licence de transport valide ? Si ce n’est pas le cas, la commande est bloquée. Cette vérification automatique empêche les achats auprès de fournisseurs non conformes.

Mais l'intégration doit fonctionner dans les deux sens. Vos nouveaux fournisseurs créés dans l'ERP doivent remonter dans le logiciel de conformité pour déclencher la collecte documentaire. Les mises à jour de coordonnées, les changements de SIRET et autres doivent se synchroniser entre les systèmes pour maintenir un référentiel unique et cohérent.

Vérifiez donc que le logiciel de compliance s'intègre aux solutions leaders du marché : les connecteurs pour SAP, Oracle, Coupa ou Ivalua existent-ils déjà ? Sont-ils maintenus et documentés ?

💡 Mesurez aussi la souplesse technique de la solution

Vos besoins évolueront forcément, vos systèmes aussi. Le logiciel peut-il s'adapter à une migration ERP ? Supporter de nouveaux formats d'échange ? S'interfacer avec des outils métiers spécialisés ? Cette capacité d'adaptation détermine la pérennité et le ROI de votre investissement.

#7 La mutualisation pour alléger la charge administrative des fournisseurs

Vos fournisseurs travaillent avec des dizaines, parfois des centaines de clients. Chacun leur demande les mêmes documents : Kbis, attestation URSSAF, assurance RCP, certifications ISO... Si chaque entreprise utilise son propre outil de conformité, vos fournisseurs doivent déposer les mêmes pièces sur autant de plateformes différentes.

Cette multiplication des sollicitations génère de la frustration, des retards et éventuellement un manque d’adhésion. C’est pourquoi nous vous recommandons d’opter pour un logiciel de compliance qui mutualise la collecte documentaire.

Le principe est simple : un fournisseur dépose une fois ses documents de conformité, et tous ses clients peuvent y accéder. Cette approche collaborative allège considérablement la charge administrative pour vos partenaires, surtout les TPE/PME qui n'ont pas d'équipe dédiée à la gestion documentaire.

La mutualisation améliore mécaniquement vos taux de complétude. Un fournisseur qui a déjà déposé ses documents pour un autre client n'a rien à faire : vous récupérez instantanément un dossier complet et à jour. Plus la base mutualisée compte d'entreprises, plus vous bénéficiez de cet effet réseau.

Cette approche renforce enfin la qualité des données. Quand un document est vérifié et validé pour plusieurs donneurs d'ordres, sa fiabilité augmente. Les erreurs sont détectées plus rapidement, les mises à jour se propagent à tous les clients concernés. Vous profitez de l'effort collectif de vérification.

⚠️ Attention à la confidentialité

Vérifiez que la mutualisation porte uniquement sur les documents publics (Kbis, attestations sociales, certifications) et non sur les données commerciales sensibles (contrats, tarifs, volumes…). Le logiciel doit garantir l'étanchéité entre les informations mutualisables et celles qui restent privées, entre vous et vos fournisseurs.

Provigis, votre partenaire pour la conformité fournisseurs depuis 2009

Créé en 2009 à l'initiative du Club des Acheteurs, Provigis est un Tiers de Collecte Probatoire (TCP) qui développe une solution digitale mutualisée de conformité tiers. Avec plus de 15 ans d'expérience et des milliers d'entreprises utilisatrices, Provigis répond point par point aux 7 critères essentiels d'un logiciel de conformité performant… et va bien au-delà :

✓ Couverture documentaire exhaustive : notre plateforme gère l'intégralité des documents de conformité dans une interface unique, des attestations URSSAF aux certifications CEFRI en passant par les plans de prévention et les évaluations EcoVadis.

✓ Connexion directe aux API gouvernementales : vérification automatique via INSEE, URSSAF, Infogreffe, MSA et DILA. Chaque document est authentifié à la source pour éliminer tout risque de fraude documentaire.

✓ Automatisation des processus : relances automatiques prioritaires, notifications avant expiration, workflows d'homologation personnalisables... Vos équipes gagnent plusieurs jours par mois.

✓ Valeur probatoire garantie : archivage sécurisé avec horodatage, piste d'audit, documents juridiquement opposables... en cas de contrôle, vous disposez de preuves irréfutables de votre diligence.

✓ Export et extraction : récupération immédiate de vos archives documentaires, exports mensuels et métadonnées structurées.

✓ Intégration native avec vos outils, à travers nos API connectées aux principales solutions du marché (ERP, SRM). L'interfaçage avec SAP, Oracle ou vos outils internes se fait rapidement grâce à une architecture ouverte et rigoureusement documentée.

✓ Mutualisation unique sur le marché : la base Provigis vous fait bénéficier d'un effet réseau incomparable.

Au-delà de ces fondamentaux, Provigis vous accompagne avec une équipe dédiée : nettoyage et import de votre référentiel, embarquement de vos tiers, formation de vos utilisateurs, recherche de contacts, qualification des données, suivi personnalisé de votre compte... Vous bénéficiez aussi de fonctionnalités avancées comme la signature électronique intégrée, les questionnaires à administrer auprès de vos fournisseurs et un scoring de compliance automatisé.

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